Giao cây theo nhiều đợt làm ngày nhận, ngày trồng và ngày kiểm dễ lệch nhau. Mỗi lần nghiệm thu cần ghi rõ cây nào đã kiểm, vị trí nào còn chờ và tiêu chí nào đang được áp dụng.
Nghiệm thu cây theo vị trí cho tuyến đường nội bộ khi giao cây theo nhiều đợt không có nghĩa mỗi xe tới là ký một biên bản đạt. Một đợt giao cho biết cây nào đã đến và ai nhận; nghiệm thu phải xem cây thực tại vị trí, tiêu chí áp dụng và phần trồng thuộc lần kiểm. Bên mua có thể ký theo từng phạm vi đã hoàn chỉnh, miễn biên bản nêu rõ vị trí được kiểm, cây còn chờ và sai lệch chưa xử lý. Chờ đủ toàn tuyến chỉ cần thiết khi hợp đồng hoặc tính chất công việc yêu cầu kết luận chung, không phải chỉ để gom mọi vị trí vào một lần ký.
Ký từng đợt hay chờ đủ toàn tuyến?
Nên ký từng phần khi nhóm vị trí đã có đúng cây, phần trồng đủ điều kiện quan sát, tiêu chí đang có hiệu lực và người ký đúng thẩm quyền. Cần chờ nếu cây của các đợt chưa được nhận diện rõ, các vị trí phụ thuộc vào nhau hoặc điều kiện tại chỗ chưa cho phép kết luận. Quyết định dựa trên những gì đã kiểm tại hố, không dựa riêng vào lịch xe. Một chuyến có thể cấp cây cho nhiều lần nghiệm thu; ngược lại, một lần nghiệm thu có thể gồm cây từ vài chuyến nếu từng cây có danh mục giao và biên nhận rõ ràng.
- Phạm vi vị trí nào đã sẵn sàng để kiểm độc lập.
- Cây thực ở mỗi hố thuộc đợt giao nào và có đổi mã hay không.
- Tiêu chí cùng phiên bản nào được dùng cho lần kiểm.
- Phần nào đạt, phần nào lệch và phần nào chưa thể quan sát.
- Người nào duyệt sai lệch hoặc quyết định kiểm lại.
Ngay từ đợt đầu, danh mục thực giao cần giữ mã cây, điểm nhận, tình trạng thấy được và người tiếp quản. Khi cây được đưa tới hố ở ngày khác, phiếu vị trí dẫn lại mốc nhận nhưng ghi ngày trồng thực tế. Không đổi ngày giao thành ngày trồng và không dùng ngày xe đến làm ngày nghiệm thu. Ba mốc có thể nằm trong một hồ sơ tổng hợp, song từng chữ ký chỉ xác nhận sự kiện đã diễn ra trước mặt người ký. Nhờ vậy, việc chậm một đoạn không làm sai lịch sử của đoạn đã hoàn tất.
Giữ một bộ tiêu chí qua các lần kiểm
Tiêu chí cho cùng nhóm vị trí phải được áp dụng nhất quán giữa các đợt. Nếu thiết kế, quy cách hoặc mẫu đã được thay đổi hợp lệ, biên bản nêu phiên bản bắt đầu áp dụng và những vị trí chịu tác động. Không dùng bản mới để sửa ngược kết quả cũ, cũng không tiếp tục dùng bản cũ cho cây được kiểm sau mốc thay đổi. Người kiểm ghi cách đo hoặc quan sát, điều kiện tại chỗ và giới hạn của lần kiểm. Ảnh tại chỗ có mã cây và vị trí giúp so các đợt, nhưng không thay số đo hay nhận định của người có trách nhiệm.
Cây từng được kiểm ở nguồn hoặc điểm giao vẫn cần kết luận tại vị trí nếu phạm vi nghiệm thu yêu cầu cây sau trồng. Vận chuyển, thời gian chờ và thao tác đặt cây có thể làm xuất hiện dấu hiệu mới. Người kiểm mô tả điều thấy, không tự quy nguyên nhân cho một đợt giao. Nếu phần bầu hoặc công việc bị che trước khi người có trách nhiệm kiểm, trạng thái liên quan phải chờ bằng chứng bổ sung hoặc lần kiểm phù hợp; không ký đạt theo trí nhớ của đội thi công.
