Kế hoạch kiểm cần gắn từng lần xem cây với lô và đợt giao dự kiến. Trước giờ xe chạy, người phụ trách so lô thực tế với ảnh, nhãn, danh sách cây và sai khác đã ghi; phần chưa xác minh được để lại tại nơi giữ.
Kiểm cây tại nguồn cho kế hoạch giao nhiều đợt phải trả lời bốn câu hỏi: cây nào đã được xem, vào ngày nào, thuộc mã lô nào và dự kiến đi trong đợt nào. Một bộ ảnh đẹp ở lần đầu không đủ cho các chuyến sau nếu cây đã được chia, thay, di chuyển hoặc giữ lâu. Mỗi lần kiểm cần nêu phạm vi kiểm, dấu nhận diện và những giới hạn của kết quả. Trước khi đóng tải, người có thẩm quyền quyết định cây nào được đưa lên xe, cây nào cần xem thêm và cây nào phải để lại.
- Mã bên giao, mã lô và khu cây đã xem.
- Ngày kiểm, người tham gia và số cây hoặc phần lô được kiểm.
- Ảnh toàn cảnh, ảnh có mốc nhận diện và chi tiết cần xác minh.
- Đợt giao dự kiến, điểm bàn giao và nhóm vị trí nhận cây.
- Cây lệch, phần chưa xem và thời điểm phải kiểm lại.
Chuẩn bị một bộ ghi nhận riêng cho từng đợt
Kế hoạch ban đầu liệt kê nhóm cây, lô dự kiến, phạm vi sẽ xem và khoảng thời gian giao của từng đợt. Một lần kiểm có thể bao gồm cây cho nhiều chuyến nếu cây đã được nhận diện rõ, nhưng biên bản phải nêu chính xác phần đã xem. Gần ngày giao, người phụ trách kiểm nhãn lô, số cây, vị trí giữ và những thay đổi kể từ ngày kiểm. Không sao chép ngày cũ thành ngày mới hoặc ghi cây chưa từng được xem như thể nó đã nằm trong lần kiểm.
Ảnh cần đủ để người kiểm tìm lại đúng khu hoặc đúng nhóm cây: nhãn lô, sơ đồ vị trí, dấu cây và bối cảnh xung quanh. Ảnh chỉ ghi những gì đã quan sát tại ngày kiểm; nó không tự chứng minh xuất xứ, quyền sở hữu hoặc việc cây vẫn còn sẵn vào ngày giao. Nếu giao dịch yêu cầu giấy tờ về nguồn hoặc xuất xứ, từng lô phải có loại giấy tờ đã thỏa thuận. Không dùng ảnh của lô này làm đại diện cho lô khác chỉ vì cùng tên cây.
| Tình huống | Việc cần kiểm | Quyết định cho đợt giao |
|---|---|---|
| Lô và cây còn đúng như lần kiểm | Nhãn, vị trí giữ, số cây và dấu nhận diện | Xem xét cho đúng đợt dự kiến |
| Thiếu ảnh hoặc chưa xem đủ cây | Phần còn thiếu và người có thể kiểm bổ sung | Chưa đưa phần đó lên xe |
| Mã lô không khớp hoặc cây đã thay | Cây nào thay, lô nào và kết quả kiểm mới | Để riêng phần liên quan cho tới khi xác minh |
| Kế hoạch phân cây thay đổi | Lô, số cây, điểm nhận và đợt thay thế | Duyệt danh sách mới trước khi điều xe |
Phạm vi kiểm cần nêu rõ toàn bộ lô hay một phần cây được chọn theo cách đã thỏa thuận. Không ghi một con số chung khi chưa xác định cây nào đã được xem. Nếu cần kiểm thêm, người có thẩm quyền nêu lý do và phần lô bị ảnh hưởng. Cây phù hợp ở đợt trước không bù cho cây lệch trong đợt sau; cây lệch ở đợt đầu cũng không tự bác phần chưa xem của đợt kế tiếp. Ghi đúng giới hạn giúp bên mua quyết định theo cây đã thấy thay vì theo ấn tượng về cả khu.
Kiểm lại lô thực tế ngay trước khi đóng tải
Giữa ngày kiểm và ngày giao, cây có thể được chăm sóc, di chuyển hoặc sắp xếp lại. Mỗi lần thay đổi cần ghi người thực hiện, cây bị ảnh hưởng và dấu nhận diện sau đó. Trước khi đóng tải, người phụ trách đặt danh sách cây của chuyến cạnh lô thực tế, ảnh và biên bản kiểm. Cây thay được kiểm và gắn mã riêng; không chỉ thêm tên vào cuối danh sách cũ. Phần chưa rõ được đặt riêng tại nơi giữ.
