Làm ngoài giờ tạo thêm biên nhận vào–ra và giới hạn quan sát, nhưng không biến toàn bộ thời gian có mặt tại công trình thành khối lượng được thanh toán. Bên mua cần biết ca đó đã trồng cây nào, dùng thiết bị gì, dừng ở đâu và phần việc nào đã được kiểm.
Một ca đêm có đủ người và thiết bị tại cổng vẫn có thể chưa tạo ra khối lượng được nghiệm thu. Xe có thể phải chờ mặt bằng, công việc có thể dừng vì ánh sáng không phù hợp hoặc cây đã trồng nhưng chưa thể kiểm một tiêu chí. Khi đối soát thanh toán, người phụ trách cần tách thời gian hiện diện khỏi việc thực tế đã hoàn thành. Hồ sơ của ca làm phải chỉ ra cây, vị trí, phần việc, thiết bị đã dùng, người xác nhận và trạng thái mặt bằng lúc bàn giao. Điều kiện tính chi phí chờ, huy động hoặc làm ngoài giờ lấy từ thỏa thuận, không suy từ nhật ký bảo vệ.
Nhật ký vào–ra chỉ là điểm bắt đầu
Bảo vệ hoặc ban quản lý ghi thời gian người, xe và thiết bị vào–ra tuyến. Thông tin ấy xác nhận sự có mặt, không xác nhận số cây đã trồng hay chất lượng công việc. Biên bản ca cần bổ sung vị trí thao tác, mã cây, thời gian bắt đầu thực tế, lần dừng và lý do. Nếu thiết bị ở trong công trình nhưng phục vụ hạng mục khác, thời gian đó không được mặc nhiên đưa vào khối lượng cây xanh. Nếu ca bị chia bởi yêu cầu mở đường cho xe nội bộ, người quản lý tuyến xác nhận khoảng gián đoạn để bộ phận thương mại đối chiếu điều khoản liên quan.
Đơn đặt hàng hoặc phụ lục phải cho biết đơn giá đã bao gồm làm ngoài giờ hay chưa, phần huy động tính theo lần hay theo thời gian, và điều kiện nào cho phép phát sinh. Một thông báo đổi lịch không tự thay giá. Khi bên mua yêu cầu chuyển ca, người có thẩm quyền cần xác nhận tác động dự kiến trước khi thực hiện nếu hợp đồng yêu cầu. Trường hợp phải xử lý ngay để giữ an toàn, biên bản hiện trường ghi lý do, người ra quyết định và phần việc thực tế; việc thanh toán sau đó vẫn được xem theo thỏa thuận chứ không dựa riêng vào tính khẩn cấp.
Cây đã làm xong và cây đã kiểm đủ là hai trạng thái khác nhau
Đội trồng có thể hoàn thành hố, chống cây và thu dọn trong ca, nhưng người nghiệm thu chưa chắc quan sát được mọi tiêu chí dưới ánh sáng hiện có. Biên bản kiểm ghi phần đã xem, phần chưa thể kết luận và mốc kiểm bổ sung. Khối lượng được đề nghị thanh toán phải phù hợp điều kiện nghiệm thu trong hợp đồng; không chuyển phần chờ kiểm thành đã đạt chỉ để hoàn thiện hồ sơ tháng. Ngược lại, lần kiểm ban ngày không nên được ghi thành một ca trồng mới. Mỗi lần làm hoặc kiểm có ngày, người tham gia và kết quả riêng để tránh tính trùng.
