Một cây dễ đi qua cổng chưa chắc đúng mẫu, còn cây đúng mẫu chưa chắc đã có phương án đưa tới hố. Bên mua cần duyệt cây ở hình thái sẽ nhận rồi kiểm riêng kích thước sau bọc, đường đi và ranh giới giao.
Một cây đi qua được lối hẹp chưa chắc là cây mẫu phù hợp, và một cây mẫu được duyệt chưa chắc đã có phương án đưa tới điểm nhận. Trước đặt hàng, biên bản mẫu phải ghi mã mẫu, quy cách, hình thái, sai số cho phép và trạng thái khi nhận. Hồ sơ tuyến ghi kích thước vận chuyển sau bọc hoặc buộc tán, thiết bị, điểm đổi chặng và điểm giao. Đặt hai hồ sơ cạnh nhau giúp người mua giữ chuẩn cây trong khi vẫn thấy xung đột logistics; không chọn cây nhỏ hơn chỉ vì nó dễ đi qua cổng.
Duyệt cây theo hình thái sẽ dùng khi nhận
Người duyệt cần biết đặc điểm nào của cây mẫu sẽ được so khi nhận: kích thước theo cách đo đã chốt, hình thái, tình trạng bầu và ảnh ở các góc liên quan. Nếu cây mẫu đang bị bó tán hoặc bọc che chi tiết, biên bản nêu phần nào chưa thể quan sát và mốc xác nhận bổ sung. Không dùng ảnh cây còn trên xe làm toàn bộ mẫu hình thái khi điều kiện chụp làm mất tỷ lệ hoặc che tán. Mã mẫu dẫn tới bảng quy cách và nhóm vị trí, không dẫn tới một loại xe cụ thể.
Sai số cho phép gắn với từng tiêu chí, không phải một khoảng chung để tùy ý thay cây. Nếu đoạn tuyến có hố cần nhóm cây khác, tách phạm vi mẫu thay vì nới mẫu của cả tuyến. Người phụ trách kỹ thuật xác nhận cây đáp ứng yêu cầu vị trí; nhà cung cấp xác nhận cây được trình; bên mua chốt phạm vi áp dụng. Việc ban quản lý cho phép sử dụng tuyến chỉ là xác nhận vận hành, không thay chữ ký duyệt mẫu.
| Phần cần chốt | Nội dung | Quyết định |
|---|---|---|
| Mẫu nhận | Quy cách, hình thái, bầu và sai số | Cây nào đại diện cho yêu cầu |
| Bao vận chuyển | Bầu sau bọc, tán buộc và điểm nâng | Kích thước bao cần đưa qua tuyến |
| Tuyến | Cổng, góc rẽ, điểm đặt thiết bị và điểm giao | Phương án logistics có thể thực hiện |
| Chuyển tiếp | Điểm mở bọc, kiểm lại và người nhận | Khi nào cây trở về trạng thái kiểm mẫu |
Khảo sát tuyến phải phản ánh đường đi thực từ điểm xe vào tới điểm kết thúc giao, không chỉ số đo cổng. Góc rẽ, mái che, nền, giao cắt hạ tầng và vị trí đặt thiết bị có thể làm phương án thay đổi. Số đo hoặc điều kiện chưa xác nhận phải được ghi rõ cùng người sẽ kiểm bổ sung. Không suy khả năng chịu tải từ bề rộng hoặc chọn thiết bị chỉ từ ảnh. Bên vận chuyển đề xuất phương án; ban quản lý xác nhận điều kiện sử dụng khu; người kỹ thuật kiểm phương án không làm thay đổi cây ngoài phần được chấp thuận.
Kích thước vận chuyển được đo sau khi bầu đã bọc và tán đã buộc đúng phương án. Nếu buộc tán hoặc bọc bầu, hồ sơ nêu cách bảo vệ và nơi tháo. Các thao tác này không được cắt tán, giảm bầu hoặc đổi hình thái đã duyệt khi chưa có quyết định kỹ thuật. Nếu cần phương án khác, người đề nghị mô tả cây trước–sau, vị trí áp dụng và tác động. Một câu “xử lý cho vừa xe” không đủ để lập đơn hàng hay nhận cây.
