Khi gom cây từ nhiều nơi, bên mua cần biết từng cây thuộc lô nào, dự kiến vào vị trí nào và đã qua những điểm bàn giao nào. Chỉ những cây còn nhận diện rõ mới được đưa vào phương án giao hoặc thay lô.
Khi cây cho tuyến đường nội bộ phải gom từ nhiều nguồn, hồ sơ cần dùng chung cách ghi nhưng tách biệt về lô. Mỗi nguồn giao dịch có mã, cây thực, ảnh, ngày và phạm vi kiểm riêng. Điểm gom hoặc chuyến chung không được biến các kết quả đó thành một kết luận tổng. Bảng nguồn–lô–vị trí ghi nơi từng lô dự kiến được giao, còn biên nhận theo mã xác nhận cây thực ở từng chặng. Chỉ những cây còn nhận diện và đối chiếu được mới được đưa vào quyết định gộp, tách, thay lô hoặc giữ lô dự phòng.
| Nội dung | Ghi ở từng lô | Mục đích |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã nguồn giao dịch, mã lô và dấu cây | Không trộn cây khi gom |
| Phạm vi kiểm | Cây hoặc nhóm cây thực tế đã xem | Giới hạn kết luận |
| Thời điểm | Ngày kiểm và lần cập nhật gần nhất | Biết ảnh và kết quả kiểm còn dùng được |
| Phân bổ | Nhóm vị trí và đợt dự kiến | Ra quyết định gộp, tách hoặc thay |
Giữ hồ sơ riêng cho từng lô trước điểm gom
Hồ sơ của mỗi lô có ảnh có mốc nhận diện, số lượng kiểm hoặc phạm vi đã xem, ngày kiểm, tình trạng cây và người xác nhận. Ảnh toàn cảnh cho thấy khu cây; ảnh gần cho thấy nhãn và đặc điểm liên quan. Nếu một nguồn dùng cách gọi khác, bảng quy đổi chỉ giải thích tên; không thay mã lô hoặc tiêu chí kiểm. Cây chưa được nhìn thấy, nhãn không rõ hoặc vừa được thay phải được kiểm bổ sung. Không dùng ảnh của lô này làm nền cho lô khác chỉ vì cùng loại cây hoặc cùng đơn vị bán.
- Nguồn giao dịch cho biết bên nào đề xuất hoặc bàn giao lô.
- Mã lô cho biết phần cây cụ thể đang được theo dõi.
- Ảnh và ngày kiểm cho biết điều đã quan sát tại một thời điểm.
- Nhóm vị trí cho biết cây dự kiến phục vụ phần nào của tuyến.
- Biên nhận cho biết cây thực đã qua chặng giao nào.
Tên nguồn không tự chứng minh xuất xứ, chất lượng của mọi cây hoặc khả năng còn hàng. Nếu giao dịch yêu cầu chứng từ khác, từng lô phải cung cấp đúng loại hồ sơ theo thỏa thuận. Phiếu kiểm tại nguồn chỉ ghi cây thực, phạm vi đã xem và tài liệu đang có. Một lô từng đạt không làm các lô sau của cùng nguồn tự đạt; một sai lệch cũng không tự mở rộng tới cây chưa được xem. Người có thẩm quyền có thể yêu cầu kiểm rộng hơn, nhưng phạm vi mới phải được ghi và không xóa giới hạn của lần trước.
Phân từng lô cho đúng nhóm vị trí
Danh sách phân bổ từng lô cho từng vị trí bắt đầu từ nhu cầu của từng nhóm cây, sau đó ghi lô dự kiến và kết quả kiểm hiện có. Lô chưa xác nhận phải ghi rõ là chưa được dùng, không điền mã tạm. Khi thay lô, danh sách giữ lô cũ, lý do thay và lô mới cho cùng vị trí để người nhận biết lịch sử. Người quản lý phải tra được vị trí nào nhận lô nào, đồng thời thấy mỗi lô đang được phân cho những vị trí nào. Kiểm theo cả vị trí lẫn lô giúp phát hiện một lô bị phân cho nhiều nơi hoặc một vị trí bị bỏ trống dù tổng số cây vẫn đúng.
