Khi một tuyến nhận cây nhiều đợt, ngày giao đầu tiên hay ngày kết thúc toàn tuyến không thể thay mốc riêng của mỗi cây. Mã cây, biên bản bàn giao và người chăm giữ ở từng giai đoạn cho thấy cần kiểm sự kiện nào khi có phản ánh sau giao.
Một cây đã giao từ đợt đầu và một cây mới thay ở đợt sau không có cùng lịch sử bàn giao. Khi xem phạm vi bảo hành trên tuyến nội bộ, người phụ trách kiểm mốc hợp đồng áp dụng cho từng cây, kết quả nghiệm thu của cây ấy và biên bản chuyển người chăm giữ. Không tự lấy ngày xe tới làm ngày bắt đầu nếu thỏa thuận gắn mốc với việc trồng hoặc bàn giao; cũng không chờ toàn tuyến xong rồi coi mọi cây bắt đầu cùng lúc. Bảng theo dõi có thể nhóm theo đợt, nhưng quyết định xử lý phải dựa trên cây và sự kiện thực tế.
Tách bốn mốc dễ bị gọi chung là bàn giao
Cây có thể được nhận tại điểm giao, chuyển vào khu, trồng tại hố rồi mới được nghiệm thu theo vị trí. Mỗi mốc có người ký và phạm vi khác nhau. Hồ sơ bảo hành cần chỉ mốc nào có ý nghĩa theo thỏa thuận, không chọn tùy tiện mốc thuận lợi cho một bên. Nếu cây đang ở điểm giữ giữa hai đợt, người giữ, điều kiện chăm và biên nhận chuyển ca phải rõ. Một cây đã giao mà chưa trồng có thể phát sinh yêu cầu xử lý, nhưng cách phân định không giống cây đã nghiệm thu và bàn giao chăm sóc.
| Mốc | Bằng chứng cần giữ | Điều cần đối chiếu |
|---|---|---|
| Nhận cây | Mã cây, tình trạng, điểm nhận | Phần cung cấp đã bàn giao tới đâu |
| Trồng | Vị trí, công việc thực, ngày làm | Phần trồng và người thực hiện |
| Nghiệm thu | Kết quả, sai lệch, điều kiện ký | Phạm vi được chấp nhận |
| Chăm giữ | Người tiếp quản, việc theo dõi | Sự kiện sau bàn giao và nghĩa vụ mỗi bên |
Một bảng duy nhất có thể chứa các mốc nhưng không được xóa chênh lệch ngày hoặc nhập hai chữ ký làm một. Mã cây theo từ đợt giao tới vị trí thực, kể cả khi đổi hố hoặc thay cây. Nếu mốc theo hợp đồng chưa xảy ra, trạng thái phải nói rõ; không ghi “đang bảo hành” chỉ vì cây đã tới công trình. Ngược lại, khi mốc đã xảy ra, các đợt sau không làm nó tự lùi hoặc tự kéo dài. Thời hạn, điều kiện và ngoại lệ phải được lấy từ hồ sơ giao dịch đã ký, không đặt một con số chung cho mọi dự án.
Ghi điều kiện chăm giữ ngay lúc chuyển người
Cây sau trồng có thể do nhà thầu, ban quản lý hoặc đơn vị chăm sóc khác nhau tiếp quản theo từng giai đoạn. Biên bản chuyển ghi cây, vị trí, tình trạng, việc chưa hoàn tất và cách chăm giữ đã thống nhất. Nếu tuyến vẫn có xe qua lại, người quản lý ghi vùng bảo vệ và phần giao thông nội bộ cần duy trì; công việc khác gần hố cũng có thể ảnh hưởng cây về sau. Không suy rằng mọi biến đổi của cây đều do bên cung cấp khi điều kiện chăm hoặc tác động tại hiện trường đã thay đổi mà chưa được ghi nhận.
