Bảng quy cách dùng chung cho báo giá, đặt hàng và nhận cây. Việc xe có thể đi hay phải dời được quyết định riêng sau khi kiểm nền đường, điểm dỡ, nơi giữ tạm và khả năng bảo vệ bầu cây.
Trước khi đặt cây cho tuyến đường nội bộ, bên mua nên chốt tiêu chí cây mà không gắn chúng vào một ngày giao cụ thể. Chiều cao, kích thước thân, dáng tán, bầu cây và hình thái cần có cách đo, khoảng chấp nhận và mẫu đối chiếu được các bên hiểu giống nhau. Mưa dài ngày có thể khiến nền yếu, điểm dỡ không thể sử dụng hoặc cây phải chờ lâu hơn. Những việc đó làm thay đổi lịch và cách giữ cây, không phải lý do nới tiêu chí đã dùng để báo giá.
Chốt cách đo trước khi bàn tới lịch mưa
Mỗi con số trong bảng quy cách cần nói rõ đo ở đâu và đo khi cây được đặt ra sao. Nếu đo chiều cao, phải xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc; nếu đo thân, phải ghi vị trí đo; nếu xem tán, phải nói rõ những đặc điểm hình thái thật sự cần cho dải cây. Khi tán được buộc hoặc bầu được bọc để vận chuyển, phiếu kiểm nêu phần nào xem trước lúc bọc và phần nào xem tại điểm dỡ. Cách ghi này tránh việc mỗi bên tự hiểu một cách khi cây đã lên xe.
Khoảng chấp nhận phải đi cùng từng phép đo, không nên ghi một tỷ lệ chung cho cả cây. Cây cao hơn chưa chắc phù hợp nếu bầu, tán hoặc vị trí trồng không tiếp nhận được; cây nhỏ hơn cũng không thể được nhận chỉ vì dễ đưa qua đoạn đường ướt. Mẫu đối chiếu cần có mã, ngày xác nhận và nhóm vị trí được phép áp dụng. Nếu bên mua thay mẫu hoặc điều chỉnh khoảng chấp nhận, thay đổi đó phải được duyệt trước khi nhà cung cấp chuẩn bị lô kế tiếp.
| Nội dung | Cần ghi rõ | Thời điểm kiểm phù hợp |
|---|---|---|
| Kích thước | Đơn vị, vị trí đo và khoảng chấp nhận | Trước khi bọc hoặc tại nơi có thể đo an toàn |
| Hình thái | Góc quan sát, ảnh hoặc mẫu và đặc điểm cần giữ | Nơi có ánh sáng và khoảng lùi phù hợp |
| Bầu cây | Kích thước, lớp bọc và dấu hiệu cần quan sát | Trước bốc, khi giao nhận và trước khi hạ |
| Nhóm vị trí | Đoạn tuyến, hố hoặc khu vực dùng cùng một mẫu | Khi duyệt đơn và khi phân cây |
Tuyến đường quyết định chuyến giao, không quyết định cây đạt hay không
Sát giờ điều xe, người phụ trách cần kiểm đúng đoạn tuyến sẽ sử dụng: nền đường có chịu được xe và thiết bị hay không, nước có đọng ở điểm quay đầu hay điểm hạ cây không, lối dành cho người và phương tiện khác có được duy trì không. Đây là những sự kiện phải được đầu mối có trách nhiệm tại công trường xác nhận. Dự báo thời tiết hữu ích để chuẩn bị, nhưng không thay cho lần xem đường và điểm dỡ thực tế.
Mỗi chuyến cần có mốc dừng đã thống nhất: trước khi bốc cây, tại nơi trung chuyển hoặc trước đoạn nội bộ có rủi ro. Cùng với mốc dừng là người có quyền quyết định, nơi đặt cây nếu phải chờ và cách liên lạc với người nhận. Khi chưa xác nhận được điểm dỡ hoặc nơi giữ tạm, xe không nên rời nơi chuẩn bị chỉ vì có một khoảng tạnh. Quyết định dời chuyến cần nêu lô cây liên quan, lý do tại tuyến và thời điểm xem lại.
- Đoạn tuyến và điểm dỡ được người quản lý công trường xác nhận có thể sử dụng.
