Khi tuyến đường nội bộ nhận cây nhiều lần, chênh lệch giữa kế hoạch, thực giao, đã trồng và đã nghiệm thu sẽ xuất hiện ở những ngày khác nhau. Đối soát theo từng đợt giúp bên mua nhận ra phần đủ căn cứ, phần phải giữ lại và cây có nguy cơ được tính lặp.
Đợt giao đầu đã có phiếu xe không có nghĩa toàn bộ số cây trên xe đã đủ điều kiện thanh toán. Có cây được nhận tại bãi chuyển nhưng chưa tới vị trí, có cây đã trồng nhưng còn việc phải sửa, có cây bị thay ở đợt sau. Bên mua cần tách số theo sự kiện thật và điều kiện trong hợp đồng: phần cung cấp được ghi nhận ở mốc nào, phần trồng ở mốc nào, chứng cứ nào phải có trước khi chi trả. Nếu chỉ nhìn tổng của các phiếu xe, một cây chuyển đợt có thể được tính hai lần trong khi một hố vẫn trống.
Bắt đầu bằng cây thực, không bằng ngày trên lịch
Danh mục từng đợt nên có mã cây, lô, vị trí dự kiến, điểm giao, số thực nhận và người ký. Nếu cây nhận ở đợt trước mới được chuyển tới hố trong đợt sau, vẫn dùng mã cây đã có; biên nhận chặng mới không tạo thêm một cây được cung cấp. Khi cây bị rút hoặc thay, cả mã cũ và mã mới xuất hiện cùng quyết định. Người đối soát so cây ở từng hố với phiếu giao ban đầu, rồi kiểm cây còn ở điểm giữ. Chỗ thiếu thông tin được hỏi lại, không tự cân bằng bằng tổng số cây của toàn tuyến.
| Tình huống | Chứng cứ đang có | Điều chưa được suy ra |
|---|---|---|
| Đã tới điểm giao | Phiếu xe và biên nhận tại điểm đó | Đã trồng hoặc nghiệm thu |
| Đã chuyển nội bộ | Biên nhận chặng và người tiếp quản | Đã được tính thêm một cây mới |
| Đã trồng | Nhật ký tại vị trí và cây thực | Đã đạt mọi tiêu chí |
| Đã nghiệm thu | Biên bản trong phạm vi ký | Mọi khoản phát sinh đã được duyệt |
Hợp đồng có thể tách tiền cây, tiền giao, tiền trồng và phần chăm hoặc hồ sơ. Cách đối soát phải theo cấu trúc đã ký, không tự chia một khoản trọn gói thành nhiều phần để dễ đủ chứng từ. Nếu một đợt chỉ hoàn tất phần cung cấp, bảng ghi đúng phần ấy; việc trồng sau đó dùng cùng mã nhưng ngày và biên bản khác. Nếu điều kiện thanh toán yêu cầu nghiệm thu tại vị trí, phiếu nhận ở cổng là chứng cứ vận chuyển, chưa phải điều kiện chi trả. Các bên cần nêu phần nào đủ theo hợp đồng và phần nào chờ, thay vì gọi chung “đã giao xong”.
Tách phần chuyển đợt và phần thay cây
Một cây bị dời từ đợt thứ nhất sang đợt thứ hai không tự phát sinh thêm khối lượng cung cấp. Bảng theo dõi giữ lần nhận ban đầu, lý do dời, nơi giữ và lần đặt vào hố. Nếu cây cũ không còn dùng và cây khác được giao thay, hồ sơ nêu điều kiện thay cùng tác động tới khối lượng được tính. Không bù cây bị loại bằng cây đạt ở vị trí khác khi yêu cầu từng hố hoặc quy cách không khớp. Một cây thay có thể thuộc bảo hành, xử lý sai lệch hoặc thay đổi phạm vi; tiền được xử lý theo đúng căn cứ đó, không theo mỗi lần xe tới.
- Cây nào đã được tính ở đợt trước.
- Cây nào chỉ chuyển chặng hoặc chuyển vị trí.