| Tài liệu | Xác nhận được | Không tự xác nhận |
|---|---|---|
| Danh sách vào–ra | Người, xe, thiết bị có mặt trong khoảng thời gian | Khối lượng hoàn thành |
| Biên bản ca | Cây, vị trí và phần việc thực tế | Giá trị phải thanh toán |
| Phiếu kiểm | Tiêu chí đã xem và kết quả | Toàn bộ thời gian thiết bị |
| Biên bản trả tuyến | Rào, vật liệu và mặt bằng đã bàn giao | Cây đã đạt mọi tiêu chí |
Quyền dừng việc cũng cần được thể hiện đúng. Người phụ trách an toàn có thể dừng vì vùng thao tác không bảo đảm; người kỹ thuật có thể dừng vì cây hoặc biện pháp khác phương án; ban quản lý có thể yêu cầu trả đường theo khung giờ. Phiếu dừng nêu thời điểm, vị trí, tình trạng cây và điều kiện tiếp tục. Người đối soát nhờ đó phân biệt thời gian do nhà thầu chuẩn bị chưa đạt, thời gian do mặt bằng thay đổi và thời gian đã được phê duyệt chờ. Không gán toàn bộ một ca bị dừng cho một bên khi nguyên nhân và phạm vi chưa rõ.
Đối chiếu thiết bị với việc đã làm trên cây
Bảng kê thiết bị cần phù hợp với biện pháp và vị trí. Nếu xe nâng không thể tới hố, hồ sơ phải cho biết nó làm việc ở điểm chuyển nào, cây nào được bàn giao ở đó và phương tiện nào tiếp nhận. Nếu có hai thiết bị cùng thời gian, nêu rõ chúng phục vụ đồng thời hay thay nhau; tránh tính hai lần cho một thao tác đã nằm trong giá trọn gói. Người điều hành xác nhận thời gian làm việc thực tế, còn bộ phận thương mại xem cách tính theo hợp đồng. Không dùng công suất hoặc thời lượng trên báo giá thuê thiết bị để thay cho thời gian đã xảy ra ở công trình.
- So mã cây trong biên bản ca với danh mục được giao làm.
- So vị trí thực hiện với mặt bằng được bàn giao.
- So thời gian thiết bị với lần nâng, chuyển hoặc trồng cụ thể.
- So kết quả kiểm với điều kiện thanh toán đã thỏa thuận.
- Tách phần chờ bổ sung chứng cứ khỏi phần đủ căn cứ.
Khi ca kết thúc, đoạn đường được trả lại có thể rộng hơn phạm vi cây đã hoàn thành. Người quản lý tuyến ký phần giao thông nội bộ, rào và vật liệu; người kiểm cây ký kết quả kỹ thuật; người phụ trách khối lượng xác nhận phần việc. Không dùng một chữ ký “đã nhận mặt bằng” cho cả ba nội dung. Nếu cây phải bảo vệ đến sáng, biên bản ghi người tiếp quản và tình trạng hố. Chi phí cho lần trở lại hoặc chăm giữ chỉ được xem khi có phạm vi, yêu cầu và căn cứ hợp đồng, không mặc nhiên cộng vì ca đầu chưa hoàn tất.
Chốt theo ca, nhưng không cắt rời cây khỏi lịch sử của nó
Mỗi ca có thể được đối soát riêng để không chờ toàn tuyến, miễn hợp đồng cho phép và khối lượng đã đủ điều kiện. Tuy vậy, hồ sơ của cây vẫn cần thể hiện đợt giao, lần trồng, lần kiểm bổ sung và sai lệch đã xử lý. Nếu cây được thay ở ca sau, không sửa biên bản ca trước như thể cây mới đã có mặt từ đầu. Phần phát sinh được gắn với quyết định và công việc tương ứng. Nhờ vậy, người duyệt thanh toán thấy rõ khoản nào thuộc cây đã hoàn thành, khoản nào đang chờ kiểm và khoản nào phải làm rõ trách nhiệm.
Trước khi chuyển hồ sơ, người phụ trách kiểm tổng số cây, vị trí, giờ thao tác, thiết bị và xác nhận của từng bên. Hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn thuộc bộ phận kế toán hoặc thuế có thẩm quyền theo quy định áp dụng; biên bản ca không quyết định thay nghiệp vụ đó. Hồ sơ hiện trường chỉ cần phản ánh đúng giao dịch và phần việc đã xảy ra. Một ca có ít cây nhưng chứng cứ rõ có thể được xem chính xác hơn một bảng tổng nhiều giờ mà không chỉ ra cây nào đã được trồng và ai đã nhận kết quả.