- Xe, thiết bị nâng và vị trí quay đầu phù hợp với điều kiện thực tế.
- Người nhận biết rõ lô cây, giờ dự kiến và nơi bàn giao.
- Nơi giữ tạm đã được chọn nếu chuyến giao phải dừng giữa chặng.
- Việc bảo vệ bầu, tán và mặt bằng có người chịu trách nhiệm.
Khi phải hoãn, cây cần được giữ theo điều kiện cụ thể
Kế hoạch giữ cây trong thời gian chờ phải phù hợp với nhóm cây và địa điểm, không dùng một công thức cho mọi lô. Bên phụ trách nêu nơi đặt, cách bảo vệ bầu, cách giữ tán, việc thoát nước và người theo dõi. Nếu bầu phải kê hoặc che, biện pháp do người có chuyên môn xác nhận theo cây thực và điều kiện nơi giữ. Ảnh lúc bắt đầu chờ, các lần kiểm và lúc bàn giao giúp các bên nhìn được thay đổi cụ thể thay vì quy mọi dấu hiệu cho mưa.
Nếu thời gian chờ khiến cây cần chăm chỉnh, kiểm lại hoặc thay, quyết định phải đi từ cây cụ thể, tiêu chí đã chốt và những ghi nhận trong thời gian giữ. Lô dự phòng chỉ được đưa vào kế hoạch khi có cây, mẫu và khả năng giao đã được xác nhận cho giao dịch đó. Không nên hạ tiêu chí để cố giữ ngày giao; cũng không nên hứa có cây thay khi chưa xem lô cụ thể. Lịch thay thế và trách nhiệm phải theo thỏa thuận đã được các bên chấp thuận.
Kiểm điều kiện tiếp tục chuyến giao sau mưa
Trước chuyến kế tiếp, đầu mối công trường xem lại nền đường, điểm quay xe, điểm hạ, lối cho phương tiện khác và khu nhận cây. Đội cây kiểm bầu, tán, dấu nhận diện và phần quy cách chưa thể xem ở lần trước. Người điều phối chỉ chốt giờ xe sau khi cả nơi giao lẫn nơi nhận đã xác nhận phần việc của mình. Ảnh hiện trường lúc hoãn và lúc chuẩn bị giao lại phải có thời gian, vị trí và người ghi nhận để không trộn hai thời điểm.
Việc tuyến có thể sử dụng trở lại không có nghĩa cây mặc nhiên đạt. Cây vẫn được nhận theo cùng bảng quy cách; phần bị che chỉ được kết luận khi nhìn và đo được trong điều kiện phù hợp. Ngược lại, cây đã được kiểm ở nơi chuẩn bị cũng không cấp quyền đưa xe vào đoạn đường chưa được xác nhận. Hai kết luận do hai đầu mối có trách nhiệm xác nhận và được ghi riêng trên phiếu giao.
Dùng cùng quy cách khi báo giá, đặt hàng và nhận cây
Bộ hồ sơ trước đặt hàng nên gồm bảng quy cách, mẫu hoặc ảnh đối chiếu, sơ đồ đoạn tuyến, điểm dỡ dự kiến, mốc dừng và phạm vi giữ cây nếu lịch thay đổi. Nhà cung cấp báo giá theo đúng quy cách; phần chăm giữ, chuyến dời hoặc giao lại chỉ được tính theo phạm vi thương mại đã thống nhất. Khi nhận cây, phiếu giao nêu lô, số cây, kết quả quan sát và những phần phải xem sau. Nhờ dùng cùng một chuẩn, các bên không phải tạo tiêu chí mới sau mỗi lần dời lịch.
Nếu SADECX tham gia giao dịch cung cấp hoặc giao cây, phần cây của SADECX được xác định bằng mã lô, quy cách và biên nhận tương ứng. Việc xác nhận tuyến, cho phép thiết bị hoạt động, bố trí điểm dỡ và duyệt thay đổi thuộc các bên được phân công trong thỏa thuận cụ thể. Ranh giới này giúp bên mua biết ai xác nhận cây, ai xác nhận mặt bằng và ai quyết định lịch, thay vì đẩy cả ba việc vào một chữ ký.