- Cây nào là thay thế có quyết định riêng.
- Phần việc nào đã nghiệm thu theo điều kiện hợp đồng.
- Khoản nào đang thiếu người nhận, biên bản hoặc phê duyệt.
Ở tuyến đường nội bộ, từng đợt còn phải giữ giao thông nội bộ và xác nhận giao cắt hạ tầng kỹ thuật trước phần việc liên quan. Xác nhận trả tuyến cho biết mặt bằng được bàn giao sau ca, nhưng không thay biên bản cây. Nếu một đợt phải chia vì mặt bằng chưa sẵn sàng, chi phí huy động lại hoặc thời gian chờ chỉ được xem khi thỏa thuận và hồ sơ phê duyệt có căn cứ. Nhật ký xe, ảnh rào hoặc tin nhắn điều xe không tự tạo thêm khoản được thanh toán. Người hiện trường xác nhận việc đã làm; bộ phận thương mại đối chiếu giá và điều kiện chi trả.
Kiểm cây đã nhận và khoản đang đề nghị chi trả
Với mỗi khoản đề nghị thanh toán, người đối soát xác định cây thực, vị trí, đợt, biên nhận, phần việc và kết quả nghiệm thu theo điều kiện hợp đồng. Cây đã nhận hoặc đã trồng nhưng chưa được đề nghị cũng cần được xem để biết đang chờ điều kiện hay đã bị bỏ sót. Việc so từng cây giúp thấy một cây được tính ở hai đợt hoặc một biên bản bị dùng cho nhiều phần việc. Nếu các bên dùng mã khác nhau, bảng quy đổi cần người xác nhận; không sửa chứng từ gốc cho giống nhau. Bảng đối chiếu hỗ trợ tìm giấy tờ, không thay chữ ký hiện trường.
Khoản có sai lệch cần được nêu rõ: thiếu chứng cứ có thể bổ sung, khối lượng thực khác đơn hàng, việc phát sinh chưa duyệt hoặc phần đã từng được chi trả. Mỗi trường hợp có người xử lý và tài liệu cần xem. Không giữ toàn bộ đợt nếu hợp đồng cho phép quyết định phần độc lập và phần đó đã đủ căn cứ; cũng không chuyển khoản còn tranh luận sang đợt kế mà không giải thích nguồn gốc. Bên mua có thể phê duyệt phần rõ, giữ phần chưa rõ và nêu lý do, miễn quyết định phản ánh đúng điều kiện của giao dịch.
Giữ hóa đơn ở đúng vai trò của nó
Hóa đơn và chứng từ thương mại cần phản ánh phần cung cấp hoặc phần việc thực tế cùng bên thực hiện. Chúng không chứng minh cây đã được trồng hoặc đạt tiêu chí nếu thiếu hồ sơ kỹ thuật. Thời điểm lập, điều chỉnh và nghĩa vụ thuế do bộ phận có trách nhiệm xem theo quy định áp dụng cho giao dịch, không suy từ ngày xe đến hoặc ngày dự kiến trên lịch. Nếu khoản đã ghi nhận cần điều chỉnh vì thay cây hay đổi phạm vi, quyết định phải nêu sự kiện, cây liên quan và chứng từ trước đó để người phụ trách xử lý chính xác.
Bộ hồ sơ cuối cho từng đợt gồm danh mục cây thực, biên nhận đúng mốc, phần việc đã làm, kết quả nghiệm thu, quyết định thay đổi và bảng đối chiếu khoản được đề nghị. Bản tổng toàn tuyến cho thấy khoản đã duyệt ở các đợt trước, khoản đủ căn cứ của đợt này và khoản còn chờ. Cùng mã cây phải được đối chiếu nhất quán giữa biên nhận, nghiệm thu và bảng thanh toán để bên mua biết phần việc nào đang được đề nghị, không tính lặp. Việc chia hay gộp đợt giao vẫn là quyết định vận hành; phần tiền theo sự kiện và điều kiện đã ký.