Kiểm nguồn trả lời cây nào thuộc lô được đề xuất và tình trạng lúc kiểm. Khảo sát tuyến trả lời xe, thiết bị và cây đã bọc có thể đi tới đâu. Hai kết quả phải được đối chiếu trước khi điều xe nhưng không thay thế nhau.
Trước khi điều cây vào tuyến đường nội bộ có lối hẹp, bên mua cần tách kết luận về lô khỏi kết luận về đường vào. Lượt kiểm tại nguồn xác nhận cây nào đã được nhìn thấy, mã lô, tình trạng và thông tin bao vận chuyển có thể chuyển cho người phụ trách tuyến. Sơ đồ tuyến, số đo hiện trường và phương án thiết bị lại quyết định cây thực có thể đi tới đâu. Lô đủ bằng chứng không mặc nhiên đi qua được tuyến; một tuyến đã có phương án cũng không làm lô thiếu nhận diện trở thành đủ. Cả hai hồ sơ dùng cùng mã cây, nhưng người xác nhận và kết luận vẫn tách riêng.
| Nhóm thông tin | Ghi nhận | Dùng để quyết định |
|---|---|---|
| Lô cây | Mã, cây thực, tình trạng và phạm vi đã xem | Đủ căn cứ để tiếp tục hay phải giữ |
| Bao vận chuyển | Kích thước khi bọc hoặc buộc, điểm nâng và phần nhô | Thông tin cần thiết để so với đường đi |
| Tuyến | Cổng, đoạn hẹp, góc rẽ, nền và giao cắt | Phương án xe, thiết bị và chặng |
| Điểm giao | Nơi bàn giao và người nhận từng chặng | Ranh giới trách nhiệm khi điều cây |
Kiểm đúng lô trước khi đo bao vận chuyển
Hồ sơ kiểm tại nguồn bắt đầu bằng ảnh có mốc nhận diện, mã nguồn giao dịch, mã lô, ngày kiểm và số lượng kiểm hoặc phạm vi kiểm thực tế. Ảnh toàn cảnh cho thấy khu cây; ảnh gần cho thấy nhãn, dấu cây và chi tiết cần xác minh. Nếu chỉ xem một phần lô, biên bản nói rõ cách chọn và giới hạn kết luận. Không dùng ảnh của cây đứng cạnh, ảnh cũ không còn xác định được vị trí hoặc tên một nơi cung cấp để suy rằng toàn bộ lô đã được kiểm. Cây chưa nhận diện rõ phải được kiểm bổ sung, không được lấp bằng số tổng.
Sau khi nhận diện lô, người kiểm mới ghi số đo liên quan đến bao vận chuyển: kích thước bầu sau lớp bảo vệ, phạm vi tán khi buộc theo phương án được chấp thuận, chiều bao ngoài và điểm nâng nhìn thấy. Những số đo này phục vụ đối chiếu tuyến, không thay cách đo quy cách cây. Không yêu cầu thao tác làm hại cây chỉ để tạo một kích thước thuận tiện, cũng không giả định tán có thể buộc hoặc bầu có thể chỉnh nếu chưa có người phụ trách xác nhận. Phần chưa thể đo phải được ghi rõ, kèm điều kiện và thời điểm sẽ đo bổ sung.
So kích thước cây đã bọc với đường vào
Sơ đồ tuyến và bảng kích thước cây sau bọc cần ghi cùng mã phương án giao. Người phụ trách tuyến sử dụng số đo đã được xác nhận về cổng, đoạn hẹp, góc rẽ, bề mặt, vị trí thiết bị và giao cắt hạ tầng; đoạn chưa khảo sát phải ghi rõ là chưa xác nhận. Họ không thay số đo cây bằng ước lượng, còn người kiểm nguồn không kết luận khả năng đi qua chỉ từ ảnh cổng. Bảng đối chiếu ghi cây hoặc nhóm lô, đoạn đường, giới hạn đang dùng, phương án dự kiến và người xác nhận. Phương án còn thiếu số đo hoặc xác nhận không được coi là đã khả thi.
- Giữ nguyên quy cách và tìm loại xe hoặc thiết bị khác.
- Đổi điểm giao, thêm chặng chuyển và xác định người nhận mới.
- Trình thay đổi quy cách cho đúng nhóm vị trí nếu có căn cứ.
- Giữ lô tại nguồn cho tới khi khảo sát hoặc phê duyệt hoàn tất.
