Cây từ nhiều nguồn có thể đi cùng một chuyến, nhưng mỗi cây vẫn có mã lô và biên nhận riêng. Tại hố trồng, người nghiệm thu xác định đúng cây, đúng lô rồi kiểm theo tiêu chí đã duyệt cho vị trí ấy.
Ở điểm gom, các cây có thể cùng loại và cùng chuyến nhưng không vì thế mà có chung lịch sử kiểm. Tại tuyến nội bộ, mã trên cây ở hố phải khớp với lô đã giao và vị trí được duyệt. Phiếu giao tại nguồn giúp biết cây từng được xem ở đâu, còn biên bản tại hố ghi tình trạng sau vận chuyển và sau trồng. Người ký không thể nhận một tổng số cây “đủ” khi danh sách không chỉ ra cây thực ở từng hố. Nếu nhãn mờ hoặc đã thay, cần xác minh bằng biên nhận và người phụ trách trước khi ghi kết quả nghiệm thu.
Kiểm đúng mã cây và mã lô trước khi đo
Tại mỗi vị trí, người kiểm ghi mã cây hoặc dấu nhận diện, mã lô, biên nhận chặng cuối và quy cách áp dụng. Nếu nhãn được thay tại điểm gom, biên bản đổi nhãn phải ghi mã cũ, mã mới, thời điểm và người xác nhận; chỗ đứng trên xe không phải căn cứ xác định lô. Cây chưa xác định được lô cần chờ xác minh dù hình dáng có vẻ phù hợp. Khi mã cây và lô đã rõ, người kiểm mới đo hoặc quan sát theo tiêu chí của vị trí. Kết quả kỹ thuật tốt không thể thay cho việc xác định cây đã được giao là cây nào.
| Trường | Câu hỏi cần trả lời | Nếu thiếu |
|---|---|---|
| Nhận diện | Cây thực này thuộc lô nào, qua mốc nào? | Chưa kết luận; đối chiếu lại biên nhận |
| Vị trí | Cây đứng ở hố nào, có đổi so với phân bổ? | Xin quyết định đổi vị trí |
| Tiêu chí | Phiên bản quy cách và mẫu nào áp dụng? | Không tự chọn tiêu chí dễ đạt |
| Kết quả | Đạt, lệch, chưa kiểm hay chờ xử lý? | Ghi tiêu chí cần kiểm tiếp và người phụ trách |
Nhiều nguồn không có nghĩa mỗi nguồn được dùng một chuẩn nghiệm thu riêng. Nếu các cây phục vụ cùng một nhóm vị trí, tiêu chí đã duyệt cho nhóm đó phải được dùng thống nhất; khác biệt chỉ có khi thiết kế hoặc quyết định kỹ thuật đã tạo nhóm rõ. Tên nơi bán không tự chứng minh xuất xứ hoặc chất lượng. Ảnh mẫu của một nguồn không đại diện cho lô nguồn khác nếu phạm vi duyệt mẫu không bao phủ. Khi tài liệu mẫu hoặc quy cách còn mâu thuẫn, người có thẩm quyền làm rõ trước khi ký, không chọn bản dễ dùng ngay tại hố.
Gộp chuyến được, gộp kết quả thì không
Một xe có thể chở lô từ nhiều nguồn, và một lô có thể đi nhiều xe. Phiếu giao ghi số cây thực của từng lô trong từng chặng. Biên bản nghiệm thu tại hố tách kết quả theo mã cây và vị trí, ngay cả khi các cây được kiểm cùng một buổi. Nếu vài cây của một lô có cùng dấu hiệu, người kiểm đề nghị mở rộng phạm vi kiểm theo quyết định; không tự loại toàn lô chưa được nhìn thấy. Tương tự, cây đạt của lô A không bù cây lệch của lô B chỉ vì tổng số cây theo đơn hàng vẫn đủ.