| Kết quả | Cách ghi theo vị trí | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Đạt | Cây, hố, tiêu chí và ngày kiểm đầy đủ | Đưa vào phạm vi đã chấp nhận |
| Lệch | Hiện tượng, mức lệch và ảnh tại chỗ | Người duyệt quyết định chỉnh, thay hoặc xử lý khác |
| Chờ kiểm | Nêu phần chưa nhìn thấy hoặc điều kiện chưa đủ | Ấn định điều kiện và người kiểm lại |
| Chờ cây | Vị trí chưa có cây phù hợp hoặc cây đang được thay | Giữ vị trí ngoài phạm vi ký |
Cây chuyển đợt và cây thay phải có lịch sử riêng
Một cây giao ở đợt trước nhưng trồng trong đợt sau vẫn giữ mã và biên nhận ban đầu. Biên bản nghiệm thu ghi cây ấy tại vị trí thực cùng ngày kiểm, không chuyển nó sang đợt giao mới chỉ để cộng chung với chuyến sau. Nếu cây được chuyển từ hố này sang hố khác, quyết định đổi vị trí phải đi trước kết quả mới. Vị trí cũ ghi trạng thái còn trống hoặc cây thay dự kiến; không để một cây xuất hiện ở hai hố trong bản tổng. Cách ghi này đặc biệt quan trọng khi các đội thi công làm những đoạn tuyến khác nhau.
Khi cây cũ không được chấp nhận và có cây thay, biên bản cũ vẫn giữ nguyên kết quả cùng lý do phải xử lý. Cây mới mang mã, ngày nhận và lần kiểm của chính nó; không đổi tên cây cũ rồi sửa kết quả thành đạt. Cây dự phòng đã có tại công trình nhưng chưa được duyệt cho vị trí vẫn phải chờ quyết định. Người có thẩm quyền xác nhận cây nào được dùng và những hố nào chịu ảnh hưởng. Chi phí hoặc trách nhiệm của việc thay được xem theo hợp đồng và các lần bàn giao, không do người kiểm cây tự quyết định.
Ghi ảnh và sai lệch tại đúng mốc kiểm
Ảnh toàn cảnh giúp xác định cây đang ở đoạn nào; ảnh chi tiết cho thấy dấu hiệu được ghi nhận. Mỗi ảnh cần kèm mã cây, vị trí và lần kiểm tương ứng, thay vì để chung rồi suy rằng mọi cây có cùng tình trạng. Sau khi sai lệch được chỉnh, lần kiểm tiếp theo có ảnh và kết luận mới, còn biên bản trước vẫn giữ nguyên. Người duyệt nêu rõ chấp nhận, yêu cầu làm lại, thay cây hoặc tiếp tục theo dõi trong phạm vi được giao. Chữ ký của người nhận mặt bằng hoặc người điều phối xe không thay cho quyết định kỹ thuật này.
Tuyến nội bộ cũng cần xác nhận riêng về giao thông và giao cắt hạ tầng kỹ thuật. Một đoạn đã trả cho vận hành có thể chứa cây còn chờ kiểm; một cây đã đạt có thể nằm trong khu vẫn cần rào. Biên bản nghiệm thu cây và biên bản trả tuyến nên dùng cùng mã đoạn, nhưng không nhập hai kết luận thành một. Nếu việc kiểm cần chiếm đường lần nữa, đầu mối vận hành chấp thuận phạm vi và thời điểm theo điều kiện hiện trường, không vì cây đã được giao ở đợt trước mà mặc nhiên mở lại khu vực.
Tổng hợp nhiều đợt mà không làm mất lịch sử từng vị trí
Biên bản tổng cuối cùng giữ ngày kiểm, phiên bản tiêu chí và kết quả hiện tại của từng vị trí, nhưng không thay các biên bản đã ký theo đợt. Vị trí đã đạt chỉ được tính một lần; vị trí có cây thay phải dẫn tới cả biên bản của cây cũ và lần kiểm cây mới; vị trí còn chờ cần ghi người xử lý. Mỗi kết quả phải có danh mục thực giao, ảnh tại chỗ và quyết định về sai lệch tương ứng. Tổng số cây có thể đúng nhưng một hố vẫn chưa đủ căn cứ nếu chưa xác định được cây đang đứng tại đó.
Trong giao dịch có SADECX tham gia, SADECX có thể xác nhận cây và phần bàn giao thuộc phạm vi cụ thể; kết quả nghiệm thu do người có thẩm quyền theo hợp đồng ký. SADECX không xác nhận thay điều kiện mặt bằng, phần trồng của đơn vị khác hoặc quyết định thương mại ngoài phạm vi. Những vị trí đã đủ cây và đủ kết quả có thể được ký theo từng đợt, còn vị trí chờ cây, chờ kiểm hoặc chờ quyết định được ghi riêng cho lần sau. Tiến độ vì thế không bị giữ lại bởi một phần nhỏ, nhưng tiêu chí cũng không bị hạ chỉ để hoàn tất biên bản tổng.