Bên mua cần quyết định riêng hai việc: mẫu nào dùng để nhận cây và chuyến nào có thể đi vào tuyến. Mẫu được xem dưới ánh sáng phù hợp; chuyến giao chỉ được sắp xếp sau khi nền đường, điểm dỡ, nơi giữ và người nhận đã được xác nhận.
Duyệt cây mẫu cho tuyến đường nội bộ khi có nguy cơ mưa dài ngày cần tách rõ mốc nhận cây với việc điều xe. Mã mẫu, ảnh, phép đo, sai số cho phép và nhóm vị trí được xác nhận khi có thể nhìn cây đầy đủ. Quyết định đi hay dừng lại phụ thuộc nền đường, điểm dỡ, hố trồng, nơi giữ tạm và người tiếp nhận ngay trước chuyến. Mưa có thể khiến cây phải chờ hoặc cần xem lại sau khi chờ; nó không tự làm mẫu hết giá trị và cũng không cho phép nới tiêu chí.
Duyệt mẫu khi có thể nhìn và đo đúng đặc điểm
Cây mẫu cần được đặt ở nơi có đủ ánh sáng và khoảng lùi để xem toàn cây. Ảnh giữ mã mẫu, mốc tỷ lệ, thời điểm, góc chụp và người xác nhận. Phép đo dùng cùng đơn vị và vị trí đo trong bảng quy cách. Nếu mưa, tán buộc hoặc lớp bọc bầu che mất một đặc điểm quan trọng, biên bản chỉ ghi những phần đã xem và hẹn lần bổ sung. Không lấy ảnh cũ hoặc một cây tương tự để kết luận thay cho phần đang bị che.
Phạm vi của mẫu phải nêu nhóm cây, nhóm vị trí và những đặc điểm mà mẫu được dùng để so. Mẫu không chứng minh lô giao sau này sẽ phù hợp, không xác nhận ngày giao và không bảo đảm cây dự phòng có sẵn. Nếu nhiều đoạn tuyến dùng những mẫu khác nhau, danh sách phân bổ nêu rõ mẫu của từng đoạn. Việc đổi điểm giao do mưa không tự chuyển cây sang mẫu khác; thay quy cách hoặc nhóm vị trí phải có quyết định riêng.
| Tình huống thực tế | Việc cần làm với mẫu | Việc cần làm với chuyến |
|---|---|---|
| Nhìn và đo đủ | Duyệt theo phạm vi và sai số đã ghi | Chỉ xếp xe khi tuyến cũng đã được xác nhận |
| Mưa hoặc lớp bọc che đặc điểm | Ghi phần đã xem và hẹn kiểm phần còn lại | Dời giờ hoặc đưa cây tới nơi kiểm đã chọn |
| Ngày giao thay đổi | Giữ mẫu nếu cây, quy cách và phạm vi không đổi | Phát lịch thay thế cho đoạn tuyến phù hợp |
| Cây hoặc yêu cầu thay đổi | Duyệt lại đúng phần bị ảnh hưởng | Chưa điều lô thay khi chưa có xác nhận |
Mẫu đã duyệt không cấp quyền đưa xe vào tuyến
Trước mỗi chuyến, đầu mối công trường xác nhận đoạn đường có thể sử dụng, điểm dỡ có người nhận, nơi giữ tạm có thể tiếp nhận cây và giao cắt hạ tầng đã được kiểm. Người điều phối dùng những xác nhận đó để quyết định chuyến đi hay dừng; người kiểm cây vẫn so lô với mẫu đã duyệt. Cây phù hợp vẫn phải chờ nếu nền yếu hoặc điểm dỡ chưa sẵn sàng. Tuyến có thể sử dụng cũng không biến cây lệch mẫu thành cây đạt.
Cây phải chờ tại nơi chuẩn bị, điểm chuyển hoặc khu giữ cần có mã lô, ảnh lúc bàn giao và người tiếp quản. Cách bảo vệ bầu, tán và thân được chọn theo cây cụ thể và trách nhiệm đã thỏa thuận; không áp một thao tác chung cho mọi nhóm. Nếu lớp bọc che phần cần so với mẫu, phiếu bàn giao ghi thời điểm có thể tháo bọc an toàn và người kiểm. Dấu hiệu xô bầu, rã bầu hoặc hư hại được ghi theo thời điểm; nguyên nhân chỉ được kết luận khi có đủ căn cứ.
