Khi chỉ được thi công ngoài giờ, thời gian kiểm thường nằm giữa lúc đội hoàn tất phần trồng và lúc tuyến phải mở lại. Biên bản cần chia rõ kết quả có thể ký trong ca, phần phải bổ sung và người có quyền dừng kiểm.
Nghiệm thu cây theo vị trí cho tuyến đường nội bộ khi chỉ được thi công ngoài giờ không nên trở thành cuộc chạy đua với giờ mở đường. Trong ca, người kiểm có thể xác nhận cây thực, mã hố, phần việc đã làm và những tiêu chí quan sát được dưới điều kiện đã chuẩn bị. Phần nào thiếu ánh sáng phù hợp, bị che hoặc chưa hoàn thành phải ghi là chờ kiểm, không ký đạt cho đủ số. Người chỉ huy cần chừa thời gian cho kiểm và xử lý sai lệch trước mốc thu dọn; nếu không đủ, giảm phạm vi ca sớm thay vì dồn mọi chữ ký vào cuối giờ.
Ba kết quả này có thể cùng xuất hiện trong một đoạn tuyến. Một cây được kiểm đủ không phải chờ chỉ vì hố bên cạnh còn mở; một cây chưa nhìn rõ không được đi theo kết luận của cây cùng loại. Danh mục thực giao, phiếu vị trí và nhật ký ca giúp người kiểm biết cây nào đã vào khu, cây nào đã đặt ở hố và cây nào còn ở điểm giữ. Biên bản chỉ có thể kết luận những cây thực tế đã được kiểm; số cây xe đưa tới hoặc số hố dự kiến không được dùng để suy ra kết quả cho phần còn lại.
Mở ca kiểm trước khi phần việc bắt đầu bị che khuất
Đầu ca, người chỉ huy và người kiểm thống nhất nhóm vị trí, tiêu chí cần quan sát trong khi làm, điểm dừng kiểm tra và mốc phải trả tuyến. Nếu phần bầu, hố hoặc vật liệu sẽ bị che sau thao tác, người có trách nhiệm cần có mặt đúng lúc hoặc chấp thuận cách lưu bằng chứng phù hợp. Không đợi tới khi đội thu dọn mới yêu cầu xem lại phần đã lấp. Nhật ký vào-ra ghi người, thiết bị và thời điểm có mặt, nhưng không thay chữ ký kỹ thuật; nó chỉ giúp xác định ai có thể chứng kiến sự kiện nào trong ca.
Mặt bằng cũng cần điều kiện riêng. Ban quản lý tuyến xác nhận đoạn được rào, lối giao thông nội bộ còn sử dụng, giao cắt hạ tầng kỹ thuật và giờ phải mở lại. Người kiểm cây không tự cho phép kéo dài chiếm dụng để hoàn tất hồ sơ. Nếu một tiêu chí cần thời gian vượt quá khung được cấp, phần ấy chuyển sang lần kiểm khác với người phụ trách rõ ràng. Việc tuyến sắp mở không buộc người kiểm ký khi chưa đủ căn cứ: cây nào đã kiểm đủ được ghi kết quả, cây nào chưa đủ điều kiện phải nêu lý do và thời điểm xem lại.
- Cây và vị trí nào thuộc lần kiểm trong ca.
- Tiêu chí nào cần quan sát trước, trong và sau thao tác.
- Ánh sáng, dụng cụ và người kiểm có mặt ở từng mốc.
- Thời điểm dừng nhận thêm vị trí để còn đủ giờ thu dọn.
- Cách bàn giao cây hoặc hố còn chờ khi ca kết thúc.
Điều kiện quan sát quyết định phạm vi ký, không quyết định tiêu chí
Làm ban đêm không cho phép đổi tiêu chí nghiệm thu. Nó chỉ ảnh hưởng phần nào có thể quan sát đáng tin cậy tại thời điểm đó. Mã cây, vị trí, số đo hoặc phần việc có thể được kiểm khi ánh sáng và dụng cụ đã được bố trí phù hợp. Màu sắc, dấu hiệu tinh tế hoặc toàn cảnh tán có thể cần điều kiện khác tùy tiêu chí. Người có chuyên môn quyết định giới hạn kiểm cho cây thực, không dùng một quy tắc chung rằng ban đêm ký tạm rồi ban ngày tự chuyển thành đạt. Phần chưa nhìn rõ phải được nêu cụ thể trong biên bản của ca.
| Điều kiện kiểm | Kết luận có thể ghi | Việc còn lại |
|---|---|---|
| Quan sát và đo đủ | Ghi kết quả, cách kiểm, ảnh tại chỗ và người ký | Không cần kiểm lại tiêu chí đã đủ |
| Một phần bị che | Chỉ xác nhận phần đã nhìn thấy | Kiểm trước khi che hoặc hẹn lần bổ sung |
| Ánh sáng không phù hợp | Ghi rõ tiêu chí chưa thể kết luận | Kiểm khi có điều kiện quan sát phù hợp |
| Có sai lệch | Mô tả hiện tượng, mã cây, vị trí và mức quan sát | Người duyệt quyết định xử lý và lần kiểm lại |
Ảnh tại chỗ cần có mã cây hoặc mã vị trí và thể hiện điều kiện chiếu sáng. Một vùng được rọi sáng rõ có thể cho thấy chi tiết nhưng không đại diện cho toàn cây. Người kiểm nên dùng ảnh để minh họa điều đã thấy, không để ảnh tự mang kết luận. Nếu ảnh thiếu góc hoặc phần cây nằm ngoài vùng sáng, biên bản phải ghi cụ thể giới hạn quan sát. Ảnh chụp ban ngày sau đó thuộc lần kiểm bổ sung; không thay ảnh cũ để tạo cảm giác điều kiện trong ca trước đã đầy đủ.
