Mưa kéo dài không buộc mọi lô kiểm lại từ đầu, nhưng ảnh cũ cũng không đủ nếu cây đã đổi chỗ hoặc tình trạng đã khác. Hồ sơ cần cho thấy cây nào còn đúng với lần kiểm trước, cây nào phải xem lại và ai xác nhận nơi nhận đã sẵn sàng.
Kế hoạch có rủi ro mưa kéo dài cần coi bằng chứng nguồn là nhiều lần ghi nhận theo thời điểm, không phải tấm ảnh dùng mãi tới ngày giao. Lượt kiểm ghi cây và lô tại một thời điểm; mưa, thời gian chờ, việc di chuyển hoặc lớp bảo vệ có thể làm một phần kết quả cần xem lại. Người phụ trách không mặc định mọi lô phải kiểm lại từ đầu, cũng không dùng tiếp ảnh cũ khi không còn xác định được đúng cây. Họ xác định phần nào còn nhận diện được, phần nào đã thay đổi và thông tin nào cần bổ sung trước quyết định tiếp tục, giữ lô hoặc xếp lại lịch giao.
Hồ sơ kiểm ban đầu cần ảnh có mốc nhận diện, mã lô, ngày kiểm, số lượng kiểm hoặc phạm vi thực tế, tình trạng bầu và nơi giữ. Ảnh toàn cảnh cho biết khu cây, ảnh gần cho biết nhãn và chi tiết liên quan. Nếu kiểm một phần, phương pháp chọn và giới hạn được ghi. Thông tin này không chứng minh cây sẽ giữ nguyên qua mọi đợt mưa và cũng không khẳng định lô thay đang sẵn. Nó tạo mốc để những lần ghi nhận sau có thể chỉ ra điều gì thay đổi trên đúng cây, thay vì so hai ảnh không rõ cùng đối tượng hay không.
Ghi thời tiết và tình trạng cây ở hai phần riêng
Nhật ký thời tiết hoặc thông báo vận hành ghi điều kiện làm căn cứ hoãn chuyến. Sổ cây ghi cây thực, bầu, tán, lớp bảo vệ, khu giữ và thay đổi quan sát được. Không suy nguyên nhân hư hại chỉ vì hai sự kiện xảy ra gần nhau; kết luận cần chuỗi bàn giao và người có trách nhiệm. Nếu lớp bọc che phần từng được kiểm, ghi rõ phần bị che và hẹn kiểm lại khi có thể quan sát. Người giữ nguồn báo biến động; người kỹ thuật xác nhận biện pháp; người điều phối quyết định lô có tiếp tục nằm trong lịch hay không.
Biện pháp bảo vệ bầu và cây phải phù hợp với cây thực và phạm vi đã thỏa thuận. Hồ sơ nêu mục tiêu giữ ổn định, người thực hiện, thời điểm và cách bàn giao; không áp một cách làm chung khi chưa có căn cứ cho từng nhóm cây. Ảnh hiện trạng được chụp tại mốc bắt đầu giữ, sau sự kiện đáng chú ý và trước khi cho xuất lại. Nếu cây phải chuyển khu, mã và người nhận mới được ghi. Không sửa ảnh hoặc ngày kiểm cũ để tạo cảm giác lô chưa từng thay đổi.
| Cây tại nguồn | Tuyến nhận | Hành động |
|---|---|---|
| Bằng chứng còn phù hợp | Đã xác nhận | Cho xuất theo lịch đã chốt |
| Cần cập nhật | Đã xác nhận | Bổ sung đúng phần rồi quyết định |
| Đủ căn cứ | Chưa xác nhận | Giữ lô và chờ điều kiện nhận |
| Không còn phù hợp | Dù tuyến đang ở tình trạng nào | Kiểm lại, tách hoặc trình thay lô |
Quyết định cho xe đi cần xem cả tình trạng lô cây lẫn khả năng tiếp nhận tại công trình. Cây đủ căn cứ tại nguồn vẫn không rời đi nếu điểm giao, nơi giữ hoặc tuyến chưa được xác nhận. Tuyến mở không làm lô đã thay đổi trở thành đủ. Nếu chỉ một phần lô còn phù hợp, phần đó có thể tách bằng mã và danh sách riêng; phần còn lại giữ. Biên bản hoãn ghi cây hoặc nhóm cây, lý do quan sát, nơi giữ và đầu mối mở lại, không dùng một câu chung cho mọi lô. Biên bản phải ghi mốc hoãn, tức thời điểm và phạm vi chuyến bị dừng, cùng người quyết định. Khi nơi nhận đủ điều kiện trở lại, xác nhận khôi phục phải nêu đoạn tuyến, thời gian và chuyến được tiếp tục.
