Khi một đơn hàng được gom từ nhiều nơi, tổng số cây đủ chưa nói được lô nào đã giao đúng và lô nào còn chờ. Việc đối soát cần xác định từng cây, biên nhận của mỗi lần bàn giao và quyết định thay lô nếu có.
Một xe đủ số cây không chứng minh từng nguồn đã hoàn thành đúng phần được giao. Trên xe có thể có cây của nhiều lô, một lô có thể chia nhiều chuyến, và cây dự phòng có thể được đưa tới cùng lúc nhưng chưa thuộc vị trí nào. Trước khi thanh toán, người phụ trách cần xác định mỗi cây thuộc lô nào, được nhận ở đâu, đã trồng vào vị trí nào và kết quả nghiệm thu ra sao. Tổng số chỉ được dùng sau khi các cây cụ thể đã rõ; không lấy cây thừa của lô này để che cây thiếu hoặc lệch quy cách của lô khác.
- Danh mục đặt mua theo lô, quy cách và số lượng.
- Biên nhận tại từng điểm giao với mã cây hoặc dấu nhận diện.
- Xác nhận đổi xe hoặc đổi người tiếp nhận ở điểm gom.
- Vị trí trồng và kết quả nghiệm thu của từng cây.
- Quyết định thay lô, dùng cây dự phòng hoặc trả cây không phù hợp.
Mã chuyến không thay mã lô
Điểm gom thường tạo thêm một mã chuyến để điều phối xe. Mã đó cho biết cây đi cùng nhau, không thay thông tin về lô và giao dịch gốc. Nếu nhãn cây được thay vì lý do vận hành, biên bản phải có mã cũ, mã mới, thời điểm và người xác nhận. Cây mất nhận diện cần được làm rõ trước khi ghi nhận cho một nguồn. Hình dáng giống nhau hoặc vị trí đứng trên xe không đủ để gán lô. Việc giữ mã đúng giúp bộ phận thương mại biết hóa đơn, biên nhận và khối lượng của bên nào đang được xem.
Tại điểm giao, người nhận ghi số cây thực của từng lô và tình trạng có thể quan sát. Tại hố, người nghiệm thu ghi cây thực, vị trí, quy cách và kết quả. Hai lần xác nhận trả lời hai câu khác nhau: cây đã được bàn giao hay chưa, và cây đã đủ điều kiện nghiệm thu hay chưa. Nếu cây đã nhận nhưng còn ở khu chờ, nó không được ghi như đã trồng. Nếu cây đã trồng mà lô chưa rõ, phần nghiệm thu cần chờ xác minh nhận diện. Người đối soát không tự chọn trạng thái thuận lợi nhất để hoàn thiện số lượng.
Tách cây thay khỏi cây ban đầu
Khi một cây không phù hợp và được phép thay, hồ sơ giữ cây cũ cùng kết quả kiểm, quyết định thay và người nhận khi cây rời tuyến. Cây mới có lô, biên nhận và lần nghiệm thu riêng. Nếu cây thay đến từ nguồn khác, giá, trách nhiệm giao và điều kiện thương mại được xem theo quyết định đã duyệt; không mặc nhiên lấy chứng từ của lô cũ. Cây cũ đã trả không được tiếp tục nằm trong khối lượng đề nghị, còn cây mới chưa tới hố không được tính chỉ vì đã có tên trong phương án thay.
Nguồn dự phòng chỉ trở thành phần thực hiện khi một cây cụ thể được chấp thuận, giao và nhận. Thỏa thuận giữ cây ở nguồn có thể là một phạm vi riêng nếu đã được đặt mua; nó không tự là khối lượng giao vào tuyến. Khi điều động cây dự phòng, quyết định nêu lô sẽ thay, vị trí, thời điểm và ảnh hưởng tới giá hoặc lịch. Không tính cùng lúc cây cũ, cây dự phòng đang giữ và cây thay như ba cây đã hoàn thành. Người duyệt cần thấy chính xác cây nào đang ở đâu và sự kiện nào đã xảy ra.
Sai lệch của một lô không kéo theo kết luận cho lô khác
Nếu vài cây của một lô lệch quy cách, biên bản nêu cây, tiêu chí và quyết định xử lý. Người có thẩm quyền có thể yêu cầu kiểm thêm theo phạm vi phù hợp; không tự loại cả lô khi chưa có quyết định. Cây đạt của lô khác vẫn giữ kết quả của nó, nhưng không được dùng để bù vào số cây lệch. Với khối lượng thanh toán, phần đủ căn cứ có thể được xem riêng nếu hợp đồng cho phép; phần thiếu, chờ thay hoặc đang tranh luận được ghi rõ. Việc tách này tránh hai cực đoan: giữ lại tất cả hoặc thanh toán tất cả chỉ vì tổng số trông cân.
| Sự kiện | Tài liệu chính | Điểm cần kiểm |
|---|---|---|
| Đặt mua | Đơn hàng hoặc phụ lục | Lô, quy cách, số lượng và phạm vi giao |
| Giao cây | Biên nhận từng lần | Cây thực, người nhận và điểm giao |
| Trồng và nghiệm thu | Biên bản tại vị trí | Cây, hố, tiêu chí và kết quả |
| Thay hoặc trả | Quyết định và biên nhận mới | Cây cũ–mới, lô và ảnh hưởng thương mại |
Hóa đơn của các bên cung cấp cần được bộ phận kế toán hoặc thuế có thẩm quyền xử lý theo giao dịch thực và quy định áp dụng. Người kiểm hiện trường không xác nhận nghĩa vụ thuế; họ cung cấp cây, lô, khối lượng và sự kiện bàn giao. Nếu một đầu mối tổng hợp đứng tên giao dịch, bộ phận thương mại đối chiếu phạm vi của đầu mối đó với chứng từ từ các nguồn, không yêu cầu người nghiệm thu tự phân bổ giá. Mục tiêu là bảo đảm phần đề nghị thanh toán có cây và công việc tương ứng, không suy cấu trúc giao dịch từ tên vườn trên nhãn.
Chốt số lượng sau khi từng cây đã có trạng thái
Cuối kỳ, người phụ trách kiểm cây đã nhận, cây đã trồng, cây đạt, cây chờ thay và cây đã trả theo từng lô. Các nhóm không được cộng chồng lên nhau. Chênh lệch giữa biên nhận và vị trí phải có giải thích: cây đang ở điểm giữ, chuyển sang vị trí khác hay chưa có chứng cứ. Phát sinh về vận chuyển, đổi nguồn hoặc chăm giữ chỉ được xem khi có yêu cầu và phê duyệt. Nhờ đó, việc chấp nhận, giữ lại hoặc điều chỉnh khối lượng dựa trên cây thật và quyết định thật, không dựa vào một con số tổng đã làm mất lịch sử của các lô.
Bộ hồ sơ cuối nên đủ để một người không có mặt trong các chuyến giao vẫn xác định được cây nào thuộc đơn hàng, ai đã nhận, vị trí nào đã nghiệm thu và cây nào đã được thay. Thiếu một mắt xích thì bổ sung đúng sự kiện, không sửa chứng từ cũ để làm số lượng khớp. Khi biên nhận, biên bản vị trí, quyết định thay và chứng từ thương mại cùng nói về những cây cụ thể, khoản thanh toán của từng bên mới có căn cứ và trách nhiệm giữa các nguồn không bị hòa vào một chuyến xe chung.