Tại điểm gom, cây giữ nhãn lô gốc và có thêm số biên nhận tại điểm gom nếu cần. Biên nhận theo mã ghi cây thực, tình trạng, người giao–nhận và thời điểm. Nếu cây từ nhiều nguồn lên cùng xe, danh sách vẫn tách lô; nếu một lô đi nhiều chuyến, mỗi phần có biên nhận riêng. Nhãn mất hoặc cây bị chuyển nhóm phải được tách ra để xác minh, không gán theo hàng đứng cạnh. Điểm gom chỉ hợp nhất vận hành, không hợp nhất bằng chứng hoặc trách nhiệm của các chặng trước.
Kết luận riêng cho từng lô
Với từng lô, biên bản phải kết luận đủ căn cứ, cần bổ sung, giữ lại hay loại khỏi chuyến hiện tại. Kết luận dựa trên nhận diện cây, phạm vi kiểm, thời điểm, tình trạng và nhóm vị trí dự kiến nhận cây; không dựa trên danh tiếng của nguồn. Nếu chỉ một phần đủ, phần đó được tách bằng mã cây hoặc danh sách rõ. Không bù phần thiếu của lô này bằng số dư của lô khác khi các vị trí hoặc yêu cầu không khớp. Người duyệt nêu phạm vi và bước tiếp để đội điều phối không tự giải thích.
Lô dự phòng cần được kiểm như lô chính trước khi cho xuất. Danh sách tên nguồn hoặc ảnh cũ chỉ giúp chuẩn bị lựa chọn, không đủ để điều cây. Khi được chọn thay, lô dự phòng có mã, cây thực, vị trí, lịch và biên nhận mới; lô bị thay vẫn giữ lịch sử. Nếu cây dự phòng dùng cùng yêu cầu, không cần tạo một chuẩn riêng chỉ vì khác nguồn. Nếu cây thuộc nhóm khác, người kỹ thuật phải phê duyệt thay đổi trước khi đưa vào bảng phân bổ.
- Người kiểm nguồn xác nhận cây và giới hạn bằng chứng.
- Người quản lý phân bổ ghi lô dự kiến cho từng vị trí.
- Người giữ điểm gom xác nhận cây thực ở mỗi chặng.
- Người vận hành tuyến xác nhận điều kiện tiếp nhận và đường vào.
- Người có thẩm quyền chấp thuận gộp, tách, thay hoặc dự phòng.
Cho nhiều lô đi chung chuyến nhưng giữ riêng kết quả kiểm
Trước khi xe rời điểm chuẩn bị, danh sách được phép giao ghi cây thực, mã nguồn, mã lô, vị trí dự kiến và điểm giao. Mỗi lô phải có hồ sơ kiểm còn phù hợp với cây thực. Nếu một lô thiếu, chuyến có thể thu hẹp hoặc dời theo quyết định; không lấy cây từ lô khác rồi giữ nguyên mã. Khi tới tuyến đường nội bộ, người nhận lập biên nhận mới và xác nhận cây, không sao chép kết quả kiểm nguồn. Giao thông nội bộ cùng giao cắt hạ tầng thuộc xác nhận vận hành riêng, dù dùng chung mã chuyến.
Sau bàn giao, đối chiếu từng vị trí với cây, lô, nguồn giao dịch và các biên nhận; sau đó kiểm từng lô để biết cây đã giao, cây còn lại và cây bị thay. Sai khác được ghi rõ để xử lý, không cân bằng bằng tổng. Bộ hồ sơ gồm hồ sơ kiểm riêng của từng nguồn, bảng nguồn–lô–vị trí, biên bản thay lô, biên nhận điểm gom, phiếu xác nhận xuất lô và biên nhận tại tuyến. Cách tổ chức này cho phép nhiều nguồn cùng phục vụ một tuyến nhưng mọi kết luận vẫn dựa trên đúng cây và đúng lần kiểm.
Bằng chứng nguồn hỗ trợ quyết định trước điều phối, không thay duyệt mẫu, kiểm quy cách tại điểm nhận hoặc nghiệm thu công việc sau đó. Mã cây có thể xuất hiện trên nhiều giấy tờ, nhưng người kiểm nguồn, người nhận và người nghiệm thu vẫn ký đúng phần của mình. Nhờ vậy, quyết định gộp hay thay lô không bị nhầm với kết luận cây đã đạt mọi tiêu chí; đồng thời một mẫu được duyệt cũng không thể thay việc nhận diện từng lô thực giao.