Gom cây từ nhiều nguồn giúp chia lịch cung ứng, nhưng không cho phép mỗi nơi hiểu quy cách theo một cách. Bên mua cần một bảng quy cách chung và phụ lục riêng cho từng lô để biết cây nào dự kiến vào vị trí nào.
Khi một danh mục cho tuyến đường nội bộ phải gom từ nhiều nguồn, bên mua không nên để mỗi nơi diễn giải tên cây theo một chuẩn riêng. Trước đặt hàng, mỗi nhóm vị trí có một mã quy cách gồm phép đo, khoảng chấp nhận, hình thái và mẫu đối chiếu. Nguồn và lô chỉ cho biết cây nào được đề xuất giao; chúng không thay tiêu chí. Bảng nguồn–lô–vị trí ghi lô dự kiến cho từng mã quy cách, điểm nhận và nhóm hố để người báo giá, người nhận và người kiểm cùng nói về một yêu cầu.
| Nội dung | Dùng để quyết định | Không được suy thành |
|---|---|---|
| Mã quy cách | Cách đo, khoảng chấp nhận và mẫu | Tên nguồn hoặc xuất xứ |
| Mã nguồn và lô | Nhận diện phần giao dịch cụ thể | Cam kết sẵn hàng |
| Nhóm vị trí | Nơi cây dự kiến được dùng và kiểm | Kết quả của cả lô |
| Biên nhận | Cây thực đến từng chặng | Nghiệm thu tại hố |
Tên nguồn trong bảng chỉ cho biết lô được đề xuất từ giao dịch nào. Nó không tự xác nhận xuất xứ thương mại, khả năng có hàng hoặc chất lượng của mọi cây tại nơi đó. Nếu giao dịch yêu cầu chứng từ xuất xứ, bên có trách nhiệm cung cấp tài liệu của đúng lô theo thỏa thuận. Nếu lô chưa được xác nhận, nhà cung cấp nêu thời điểm dự kiến xác nhận và phương án dự phòng. Không tạo một mã lô giả để hoàn thiện bảng, cũng không ghi nguồn dự phòng như cây chắc chắn sẽ có.
Chốt cách đo trước khi hỏi giá từng nguồn
Bảng quy cách nêu điểm đo, đơn vị, tư thế cây, phần được quan sát và cách xử lý lớp bọc nếu nó che mốc. Cùng một nhóm cây từ hai nguồn phải được đo như nhau. Nếu một nguồn thường dùng cách gọi khác, báo giá ghi bảng quy đổi thuật ngữ nhưng không đổi phép đo. Khoảng chấp nhận áp cho từng cây hoặc nhóm được quy định, không dùng trung bình của nguồn để bù cây lệch. Người kỹ thuật duyệt mã quy cách; người mua ghi mã đó trong đơn hàng; người nhận dùng đúng bản tại điểm giao.
Mẫu đối chiếu có mã, ảnh hoặc biên bản, đặc điểm được dùng để so và phạm vi vị trí. Mẫu giúp giải thích hình thái, không chứng minh cả lô đã đạt. Nếu mỗi nguồn đưa một cây mẫu, người có thẩm quyền quyết định mẫu nào đại diện cho mã quy cách hoặc liệu cần tách thành nhóm khác. Không để nhà cung cấp tự thay mẫu giữa các nguồn rồi giữ nguyên mã. Khi mẫu đổi, bảng phân bổ ghi mẫu mới cho những vị trí bị ảnh hưởng và lịch sử cũ vẫn được lưu.
- Một mã quy cách dùng chung cho các lô cùng yêu cầu.
- Mỗi nguồn và lô có biên nhận, ảnh và kết quả kiểm riêng.
- Mẫu đối chiếu có phạm vi, bản và người duyệt.
- Sai lệch được khoanh theo cây, lô và vị trí dự kiến.
- Khi thay lô, phải ghi rõ lô cũ, lô mới và những vị trí bị ảnh hưởng trước khi điều cây.
Tách sai lệch của một lô khỏi kết luận về toàn nguồn
Khi kiểm lô, ghi cây nào đã xem, phép đo nào lệch, ảnh, mã lô và nhóm vị trí. Một cây sai có thể dẫn tới kiểm rộng hơn theo quyết định chuyên môn, nhưng không tự làm mọi cây của nguồn không đạt. Ngược lại, vài cây đạt không chứng minh phần chưa kiểm của lô đạt. Biên bản tách rõ cây đạt, cây cần làm rõ, cây đề nghị thay và cây chưa kiểm đủ. Không cộng số của lô khác để che phần thiếu và không đổi khoảng chấp nhận sau khi đã thấy cây thực tế.
Nếu lô không phù hợp, người điều phối có thể trình phương án tách phần đạt, thay phần thiếu, chuyển vị trí hoặc dùng lô khác. Mỗi phương án phải chỉ mã cây, mã quy cách, nhóm vị trí, tác động lịch và điểm giao. Người kỹ thuật xem tiêu chí; bên mua duyệt thay đổi theo thẩm quyền; ban quản lý tuyến xác nhận điều kiện tiếp nhận. Danh sách cây thay không trở thành lệnh giao trước khi mã cây, vị trí và người nhận đã rõ.
Giữ mã lô qua từng chặng giao
Cây có thể được chuyển từ từng nguồn tới điểm gom rồi mới vào tuyến nội bộ. Biên nhận ở mỗi chặng ghi mã lô, số cây thực chuyển, tình trạng quan sát và người nhận. Gộp chuyến không được xóa mã lô. Nếu nhãn hỏng hoặc cây bị chuyển nhóm, cây phải được tách ra để xác minh; không gán nguồn theo cây đứng cạnh. Điểm kết thúc giao và phần đưa cây tới hố được nêu trong đơn hàng để biên nhận không bị dùng thay kết quả trồng.
Ở điểm nhận, người kiểm quy cách dùng cùng phương pháp cho các lô. Kết quả của cây tại cổng hoặc điểm gom không tự thay kết quả cần có ở hố nếu hợp đồng yêu cầu kiểm sau chặng nội bộ. Mỗi lần chuyển có ảnh và người nhận để xác định cây thực. Khi cây thay tới sau, biên bản cây thay ghi vị trí và lý do của cây cũ; kết quả cũ không bị xóa. Nhờ vậy, một vị trí có thể thay cây mà vẫn giữ được lô nào từng được đề xuất và đã giao.
Một bảng quy cách, phụ lục riêng cho từng lô
Bộ hồ sơ trước đặt hàng gồm bảng quy cách dùng chung, mẫu đối chiếu, danh mục vị trí, bảng nguồn–lô–vị trí dự kiến và điều kiện thay. Phụ lục từng lô ghi nguồn giao dịch, lịch dự kiến, điểm nhận và thông tin còn chờ. Khi lô được xác nhận, không cần viết lại chuẩn cây; chỉ cập nhật phụ lục và bản phân bổ. Cách tổ chức này giúp so giá nguồn khác nhau mà không buộc người mua so giá trên những tiêu chí khác nhau.
Nếu SADECX tham gia một phần cung cấp hoặc giao cây, mã lô và biên nhận của phần giao dịch được dùng để đối chiếu cây thực. Việc chấp thuận mẫu, khoảng đo, phân bổ vị trí hoặc lô thay vẫn do các đầu mối được phân quyền quyết định. Dùng một chuẩn quy cách khiến sự khác nhau giữa các nguồn nằm đúng ở lô, lịch và phạm vi giao, thay vì len vào tiêu chí nhận cây.