Khi có phản ánh, người tiếp nhận ghi mã cây, vị trí, dấu hiệu, ngày thấy, ảnh có mốc và lịch sử chăm gần nhất. Tình trạng cây lúc phản ánh được tách khỏi nhận định về nguyên nhân. Một ảnh lá khác màu không đủ để tự kết luận lỗi giống, lỗi trồng hay lỗi chăm sóc. Người phụ trách kỹ thuật có thể cần kiểm trực tiếp, so với biên bản bàn giao và nêu giới hạn của những gì quan sát được. Phạm vi bảo hành hoặc cách xử lý chỉ được quyết định theo điều kiện đã thỏa thuận cùng dữ liệu thực tế, không theo số lần cây từng được đưa vào danh sách.
- Cây thuộc đợt nào và mốc hợp đồng nào đã xảy ra.
- Tình trạng khi nhận, khi trồng và khi chuyển chăm giữ.
- Dấu hiệu hiện tại, thời điểm phát hiện và điều kiện quan sát.
- Việc chăm hoặc tác động tại khu sau bàn giao.
- Người được phân quyền quyết định kiểm, chỉnh, thay hoặc từ chối.
Nếu cây phải thay, hồ sơ xử lý ghi mã cây cũ, kết quả kiểm, quyết định chấp thuận, mã cây thay và biên bản bàn giao mới. Không đổi mã trong biên bản cũ để lịch sử trông liền mạch. Cây thay cần được kiểm và nghiệm thu theo phạm vi riêng; mốc và điều kiện xử lý sau đó được xác định theo thỏa thuận, không mặc nhiên chép ngày của cây đã rút. Nếu lấy cây từ đợt khác, bảng phân bổ phải nêu vị trí ban đầu và vị trí mới để không tính một cây hai lần.
Đợt giao sau cũng có thể đi qua đoạn tuyến đã có cây đang được theo dõi. Đơn vị điều phối và đội thi công cần ghi vùng bảo vệ, lối thiết bị và cây nào có nguy cơ bị ảnh hưởng. Nếu một dấu hiệu xuất hiện sau đợt mới, chuỗi ảnh, nhật ký và người tiếp quản giúp khoanh sự kiện, nhưng không tự kết luận trách nhiệm. Người xem yêu cầu bảo hành phải phân biệt cây thuộc đợt cũ bị tác động bởi công việc mới với cây vừa được bàn giao. Sự khác biệt ấy có thể đổi hướng xử lý hoặc đầu mối, nên không nên gom cả đoạn vào một phiếu chung.
Ghi việc đã làm và kết quả tại cây
Phiếu xử lý nêu đã kiểm gì, quyết định theo điều khoản nào, ai thực hiện, thời điểm và tình trạng sau việc làm. Nếu cần theo dõi tiếp, mốc kiểm và người giữ trách nhiệm phải hiện rõ. Nếu từ chối một yêu cầu, lý do cần dẫn tới điều kiện áp dụng và chứng cứ cụ thể, không chỉ ghi “ngoài bảo hành”. Người nhận kết quả xác nhận phần thực làm, nhưng chữ ký ấy không tự xóa các vấn đề khác của cùng đợt. Mỗi cây giữ trạng thái của riêng mình để đợt tiếp theo không kế thừa một kết luận sai.
Trước khi xác nhận kết quả xử lý, người phụ trách kiểm lại mã cây, đợt giao, mốc hợp đồng, biên bản nghiệm thu và người đã chăm giữ trong thời gian liên quan. Phản ánh nào thiếu mã cây hoặc thiếu biên bản chuyển người cần được bổ sung chứng cứ, không suy từ ngày bàn giao chung của toàn tuyến. Hồ sơ này phục vụ quyết định sau giao; nó không thay tiêu chí nghiệm thu ban đầu, cũng không quyết định khối lượng thanh toán. Cây ở từng đợt được xem theo sự kiện của chính nó, còn trách nhiệm qua mỗi lần chuyển người thể hiện bằng chữ ký và tình trạng được ghi nhận.