Duyệt mẫu cây giao nhiều đợt: mỗi lô vẫn phải kiểm riêng

Với kế hoạch giao nhiều đợt, biên bản mẫu phải nêu rõ đặc điểm dùng để so, cách đo, sai số và phạm vi áp dụng theo nhóm vị trí. Kết quả của đợt trước không được sao sang đợt sau chỉ vì cùng mã mẫu.

Duyệt một cây mẫu trước khi giao nhiều đợt không có nghĩa mọi cây cùng tên về sau đều được chấp nhận. Biên bản mẫu cần nói rõ cây nào được xem, mã mẫu, nhóm vị trí, đặc điểm đại diện, cách đo và sai số cho phép. Ảnh mẫu ghi thời điểm, góc chụp và chi tiết dùng để so. Mỗi lô thực giao vẫn có mã, biên nhận và kết quả kiểm riêng. Mẫu là mốc chung để các đợt không tự đổi cách hiểu, không phải chứng nhận trước cho phần cây chưa xuất hiện.

• Mã cây mẫu và mã nhóm quy cách liên quan.
• Đặc điểm được duyệt bằng phép đo hoặc quan sát.
• Ảnh mẫu, góc chụp và điều kiện quan sát.
• Sai số cho phép cùng phạm vi vị trí hoặc lô áp dụng.
• Trường hợp phải trình mẫu mới hoặc xin xác nhận lại.

Chọn mẫu theo quyết định cần ra

Nếu mục đích là chốt hình thái, người duyệt cần nhìn thân, tán, phân cành và phần bầu liên quan trong điều kiện quan sát phù hợp. Nếu mục đích là xác nhận một khoảng kích thước, biên bản mẫu phải ghi cách đo và không thay khoảng chấp nhận. Không chọn cây chỉ vì nó dễ tiếp cận rồi suy cho nhóm vị trí khác. Mẫu áp cho đúng mã quy cách; nếu cùng tên cây nhưng hai đoạn tuyến có yêu cầu khác, dùng hai phạm vi hoặc hai mã thay vì một mẫu chung quá rộng.

Mẫu có thể là cây thực hoặc bộ ảnh được chấp nhận theo quy trình của giao dịch, nhưng hồ sơ phải nêu rõ dạng tham chiếu. Ảnh không cho phép xác nhận chi tiết bị che hoặc kích thước không có mốc đo. Cây thực được xem tại một nơi cũng không chứng minh nó sẽ là cây giao sau này nếu mã lô và biên nhận chưa xác định đó là cây sẽ giao. Người duyệt xác nhận tiêu chí và phạm vi; nhà cung cấp xác nhận cây hoặc ảnh được trình; bên mua lưu bản dùng cho đơn hàng.

Biên bản mẫu không nên ghi các từ chung như “đẹp”, “đồng đều” mà không nêu dấu hiệu dùng để so. Với phần đo được, dùng cách đo và đơn vị của bảng quy cách. Với hình thái, mô tả đặc điểm có thể quan sát và ảnh tương ứng. Sai số cho phép phải gắn với tiêu chí cụ thể; không dùng một tỷ lệ chung cho mọi thuộc tính khi không có căn cứ. Những phần chỉ là sở thích hoặc đề xuất cần ghi rõ là đề xuất để người báo giá không hiểu thành điều kiện đã duyệt.

Giữ mẫu qua các đợt nhưng không giữ kết luận của đợt trước

Đợt một dùng bản mẫu đang hiệu lực và lập biên nhận riêng. Đợt hai vẫn dùng cùng mẫu nếu phạm vi, quy cách và quyết định chưa đổi, nhưng kết quả cây đợt một không được sao sang. Người nhận kiểm mã lô, cây thực và tiêu chí của đợt đó. Nếu một phần không thể quan sát tại điểm giao, ghi chờ kiểm cùng mốc tiếp theo. Không dùng việc đợt trước đã đạt để nhận nhanh xe sau, cũng không dùng sai lệch của một lô để từ chối mọi đợt chưa tới.