Mưa không tự buộc phải duyệt lại mẫu
Mẫu tiếp tục được dùng nếu nhóm cây, quy cách, đặc điểm đại diện và nhóm vị trí không thay đổi. Cần xem lại mẫu khi cây đề nghị thuộc nhóm khác, cây mẫu không còn phản ánh được đặc điểm đã duyệt, cây mẫu bị thay hoặc bên mua ban hành yêu cầu mới. Biên bản nêu lý do, mã trước, mã sau, phạm vi bị ảnh hưởng và ngày áp dụng. Các lô đã nhận theo mẫu trước không bị sửa lại chỉ để hồ sơ trông đồng nhất.
Nếu cây mẫu vật lý thay đổi sau một thời gian dài, ảnh gốc, phép đo và biên bản vẫn giữ giá trị lịch sử, nhưng người phụ trách phải xác định chúng có còn đủ để so cây hay không. Có thể xác nhận lại mẫu cũ, duyệt cây thay thế hoặc thu hẹp phạm vi so sánh. Không chụp một cây khác rồi giữ nguyên mã cũ. Lô chưa giao dùng mẫu có hiệu lực tại thời điểm chuẩn bị, còn lô đã giao giữ mốc đã áp dụng.
- Mã mẫu và bản đang dùng cho từng nhóm vị trí.
- Đoạn tuyến, điểm dỡ, khu giữ và người xác nhận chuyến có thể tiếp tục.
- Cây, bầu, lớp bọc và phần chưa thể so với mẫu.
- Mốc hoãn, nơi cây được giữ và người phụ trách trong thời gian chờ.
- Lịch thay thế, lô cây, điểm giao và đầu mối nhận của chuyến kế tiếp.
Ảnh tại mốc hoãn phải gắn với cây hoặc lô, vị trí, thời gian và người ghi nhận. Những ảnh này cho thấy cây thay đổi ra sao trong thời gian chờ, nhưng không tự quy trách nhiệm cho một bên. Khi tuyến được xác nhận khôi phục, người nhận xem lại cây, bầu, lớp bọc và mẫu đang dùng. Kết quả mới được ghi theo cây đã xem, không sao chép từ lần kiểm trước. Phiếu giao xác nhận việc nhận cây; nó không thay biên bản công việc tại hố.
Phát lịch thay thế theo đoạn tuyến đã được xác nhận
Lịch thay thế nên chia theo đoạn tuyến hoặc nhóm vị trí có thể tiếp nhận, thay vì cho toàn bộ xe đi chỉ vì mưa đã ngớt ở một thời điểm. Mỗi chuyến nêu mã lô, mã mẫu, điểm giao, nơi giữ dự phòng và người nhận. Nếu thứ tự cây thay đổi, danh sách phân bổ được duyệt trước khi xe rời nơi chuẩn bị. Việc duy trì giao thông nội bộ và kiểm giao cắt hạ tầng thuộc phần tổ chức chuyến, không nằm trong sai số của mẫu.
Nếu một cây không còn phù hợp sau thời gian chờ, phương án chăm chỉnh, thay cây hoặc đổi vị trí phải dựa trên cây cụ thể. Cây thay được so với mẫu và quy cách có hiệu lực; tên một nguồn dự phòng chưa đủ để điều xe. Chi phí do chờ, huy động lại hoặc thay cây được xử lý theo thỏa thuận và công việc thực tế. Người kiểm cây, người quản lý tuyến và người duyệt thương mại xác nhận đúng phần của mình.
Bộ hồ sơ của đợt mưa gồm biên bản mẫu, ảnh gốc, sai số cho phép, các lần thay mẫu nếu có, phiếu hoãn, ảnh tại nơi giữ, xác nhận khôi phục tuyến và lịch thay thế. Mỗi giấy tờ nêu đúng cây, đúng thời điểm và người chịu trách nhiệm. Nhờ đó, mẫu vẫn là mốc ổn định để nhận cây, còn lịch giao có thể được điều chỉnh theo điều kiện thực tế mà không làm sai chuẩn đã duyệt.