Biên bản duyệt mẫu cần nêu rõ mã mẫu, đặc điểm dùng để so, sai số cho phép và nhóm vị trí. Danh sách phân bổ từng lô theo vị trí giúp bên mua gộp, tách, thay lô hoặc giữ phương án dự phòng đúng phạm vi.
Với danh mục cây gom từ nhiều nguồn, cây mẫu không thể đại diện cho uy tín của một nơi bán hay cho tất cả cây sẽ giao sau đó. Mẫu chỉ là mốc cụ thể cho một nhóm yêu cầu: cách đo, hình thái cần giữ, sai số cho phép và phạm vi áp dụng. Mỗi lô được đưa tới tuyến nội bộ vẫn phải có dấu nhận diện và kết quả kiểm riêng. Tách hai việc này giúp bên mua dùng cùng một chuẩn để so các lô, nhưng không biến một cây đẹp thành lời cam kết cho những cây chưa được xem.
Một cây mẫu chỉ đại diện cho những đặc điểm đã được duyệt
Biên bản mẫu cần ghi mã mẫu, mã quy cách, nhóm vị trí, đặc điểm quan sát, cách đo và khoảng chấp nhận. Ảnh giữ toàn cây, chi tiết liên quan, mốc tỷ lệ, thời điểm và người xác nhận. Nếu mẫu được chọn cho một đoạn tuyến cụ thể, phạm vi đó phải được ghi ngay; không tự động áp cho đoạn có hố trồng, khoảng cách hoặc yêu cầu hình thái khác. Nếu mẫu thay đổi, các lô đã kiểm theo bản trước vẫn giữ kết quả của thời điểm đó.
Tên nguồn chỉ cho biết bên hoặc nơi liên quan tới giao dịch, không phải một thuộc tính chất lượng. Nếu hồ sơ mua yêu cầu chứng từ về nguồn hay xuất xứ, từng lô phải có giấy tờ phù hợp với thỏa thuận; cây mẫu không thay cho phần này. Việc một nơi từng trình cây mẫu cũng không chứng minh lô tương lai sẽ sẵn có hoặc giữ nguyên đến ngày giao. Nhà cung cấp cần nêu lô cụ thể khi đề nghị phân bổ, còn bên mua chỉ chọn sau khi đã xem đủ cây và phạm vi.
| Nội dung | Cây mẫu làm mốc | Lô giao phải cho thấy |
|---|---|---|
| Cách đo | Vị trí đo, đơn vị và tư thế cây | Kết quả đo của cây được kiểm |
| Hình thái | Đặc điểm được chọn và góc quan sát | Mức phù hợp trong phạm vi đã xem |
| Sai số cho phép | Giới hạn của từng tiêu chí | Cây nào nằm trong hoặc ngoài giới hạn |
| Nguồn và lô | Lô của cây mẫu tại lúc duyệt | Lô thực giao và giấy tờ được thỏa thuận |
| Vị trí | Nhóm vị trí có thể dùng mẫu | Cây nào được đề nghị cho vị trí nào |
So các lô bằng cùng một cách đo
Các nguồn có thể dùng tên gọi hoặc cách phân nhóm khác nhau, nhưng cây đề nghị cho cùng một vị trí phải được so bằng cùng phép đo và mốc mẫu. Bảng quy đổi, nếu cần, chỉ giải thích cách gọi; nó không được làm thay đổi yêu cầu. Một khoảng đo cũng không bù cho sự khác biệt hình thái nếu hình thái là tiêu chí đã duyệt. Nhờ vậy, nhà cung cấp có thể đề nghị lô phù hợp mà bên mua không phải hạ chuẩn theo cây đang có.
Lần kiểm lô cần nêu số cây hoặc phạm vi đã xem, thời điểm, ảnh và kết quả theo từng tiêu chí. Vài cây phù hợp không chứng minh phần chưa xem cũng phù hợp; một cây lệch cũng không tự bác toàn bộ lô. Người có thẩm quyền có thể yêu cầu xem thêm, tách cây lệch hoặc thay lô theo thỏa thuận. Phạm vi quyết định phải nêu rõ, để một sai khác cụ thể không trở thành nhận xét chung về cả nguồn.