Nhật ký đóng tải ghi cây thực, mã lô, thời gian, dấu hiệu nhìn thấy và người bàn giao. Đây là mốc cuối tại nguồn của chuyến, không phải nghiệm thu tại công trình. Nếu một lô được chia lên nhiều xe hoặc nhiều ngày, mỗi phần có nhật ký riêng và số cây còn lại được cập nhật. Nếu cây đã đưa ra rồi quay về khu giữ, lần quay lại cũng được ghi. Nhờ vậy, người nhận biết lần kiểm nào áp dụng cho chuyến cụ thể.
Chia hoặc gộp chuyến mà không trộn cây giữa các lô
Khi chia một đợt thành nhiều chuyến, mỗi phần phải giữ được mã lô, phạm vi đã kiểm và danh sách vị trí dự kiến. Bảng phân bổ nêu phần đã giao, phần còn lại và lịch mới. Khi gộp hai đợt, nhãn lô vẫn được giữ và điểm nhận phải có khả năng tiếp nhận phạm vi tăng thêm. Việc chia hoặc gộp không làm kết quả kiểm bao phủ thêm cây. Cây chưa nằm trong phạm vi đã xem vẫn phải được bổ sung trước khi điều đi.
Sai lệch từng đợt được ghi bằng cây cụ thể: thiếu số lượng, mã không khớp, dấu hiệu thay đổi, ảnh không đủ hoặc lô thay chưa được kiểm. Người phụ trách nêu phần bị ảnh hưởng và trình phương án để lại, tách, thay hoặc dời lịch. Không sửa danh sách đợt trước chỉ để tổng số cuối cùng khớp. Nếu một cây được chuyển sang đợt sau, cả đợt cũ và đợt mới đều ghi lý do. Cây thay được kiểm như một cây mới, không kế thừa kết quả của cây cũ.
- Giữ kết quả kiểm tại nguồn riêng với biên nhận tại điểm giao.
- Giữ việc kiểm cây riêng với quyền cho xe vào tuyến nội bộ.
- Lô thay cần lần kiểm riêng; thay lịch hoặc giá được xem xét theo thỏa thuận.
- Giấy tờ về nguồn chỉ được kết luận trong phạm vi đã có căn cứ.
- Sai khác của một đợt không tự áp sang những đợt chưa được kiểm.
Khi xe tới tuyến đường nội bộ, người nhận xem mã lô, số cây và dấu hiệu nhìn thấy trong phạm vi giao. Đầu mối vận hành xác nhận giao thông nội bộ và giao cắt hạ tầng trước khi xe hoặc thiết bị đi vào đoạn liên quan. Lô đã có đủ căn cứ tại nguồn vẫn có thể phải chờ nếu tuyến chưa sẵn sàng. Ngược lại, xe được phép vào không làm phần cây chưa được kiểm trở thành đủ căn cứ. Biên nhận tại điểm giao ghi sự việc mới sau vận chuyển, không sao lặp kết luận tại nguồn.
Đối chiếu từng đợt ngay sau khi giao
Sau mỗi đợt, người quản lý đặt danh sách xe cạnh nhật ký đóng tải, phiếu kiểm, mã lô và danh sách cây đã nhận. Tiếp đó, số cây còn tại nơi giữ, cây bị tạm giữ ở công trường và cây chuyển lịch được cập nhật theo thực tế. Mỗi chênh lệch có biên nhận, người xử lý và thời điểm xem lại. Không chờ tới chuyến cuối mới cân tổng, vì tổng số đúng vẫn có thể che một cây sai lô hoặc sai vị trí. Kết quả của từng đợt được giữ riêng trong kế hoạch chung.
Bộ hồ sơ bàn giao gồm kế hoạch lô theo đợt, ảnh có mốc nhận diện, phiếu kiểm, ghi nhận các lần thay đổi, danh sách cây được điều, nhật ký đóng tải và biên nhận giao. Mỗi giấy tờ có thời điểm, người xác nhận và phạm vi cây. Bộ hồ sơ cho phép bên mua quyết định cây nào được giao trong đợt hiện tại; nó không hứa lô tương lai sẽ giữ nguyên và không thay nghiệm thu tại vị trí. Cách kiểm theo từng đợt giữ lịch giao linh hoạt mà không đánh mất ranh giới giữa các lô.