Không dùng mốc trả đường để ép kết luận kỹ thuật
Mốc trả tuyến là quyết định vận hành. Trước giờ đó, đội thi công thu đất, vật liệu, thiết bị và rào trong phần được bàn giao; nơi còn phải bảo vệ có ranh giới và người tiếp quản. Biên bản trả đường ghi đoạn nào sử dụng lại được. Biên bản nghiệm thu ghi cây và phần trồng nào đã được kiểm. Hai tài liệu có thể ký gần nhau nhưng không thay nhau. Một cây chưa đủ điều kiện kết luận vẫn có thể nằm trong đoạn đã trả nếu phương án bảo vệ cho phép; ngược lại, cây đã đạt không tự cho phép bỏ rào khi mặt bằng chưa an toàn.
Khi thời gian còn ít, người chỉ huy dừng nhận thêm hố theo mốc đã thống nhất. Cây chưa đưa vào vị trí được bàn giao về điểm giữ; cây đang làm dở được ghi phần đã thực hiện và biện pháp giữ hiện trạng. Người kiểm không nên chỉ nhìn cây cuối ca rồi ký thay toàn bộ quá trình. Nếu một bước quan trọng đã diễn ra khi người có trách nhiệm chưa có mặt và không có bằng chứng được chấp thuận, phần liên quan phải kiểm lại hoặc xử lý theo quyết định của người có thẩm quyền. Áp lực giải phóng tuyến không tạo ra chứng cứ còn thiếu.
Kiểm bổ sung mà không sửa mất kết quả trong ca
Lần kiểm sau có thể diễn ra ban ngày hoặc trong một ca khác, tùy tiêu chí và điều kiện hiện trường. Biên bản kiểm bổ sung ghi đúng cây, vị trí, kết quả trước và lý do cần kiểm thêm. Kết quả mới mang ngày thực tế; biên bản cũ vẫn ghi rằng tiêu chí đó chưa được kiểm đủ, không được sửa lùi ngày thành “đạt”. Nếu cây đã thay đổi giữa hai lần, người kiểm mô tả hiện trạng, đối chiếu việc chăm giữ cùng các tác động tại hiện trường rồi mới kết luận. Điều kiện quan sát tốt hơn không tự chứng minh nguyên nhân của mọi thay đổi.
Nếu lần kiểm bổ sung phát hiện sai lệch, biên bản phải ghi người có quyền quyết định và cách xử lý. Nếu phải chỉnh, thay cây hoặc kiểm rộng hơn, quyết định nêu đúng vị trí và phạm vi. Không gom mọi cây của ca vào một kết luận vì một cây có dấu hiệu. Những vị trí đã được kiểm đủ vẫn giữ kết quả, trừ khi người có thẩm quyền mở lại theo căn cứ cụ thể. Phần thương mại hoặc thanh toán tiếp tục đối chiếu hợp đồng và khối lượng đã được xác nhận; người nghiệm thu không tự quyết định nghĩa vụ ngoài kết quả kỹ thuật mình ký.
Bàn giao rõ phần còn lại khi hết ca
Cuối ca, đối chiếu từng cây trong danh mục thực giao với vị trí, kết quả đã ký, nơi giữ hoặc lý do chưa kiểm. Nhật ký vào-ra và ca làm cho biết thời điểm các đầu mối có mặt; ảnh tại chỗ và biên bản cho biết điều đã được xem. Vị trí có sai lệch ghi người duyệt, việc phải làm và điều kiện kiểm lại. Không dùng tỷ lệ hoàn thành để che một hố thiếu cây hoặc một cây chưa có kết luận. Ca sau phải nhìn thấy việc nào được tiếp tục, việc nào chờ quyết định và đoạn tuyến nào đã được bàn giao.
Trong phạm vi SADECX thực hiện giao cây hoặc phần việc cụ thể, SADECX xác nhận cây và sự kiện thuộc chặng của mình. Người nghiệm thu theo hợp đồng quyết định kết quả tại vị trí; ban quản lý xác nhận điều kiện tuyến. Tách đúng ba trách nhiệm giúp ca ngoài giờ kết thúc đúng mốc mà không biến việc trả đường thành lý do ký vội. Cây đã được kiểm đủ có thể ký kết quả ngay trong ca; cây chưa đủ điều kiện có thời điểm kiểm lại và người tiếp quản rõ ràng. Mọi kết luận vẫn bám vào cây thực thay vì số lượng dự kiến của ca.