Làm mới bằng chứng sau thời gian chờ
Trước lịch mới, người kiểm đối chiếu danh sách cây dự kiến với dấu nhận diện và ảnh gần nhất. Họ xác nhận cây còn ở đúng khu, tình trạng bầu hoặc tán, phần đã được chăm giữ và thay đổi có thể ảnh hưởng quyết định. Phạm vi không đổi và chuỗi ghi nhận đầy đủ có thể chỉ cần cập nhật; cây bị thay, nhãn mất hoặc chuyển khu không còn nhận diện chắc chắn phải kiểm lại. Kết quả mới dẫn về lần kiểm trước, không xóa nó. Nhờ vậy, bên mua thấy lô đã được theo dõi qua thời gian chờ thay vì nhận một bộ ảnh mới không có lịch sử.
- Giữ nguyên lô và cho xuất khi cây cùng tuyến đều đủ điều kiện.
- Thu hẹp phạm vi cho phần cây còn đối chiếu được với ảnh và phiếu kiểm.
- Kiểm lại phần đã thay đổi hoặc không còn nhìn đủ.
- Trình lô thay với mã và lượt kiểm mới.
- Dời lịch khi nơi nhận hoặc quyền sử dụng tuyến chưa được xác nhận.
Lịch giao mới chỉ được chốt cho lô và đoạn tuyến đã được xác nhận có thể tiếp tục. Mỗi chuyến nêu mã cây, điểm giao, nơi giữ dự phòng và người nhận. Nếu thứ tự thay đổi, bảng phân bổ vị trí được cập nhật trước khi xếp xe. Không dùng ngày dự kiến ban đầu như ngày giao mới hoặc hiểu một khoảng tạnh là đủ để mở toàn tuyến. Đầu mối vận hành xác nhận điều kiện khu nhận; người kiểm nguồn xác nhận cây; người điều phối chỉ xếp lịch khi cả hai bên đã xác nhận trong phạm vi được giao.
Không coi tên nguồn dự phòng là cam kết có sẵn cây
Một nguồn hoặc lô dự phòng chỉ là lựa chọn cho tới khi cây thực được nhận diện, kiểm và phân cho vị trí. Nếu lô chính cần giữ, người mua có thể yêu cầu trình lô khác, nhưng không điền trước số lượng hay thời điểm như đã chắc chắn. Lô mới dùng cùng tiêu chí kiểm và có ảnh, ngày cùng phạm vi riêng. Quyết định thay nêu cây cũ, cây mới, lý do và tác động lịch. Nếu chưa có lô phù hợp, cần ghi rõ là chưa có lô phù hợp hoặc điều chỉnh phạm vi, không hạ yêu cầu để giữ lịch.
Chi phí chờ, chăm giữ, huy động lại hoặc thay lô được xem theo thỏa thuận và hồ sơ sự kiện. Phiếu kiểm nguồn không tự xác định bên chịu chi phí; ảnh mưa cũng không chứng minh nguyên nhân của mọi thay đổi. Người kỹ thuật kết luận về cây, người vận hành xác nhận tuyến, còn đầu mối thương mại xử lý phạm vi được phê duyệt. Giữ vai trò riêng giúp quyết định cho xe đi không bị thúc ép bởi một kết luận tài chính chưa có, đồng thời hồ sơ thương mại không ghi đè kết quả kiểm của lô.
Chỉ xếp lịch mới sau khi nơi nhận xác nhận có thể làm tiếp
Trước khi xe rời nguồn, phiếu xác nhận xuất lô phải đi kèm hồ sơ kiểm gần nhất, ảnh hiện trạng, biên bản hoãn và xác nhận của nơi nhận rằng công việc có thể tiếp tục. Phiếu xếp cây ghi cây thực và thời điểm. Khi bàn giao, biên nhận tại công trình tạo mốc mới, không sao chép kết luận ở nguồn. Nếu điều kiện thay đổi giữa hai điểm, cây được giữ theo phương án đã duyệt và sự việc được ghi lại. Mọi quyết định sau đó phải dựa trên cây thực, không sửa lịch sử để hồ sơ trông liền mạch.
Sau chuyến, đối chiếu từng cây đã nhận với lô, lần kiểm gần nhất, thời gian giữ và phiếu xác nhận xuất lô. Kiểm từng lô đã lên lịch để biết cây đã giao, cây còn tại nguồn và cây bị thay. Chỗ thiếu biên nhận hoặc sai mã phải được bổ sung trước lịch kế tiếp. Bộ hồ sơ gồm ảnh nguồn, sổ theo dõi, biên bản hoãn, ảnh hiện trạng, phiếu chăm giữ, lịch thay thế, xác nhận nơi nhận có thể làm tiếp và biên nhận. Bộ hồ sơ này giúp xử lý việc hoãn vì mưa bằng thông tin mới mà không phủ nhận lần kiểm cũ hoặc biến thời tiết thành kết luận thay cho người có thẩm quyền.