Một quyết định đổi cây không tự sửa các chứng từ đã phát hành. Cần giữ yêu cầu cũ, ghi nội dung mới, xác định cây và phần việc bị tác động, rồi chuyển từng tài liệu cho người có trách nhiệm cập nhật.
Thay đổi danh mục chỉ hoàn tất khi cây ngoài hiện trường và hồ sơ thương mại cùng phản ánh quyết định đã được duyệt. Nếu đổi loài, quy cách, số lượng, vị trí hoặc phần việc, người đề nghị phải nêu yêu cầu ban đầu, nội dung mới, lý do, người phê duyệt và thời điểm có hiệu lực. Đội giao không tự sửa tên cây trên biên nhận; người nghiệm thu không ký thay quyết định giá; bộ phận kế toán hoặc thuế không suy giao dịch từ một ảnh hiện trường. Mỗi người cập nhật phần thuộc trách nhiệm của mình trên cơ sở cây và việc thực tế.
| Nội dung thay đổi | Tài liệu cần xem | Điểm phải giữ rõ |
|---|---|---|
| Đổi cây hoặc quy cách | Đơn hàng, danh mục, biên nhận và nghiệm thu | Cây cũ, cây mới, vị trí và tiêu chí áp dụng |
| Đổi số lượng | Phê duyệt, giao nhận, nghiệm thu và đề nghị thanh toán | Số đặt, số giao, số đạt và số bị trả |
| Đổi phần việc | Phạm vi hợp đồng, biên bản thực hiện và giá | Ai làm vận chuyển, trồng, chăm hoặc xử lý |
| Đổi giá hoặc pháp nhân | Phụ lục và chứng từ thương mại liên quan | Người có quyền phê duyệt và giao dịch thực |
Giữ yêu cầu cũ, không sửa như thể thay đổi chưa từng xảy ra
Hồ sơ ban đầu cho biết bên mua đã đặt gì và theo điều kiện nào. Khi có thay đổi, tài liệu mới dẫn lại yêu cầu cũ, mô tả phần khác và phần giữ nguyên. Nếu cây đã giao hoặc nghiệm thu trước ngày có hiệu lực, biên bản cũ vẫn thuộc cây đó. Cây thay có mã, biên nhận và lần kiểm riêng. Không thay tên cây cũ trong chứng từ đã ký để khớp danh mục mới; cách làm ấy làm mất sự kiện thật và có thể khiến một cây được tính hai lần hoặc không còn ai chịu trách nhiệm.
Người duyệt kỹ thuật xem cây mới có phù hợp yêu cầu thiết kế và vị trí hay không. Người có thẩm quyền thương mại xem giá, lịch, nguồn và phạm vi hợp đồng. Ban quản lý tuyến xác nhận điều kiện mặt bằng, giao thông cùng giao cắt hạ tầng khi thay đổi ảnh hưởng thi công. Bộ phận kế toán hoặc thuế xem chứng từ theo pháp nhân, giao dịch và quy định áp dụng. Một chữ ký không thay các thẩm quyền còn lại. Nếu chưa có đủ quyết định, cây không nên được đưa vào chỉ để giữ lịch.
Xác định pháp nhân và phần việc trước khi yêu cầu điều chỉnh chứng từ
Tên vườn, đơn vị vận chuyển, đầu mối tổng hợp và pháp nhân bán hàng có thể khác nhau. Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng xác định bên giao dịch, còn biên nhận cho thấy ai trực tiếp giao cây. Khi đổi nguồn hoặc người thực hiện, cần biết giao dịch có đổi pháp nhân hay chỉ đổi đơn vị hỗ trợ. Người hiện trường không kết luận việc lập hóa đơn; họ ghi cây, vị trí, khối lượng và sự kiện. Bộ phận có trách nhiệm dựa trên hồ sơ đó để xử lý chứng từ theo quy định, không yêu cầu người nhận cây sửa xác nhận kỹ thuật thành nội dung thương mại.