Mỗi đợt có danh sách đạt theo tiêu chí, cần làm rõ, đề nghị chỉnh hoặc thay theo thỏa thuận. Cây lệch mẫu được khoanh bằng mã, ảnh và vị trí. Nếu sai lệch lặp lại, người có thẩm quyền có thể mở rộng kiểm hoặc yêu cầu trình mẫu khác; quyết định đó được ghi riêng. Không chỉnh ảnh mẫu sau khi thấy cây thực để biến sai lệch thành phù hợp. Bản mẫu cũ được lưu cùng các đợt đã dùng nó, còn bản mới chỉ áp từ mốc được duyệt.

Khi nào phải duyệt lại mẫu?

Các tình huống cần xem lại gồm đổi nhóm quy cách, đổi đặc điểm đại diện, thay lô theo điều kiện giao dịch hoặc chuyển cây sang nhóm vị trí có yêu cầu khác. Đổi lịch đơn thuần không tự buộc duyệt mẫu mới; đổi nguồn cũng không tự làm mẫu cũ vô hiệu nếu lô mới vẫn phải đáp ứng cùng chuẩn, nhưng bên mua có thể yêu cầu xác nhận theo hồ sơ. Người đề nghị nêu điều gì đổi, tác động đợt nào và cây đang ở đâu, đã được giao hay chưa. Quyết định giữ mẫu, trình mẫu mới hoặc tách phạm vi phải được ban hành trước khi dùng làm căn cứ nhận cây.

Nếu mẫu mới được duyệt giữa các đợt, biên bản thay mẫu ghi mẫu cũ, mẫu mới, lý do, ngày hiệu lực và vị trí chịu tác động. Đợt đã nhận theo mẫu cũ giữ nguyên lịch sử; cây chưa giao dùng bản mới. Nếu xe đang trên đường tại điểm chuyển, người điều phối cần quyết định lô đó áp dụng mẫu nào. Không để hai mẫu cùng tên cùng hiệu lực mà không phân phạm vi, vì người nhận sẽ chọn mẫu thuận tiện và mất tính nhất quán của quyết định.

Ghi mã mẫu trên lô và cây thực giao

Danh sách giao nêu mã mẫu, mã quy cách và mã lô. Tại điểm nhận, người kiểm xác nhận cây thực, không chỉ kiểm giấy tờ có mã. Nếu cây đi tiếp qua tuyến nội bộ, biên nhận từng chặng giữ mã để lần kiểm sau không phải nhận diện lại từ ảnh rời. Vị trí cuối ghi cây nào đã được đặt và mẫu nào áp dụng. Một cây thay có mã mới và lần kiểm mới, đồng thời biên bản ghi lý do cây cũ bị thay; không xóa lịch sử vị trí.

Duy trì giao thông nội bộ và xác nhận giao cắt hạ tầng là điều kiện vận hành riêng của từng đợt. Ban quản lý tuyến xác nhận đoạn được mở; người kiểm mẫu xác nhận tiêu chí; đội giao ghi tình trạng cây. Việc một đoạn đường được phép dùng không chứng minh cây phù hợp mẫu, và việc cây phù hợp mẫu không cấp quyền đưa xe vào tuyến. Các biên nhận có thể dùng chung mã đợt nhưng giữ người ký và kết luận riêng.

Kết thúc từng đợt nhưng vẫn giữ mẫu cho đợt sau

Hồ sơ mỗi đợt gồm danh sách cây thực, mã lô, mã mẫu, phiếu kiểm, ảnh, sai lệch và quyết định tiếp theo. Phần đủ điều kiện được xác nhận trong biên bản của đợt; cây chưa kiểm đủ được ghi rõ để xem lại lần sau. Biên bản mẫu tiếp tục được dùng để đối chiếu cho đợt kế tiếp cho tới khi bị thay bằng quyết định mới. Điều kiện thanh toán và chứng từ được xử lý theo hợp đồng ở bước tương ứng; duyệt mẫu không tự xác định giá trị đã hoàn thành.

Nếu SADECX tham gia cung cấp hoặc giao một lô, mã lô và biên nhận có thể ghi cùng mã mẫu trong phạm vi giao dịch. Việc duyệt mẫu, sai số, mở rộng kiểm hoặc chấp thuận thay thuộc đầu mối được phân quyền. Giữ mẫu ở vai trò tham chiếu giúp các đợt dùng cùng một ngôn ngữ, còn kết quả của từng lô vẫn dựa trên cây thực tế.