Khi một vị trí nhận cây thay, biên bản giữ mã cây cũ, lý do thay, quyết định cho phép và mã cây mới. Không sửa kết quả đã ký của cây cũ như thể cây mới đã ở hố từ đầu. Nếu cây cũ từng được kiểm, kết quả đó vẫn thuộc lần kiểm cũ; cây thay cần một lần kiểm riêng. Cây dự phòng chỉ được tính vào vị trí khi có biên nhận, quyết định điều chuyển và ảnh tại hố, không phải khi tên nguồn xuất hiện trên phương án. Phần cung cấp và phần trồng của hai cây cũng cần được đối soát riêng để tránh tính lặp.
- Cây đạt theo đúng tiêu chí tại vị trí.
- Cây lệch cần chỉnh, thay hoặc quyết định ngoại lệ.
- Cây chưa kiểm đủ vì điều kiện quan sát hoặc hồ sơ thiếu.
- Cây đã thay với mã cũ–mới và lần kiểm riêng.
- Vị trí còn trống dù tổng lô đã giao đủ.
Tách quyết định kỹ thuật khỏi trách nhiệm nguồn
Người kiểm mô tả điều thấy và kết quả theo tiêu chí; họ không tự kết luận nơi cung cấp phải chịu một dấu hiệu nếu chuỗi bàn giao có nhiều chặng. Ảnh tại nguồn, điểm gom, điểm dỡ và hố cho phép khoanh thời điểm thay đổi, song nguyên nhân và trách nhiệm cần hồ sơ đầy đủ cùng thẩm quyền theo hợp đồng. Ban quản lý tuyến xác nhận giao thông nội bộ và các giao cắt hạ tầng kỹ thuật trong phạm vi công việc; chữ ký ấy không thay kết quả cây. Bên mua hoặc người được phân quyền quyết định ngoại lệ, thay lô và ảnh hưởng tới phần việc còn lại.
Biên bản có thể kết luận theo từng vị trí mà không cần đợi mọi nguồn về đủ, nếu hợp đồng cho phép nghiệm thu từng phần. Cây thiếu mã, lệch tiêu chí hoặc đang chờ cây thay phải được nêu bằng mã hố, việc cần làm, hạn kiểm lại và người phụ trách. Bản tổng hợp không chỉ ghi tỷ lệ đạt: đội sau cần biết hố nào trống, hố nào có cây chưa xác định được lô và cây nào phải đo lại. Khối lượng đề nghị thanh toán vẫn phải so với hồ sơ cung cấp và hồ sơ trồng riêng; kết quả kỹ thuật ở hố không tự quyết định cả hai khoản.
So cây tại hố với cây đã nhận ở từng lô
Trước khi ký, đặt danh sách vị trí cạnh phiếu nhận từng lô. Cây đã trồng phải có mã lô và biên nhận phù hợp; cây còn ở điểm giữ hoặc đã bị thay cần được ghi rõ số lượng và nơi đang giữ. Qua việc so thực tế ấy, người kiểm có thể thấy một hố có cây nhưng chưa xác định được nguồn, hoặc một cây đã nhận mà không có vị trí trồng. Không đổi tên lô trên phiếu cũ để làm hai danh sách bằng nhau. Hồ sơ giữ danh sách vị trí, quy cách, biên nhận, quyết định thay và kết quả kiểm riêng của từng cây.
Ký cho cây đã xác định rõ ở hố
Người có thẩm quyền ký những vị trí có cây được nhận diện và kiểm đủ, đồng thời nêu rõ vị trí nào còn chờ. Ảnh tại nguồn chỉ xác nhận tình trạng tại nguồn; biên bản nghiệm thu ghi kết quả cây ở hố lúc kiểm; ban quản lý tuyến xác nhận phần vận hành thuộc trách nhiệm của mình. Không dùng chữ ký của một bên để thay kết luận của bên khác. Nhờ ghi theo cây và hố, sai lệch ở một lô không làm mất kết quả của những cây khác đã đủ căn cứ, nhưng cây chưa rõ lô cũng không lọt vào số lượng đạt.