Giữ từng lô riêng cho đến khi bên mua phân cây vào vị trí
Cây từ nhiều nguồn có thể cùng được đưa tới một điểm gom, nhưng nhãn lô và biên nhận không được mất. Khu đặt cây nên được chia theo lô hoặc có dấu phân biệt mà đội giao nhận cùng hiểu. Nếu một nhãn bị rơi hoặc không đọc được, cây đó được đặt riêng để xác minh bằng phiếu giao và ảnh, không gán theo những cây đứng gần. Ranh giới này đặc biệt quan trọng khi chỉ một lô phải thay hoặc một nhóm vị trí cần cây khác.
Danh sách phân bổ từng lô theo vị trí nêu mã mẫu, mã quy cách, bên giao, mã lô, số cây và nhóm vị trí dự kiến. Khi lô chưa được xác nhận, danh sách ghi rõ người phải bổ sung và thời hạn, không tự đặt mã để lấp chỗ trống. Khi cây tới nơi nhận, biên nhận xác nhận lô và số cây thực giao; việc phân vào hố chỉ được ghi sau khi có quyết định. Nếu cây đổi vị trí, lần phân trước vẫn được giữ để giải thích việc thay đổi.
- Mã mẫu và mã quy cách cho biết cây được so theo yêu cầu nào.
- Bên giao, mã lô và biên nhận xác định phần cây trong giao dịch.
- Số cây đã xem và kết quả từng tiêu chí giới hạn phạm vi của lần kiểm.
- Nhóm vị trí dự kiến cho biết nơi lô có thể được sử dụng sau khi duyệt.
- Lịch sử thay lô hoặc đổi vị trí giữ nguyên lý do và người chấp thuận.
Quyết định gộp, tách hoặc thay lô theo phạm vi cây đã xem
Gộp cây từ hai lô chỉ hợp lý khi chúng dùng cùng mẫu, cùng quy cách, đã được kiểm và vẫn giữ được dấu lô sau khi gom. Nếu một phần phù hợp và một phần cần xem lại, bên mua có thể tách đúng phần đó thay vì giữ toàn bộ danh mục. Nếu phải thay, lô mới có nhãn, biên nhận và lần kiểm riêng; không dùng lại mã của lô cũ. Mỗi quyết định nêu số cây, vị trí bị ảnh hưởng, người duyệt và thời điểm áp dụng.
Phương án dự phòng chỉ là một lựa chọn có điều kiện cho tới khi bên bán xác nhận lô cụ thể và bên mua kiểm được cây. Danh sách dự phòng không nên được viết như cam kết có sẵn cây. Khi dùng lô dự phòng, bên mua kiểm lại mẫu áp dụng, số cây, lịch giao và nhóm vị trí. Nếu quy cách phải thay đổi do lô dự phòng không đáp ứng yêu cầu cũ, đó là một đề nghị thay đổi cần người có thẩm quyền chấp thuận, không phải việc chỉnh lại mẫu cho khớp cây đang có.
Giữ quyết định về cây riêng với việc sử dụng tuyến
Cây đã phù hợp với mẫu vẫn có thể phải chờ nếu tuyến nội bộ, điểm dỡ hoặc hố trồng chưa sẵn sàng. Ngược lại, một lô đi qua tuyến thuận lợi không có nghĩa cây phù hợp với mẫu. Ban quản lý hoặc đầu mối công trường xác nhận điều kiện sử dụng đường; người kiểm cây xác nhận phần đã xem; bên mua duyệt thay đổi thương mại theo thỏa thuận. Ba vai trò có thể phối hợp trong cùng một buổi, nhưng không ký thay cho nhau.
Bộ hồ sơ bàn giao cho bên mua gồm biên bản và ảnh mẫu, bảng quy cách, các lần áp dụng mẫu, danh sách phân bổ lô, biên nhận, phiếu kiểm cây và quyết định thay. Mỗi kết luận chỉ bao gồm phần cây đã xem và lô đã nhận diện. Nếu SADECX tham gia cung cấp một phần cây, mã lô và biên nhận của phần giao dịch đó hỗ trợ xác định đúng cây; chúng không thay kết quả kiểm tại tuyến hoặc giấy tờ của lô do bên khác cung cấp.