Chọn một trong ba cách xử lý, không tự sửa mẫu
Có ba cách xử lý. Thứ nhất, giữ nguyên mẫu và đổi xe, thiết bị, chặng hoặc trình tự để cây khi nhận vẫn đúng mẫu. Thứ hai, giữ nguyên mẫu nhưng đổi điểm giao và ghi rõ bên nào tiếp quản chặng nội bộ. Thứ ba, trình mẫu hoặc quy cách khác cho đúng nhóm vị trí. Trước khi đặt hàng, các bên có thẩm quyền cần xem ảnh hưởng của từng lựa chọn tới lịch, phạm vi và chi phí.
Nếu đổi điểm giao, biên nhận tại điểm chuyển ghi mã mẫu, mã lô, cây thực, tình trạng bầu hoặc tán và giới hạn quan sát. Chữ ký nhận chặng không phải kết luận mẫu tại hố nếu cây vẫn đang bọc hoặc phải đi tiếp. Nếu hợp đồng chỉ yêu cầu nhận ở điểm giao, phạm vi kiểm được nói rõ; không mô tả thành nghiệm thu phần vận chuyển nội bộ hoặc trồng mà bên khác chưa thực hiện. Sự rõ ràng này giúp so báo giá có cùng điểm đầu và điểm cuối.
Giữ mã mẫu qua các chặng nhưng kiểm lại cây thực
Mã mẫu xuất hiện trên danh sách chuẩn bị, phiếu giao và biên nhận chuyển tiếp. Ở mỗi chặng, người nhận xác nhận cây thực và tình trạng nhìn thấy, không chỉ thấy mã trên giấy. Khi tới điểm kiểm, cây được đặt trong điều kiện quan sát phù hợp theo phương án và so với tiêu chí đã duyệt. Nếu chưa thể mở bọc hoặc tuyến chưa cho tiếp cận, ghi rõ chưa kiểm đủ; không nhận đạt để giải phóng xe rồi bỏ mất mốc kiểm.
Sai lệch cần được phân loại đúng. Cây khác mẫu hoặc ngoài khoảng là sai lệch quy cách; cây đúng mẫu nhưng không đi qua tuyến là xung đột phương án; cây bị xô bầu trong chặng là sự kiện giao nhận. Cả ba có thể dùng cùng mã cây nhưng có người quyết định khác nhau. Không gộp thành “cây không đạt” rồi yêu cầu một bên chịu mọi việc, cũng không lấy khó khăn vận chuyển làm lý do tự chấp nhận một cây khác mẫu.
- Giữ ảnh và phép đo của cây mẫu theo hình thái dùng khi nhận.
- Ghi kích thước bao vận chuyển ở mục riêng.
- Ghi mã mẫu, lô, tuyến và điểm giao trên hồ sơ nhưng giữ riêng kết luận của từng bên.
- Ghi sai lệch ở đúng chặng và đúng vai trò xác nhận.
- Mẫu mới hoặc quy cách thay đổi phải có biên bản và ngày áp dụng.
Nếu mẫu thay vì tuyến không thể đáp ứng, bản mới nêu mẫu cũ, mẫu mới, vị trí, lý do và ngày hiệu lực. Các cây đã giao theo mẫu cũ giữ lịch sử. Cây chưa được điều đi dùng bản mới sau khi người mua chấp thuận. Không sửa ảnh hoặc biên bản mẫu cũ để mọi lô trông như cùng một quyết định. Nếu phương án logistics mới giải quyết được xung đột, mẫu giữ nguyên và chỉ cần cập nhật hồ sơ tuyến.
Duyệt mẫu trước đặt hàng, kiểm từng lô khi cây thực tới
Bộ hồ sơ trước đặt hàng gồm biên bản mẫu, ảnh, mã quy cách, sai số, nhóm vị trí, thông tin tuyến, cấu hình vận chuyển, điểm giao và phương án được chọn. Nó cho nhà cung cấp biết cây cần chuẩn bị và ranh giới giao, nhưng không chứng minh lô tương lai đã đạt. Khi cây thực tới, biên nhận và phiếu kiểm mới xác nhận từng cây. Duy trì giao thông nội bộ và kiểm giao cắt hạ tầng vẫn là điều kiện vận hành của chuyến, không phải tiêu chí mẫu.
Nếu SADECX tham gia cung cấp hoặc giao cây, mã lô, tình trạng tại điểm bàn giao và số đo quy cách của phần giao dịch có thể ghi cùng mã mẫu. Việc duyệt mẫu, cho phép tuyến, chọn thiết bị, thay điểm giao hoặc chấp thuận mẫu mới thuộc các đầu mối được phân quyền. Tách mẫu khỏi vận chuyển giúp bên mua giữ yêu cầu cây mà vẫn có phương án thực tế cho lối hẹp.