Khi số đo cây và đường vào không phù hợp nhau, lựa chọn phải được trình theo tác động thật. Đổi xe hoặc thiết bị cần người phụ trách vận hành xem vị trí đặt, phạm vi sử dụng và giao cắt. Đổi điểm giao cần làm rõ bên nào tiếp quản cây và ai chịu phần chuyển nội bộ. Đổi quy cách cần người có thẩm quyền kỹ thuật xem mục tiêu của vị trí; đội giao không tự chọn cây nhỏ hơn để vừa lối. Giữ lô tại nguồn là cách tránh điều cây khi phương án chưa rõ, không phải kết luận cây không phù hợp. Quyết định cuối phải ghi ngày và người duyệt để đội xếp cây biết phương án nào được dùng.
Giữ mã lô qua điểm chuyển và chặng hẹp
Nếu cây phải đổi xe hoặc qua điểm trung chuyển, biên nhận theo từng chặng ghi mã cây, mã lô, tình trạng, thời điểm và người giao–nhận. Nhãn lô không bị bỏ vì chuyến sau dùng phương tiện khác. Khi lớp bọc được mở hoặc tán được tháo buộc để kiểm, người nhận ghi phần đã thay đổi và ảnh tương ứng. Một biên nhận tại điểm chuyển không tự là nghiệm thu ở vị trí trồng. Nếu dấu nhận diện mất, cây phải dừng lại để xác minh; không gán lô theo thứ tự xếp hoặc cây đứng cạnh.
Điểm kết thúc giao cần được chốt trước khi xe rời nơi chuẩn bị. Nếu nhà cung cấp giao ngoài cổng, phần từ điểm đó vào tuyến thuộc bên tiếp quản được ghi rõ; nếu giao tới điểm đặt cây, mọi chặng liên quan phải có phương án và người nhận. Phạm vi chi phí hoặc trách nhiệm phát sinh do đổi chặng được xử lý theo thỏa thuận, không suy từ phiếu kiểm nguồn. Hồ sơ kiểm tại nguồn chỉ ghi cây và lô để các bên đối chiếu, còn quyền sử dụng tuyến và thiết bị thuộc đầu mối quản lý hiện trường.
Chỉ cho lô rời nguồn khi phương án giao đã rõ
Trước khi xếp cây lên xe, người phụ trách đối chiếu cây thực với hồ sơ kiểm tại nguồn, mã phương án tuyến, loại xe hoặc thiết bị đã chấp thuận và điểm giao. Cây không nằm trong phạm vi đã kiểm, số đo bao thay đổi hoặc phương án tuyến hết hiệu lực đều buộc cây liên quan phải được kiểm lại trước khi đi. Phiếu xác nhận xuất lô nêu chính xác lô và chặng, không mở rộng cho cây khác. Nếu chỉ một phần đủ, phần đó có thể được tách với mã riêng; phần còn lại giữ tại nguồn cùng người chịu trách nhiệm theo dõi.
Khi xe đến tuyến, ban quản lý xác nhận đoạn được phép sử dụng, giao thông nội bộ cần duy trì và giao cắt hạ tầng đã được xem theo phạm vi. Người nhận kiểm cây thực và biên nhận, không chỉ thấy số xe đúng kế hoạch. Nếu điều kiện hiện trường khác sơ đồ, xe dừng ở mốc đã thống nhất; các đầu mối quyết định giữ phương án, đổi chặng hoặc quay lại. Sự kiện thực tế được ghi mới, không sửa hồ sơ kiểm tại nguồn để khiến phương án trông như đã đúng từ đầu.
Kiểm lại cây và biên nhận sau chuyến
Sau chuyến, đối chiếu từng cây tại điểm nhận với biên nhận từng chặng, phiếu xác nhận xuất lô, số đo bao và ảnh kiểm tại nguồn. Sau đó kiểm từng cây đã cho xuất với vị trí thực tế, kết quả giao hoặc lý do chưa tới. Chỗ thiếu biên nhận hoặc sai mã phải được bổ sung rõ ràng. Tổng số khớp không đủ nếu mã lô hoặc điểm giao sai. Cách đối chiếu này cho biết bằng chứng nào còn dùng được cho phần lô chưa đi và phần nào phải kiểm lại sau khi cây đã được thay đổi hoặc di chuyển.
Bộ hồ sơ cuối gồm hồ sơ kiểm tại nguồn, bảng số đo bao vận chuyển, sơ đồ tuyến, bảng đối chiếu, quyết định phương án, phiếu xác nhận xuất lô và biên nhận theo từng chặng. Mỗi kết luận dừng ở đúng phạm vi: nguồn xác nhận lô đã thấy, tuyến xác nhận điều kiện vận hành, người nhận xác nhận sự kiện bàn giao. Nhờ vậy, lối hẹp được xử lý bằng số đo, biên nhận và quyết định thực tế mà không biến kiểm nguồn thành khảo sát logistics, cũng không dùng một phương án vận chuyển để thay kết quả kiểm cây.