- Yêu cầu ban đầu và tài liệu có hiệu lực tại thời điểm giao.
- Nội dung thay đổi, cây hoặc phần việc bị tác động.
- Người duyệt kỹ thuật, thương mại và thời điểm áp dụng.
- Biên nhận, nghiệm thu cùng sai lệch của cây thực tế.
- Chứng từ cần bổ sung hoặc điều chỉnh bởi đúng bộ phận.
Nếu thay đổi làm tăng hoặc giảm khối lượng, người phụ trách lập danh sách cây thêm, cây bỏ và cây giữ nguyên theo vị trí. Cây đã trả có biên nhận người tiếp quản; cây mới có lần giao riêng; cây chưa đến không được ghi như đã nhận. Nghiệm thu chỉ áp dụng cho phần đã kiểm. Bảng đề nghị thanh toán dựa trên khối lượng thực cùng điều kiện hợp đồng, không dựa trên danh mục dự kiến sau thay đổi. Phát sinh về giá cần quyết định rõ thay vì cộng vào tổng hợp cuối kỳ mà thiếu cây tương ứng.
Nghiệm thu và hóa đơn giải quyết hai câu hỏi khác nhau
Biên bản nghiệm thu cho biết cây hoặc công việc được kiểm ở đâu, theo tiêu chí nào và kết quả gì. Hóa đơn phản ánh giao dịch do bộ phận có trách nhiệm xử lý. Cây đạt không tự chứng minh hóa đơn đúng pháp nhân, khối lượng hoặc thời điểm; hóa đơn đầy đủ hình thức cũng không thay biên bản giao nhận và nghiệm thu. Khi hai bên khác nhau, người đối soát xác định sự kiện bị lệch rồi chuyển đúng đầu mối. Không sửa kết quả kỹ thuật để phù hợp chứng từ, cũng không yêu cầu kỹ thuật quyết định nghiệp vụ thuế.
Nếu thay đổi được duyệt sau khi một chứng từ đã phát hành, bộ phận có thẩm quyền xem cách điều chỉnh theo quy định áp dụng và giao dịch thực. Người hiện trường chỉ bổ sung biên bản cây, phần việc hoặc quyết định còn thiếu. Không tự đưa hướng dẫn thuế vào phiếu thay cây. Thời điểm lập hóa đơn, hạng mục chịu thuế và cách xử lý sai sót cần được kiểm tại thời điểm thực hiện bởi người chịu trách nhiệm chuyên môn. Bài toán của dự án là cung cấp chứng cứ chính xác, không thay vai trò của họ.
Chỉ dùng danh mục mới sau khi các bên biết phần của mình
Trước chuyến giao tiếp theo, đội mua hàng, điều phối và hiện trường cùng kiểm cây, vị trí, số lượng, giá trị thay đổi, người nhận và bản có hiệu lực. Nếu hồ sơ thương mại đang được điều chỉnh nhưng cây đã đủ điều kiện thực hiện theo quyết định hợp lệ, cách tiếp tục phải theo thỏa thuận; không tự dừng hoặc tự giao chỉ từ suy đoán. Nếu cây chưa được duyệt, giữ tại nơi phù hợp. Mọi lần giao sau đều ghi cây thực và tài liệu áp dụng để tránh tiếp tục dùng danh mục cũ.
Một thay đổi được kết thúc khi cây cũ và cây mới đã rõ, phần việc thực tế có biên nhận cùng nghiệm thu, tác động giá được người có quyền quyết định, và chứng từ thương mại được chuyển đúng bộ phận xử lý. Hồ sơ không cần giống nhau về câu chữ vì mỗi tài liệu có chức năng riêng, nhưng chúng không được mâu thuẫn về giao dịch, cây và khối lượng. Cách làm này cho phép điều chỉnh đúng phần sai mà vẫn giữ nguyên lịch sử đã xảy ra ngoài hiện trường.