Gom cây từ nhiều nguồn tạo thêm lựa chọn nhưng cũng làm một đề nghị thay dễ lan sang nhiều lô. Mỗi thay đổi phải chỉ đúng cây, lô, vị trí và phần việc bị ảnh hưởng; cây đi chung xe vẫn giữ nhận diện riêng.
Tên một nguồn dự phòng không đủ để thay cho lô cây đã được duyệt trong danh mục quảng trường. Đề nghị thay cần nêu lô cũ, cây hoặc vị trí bị ảnh hưởng, lý do, lô mới, tình trạng kiểm và thời gian có thể giao. Nếu mới biết một nơi có khả năng cung cấp, hồ sơ ghi là lựa chọn đang khảo sát. Không phát lịch hoặc đưa tên nguồn mới vào danh mục đã chấp thuận khi chưa có cây thực, mẫu áp dụng và người quyết định.
| Nội dung | Lô cũ | Lô đề nghị |
|---|---|---|
| Nhận diện | Nguồn giao dịch, lô, cây và vị trí | Nguồn giao dịch, lô, cây và vị trí dự kiến |
| Quy cách và mẫu | Bản yêu cầu đã áp dụng | Kết quả kiểm theo cùng yêu cầu |
| Lịch | Điểm lấy, cây nào đã ngừng dùng hoặc còn chờ và lý do | Điểm lấy, thời gian sẵn sàng và lịch gom |
| Thương mại | Phạm vi đã thỏa thuận | Tác động giá, vận chuyển hoặc điều kiện mua |
Lô mới được kiểm theo cùng cách đo, khoảng chấp nhận và mẫu cây của nhóm vị trí. Khác nguồn không phải lý do tạo tiêu chí dễ hơn hoặc lấy một cây đẹp làm đại diện cho phần chưa kiểm. Nếu cây đề nghị thuộc nhóm khác, người kỹ thuật xem tác động và quyết định có cần thay yêu cầu. Kết quả kiểm nêu cây đã xem, cây còn chờ và sai lệch; không khẳng định toàn bộ nơi cung cấp có hàng hoặc mọi cây tại đó đều phù hợp.
Danh mục chỉ sửa phần đã có quyết định
- Mã cây hoặc số lượng được thay.
- Vị trí cũ và vị trí dự kiến nếu có điều chỉnh.
- Cây thuộc lô cũ được tiếp tục dùng, ngừng giao, để chờ hay chuyển sang vị trí khác.
- Lô mới cùng mẫu và kết quả kiểm áp dụng.
- Ngày có hiệu lực và người chấp thuận kỹ thuật, thương mại.
Nếu chỉ một phần lô bị thay, phần còn lại vẫn giữ nhận diện và lịch của lô cũ. Không đổi tên cả lô để làm tài liệu ngắn hơn. Cây thay có mã mới và lý do liên hệ với cây cũ; biên nhận cũ vẫn được giữ để biết cây nào đã thôi dùng và cây nào được thay. Khi tổng số vẫn bằng nhau, người phụ trách vẫn phải kiểm từng vị trí, vì một cây thay sai vị trí không được bù bằng cây thừa ở khu khác. Danh sách phân bổ theo cây, lô và vị trí cho thấy rõ phần đã thay và phần vẫn giữ nguyên.
Lịch gom phải được tính lại từ điểm lấy mới
Đổi nguồn có thể làm thay quãng đường, khung nhận cây, thứ tự điểm lấy, loại xe hoặc điểm gom. Người điều phối không giữ lịch cũ chỉ vì số cây không đổi. Họ xác nhận thời gian cây sẵn sàng, người giao, thời lượng kiểm và khả năng tiếp nhận tại quảng trường. Nếu lô mới làm chuyến chung không còn phù hợp, tách chuyến hoặc chuyển lịch được trình cùng tác động. Cây chưa được chấp thuận không lên xe để “đi trước làm giấy sau”.
Tại mỗi lần giao–nhận, biên nhận ghi cây, lô, tình trạng quan sát, thời điểm và người tiếp quản. Lô mới đi chung xe với lô khác vẫn có tài liệu riêng. Nếu nhãn mất hoặc cây bị chuyển nhóm, cây được tách ra để xác minh, không gán nguồn theo vị trí trên xe. Ảnh hỗ trợ nhận diện nhưng không thay chữ ký. Khi tới quảng trường, người nhận biết lô nào thay cho phần nào của danh mục và lô nào chỉ là cây chờ.
Trước lúc đóng tải, người phụ trách đối chiếu danh sách được chấp thuận với cây đang có mặt. Cây nào thuộc lô thay, cây nào giữ từ lô cũ và cây nào chỉ được đưa tới để kiểm phải được phân biệt bằng nhận diện có thể đọc tại điểm giao. Nếu thiếu chứng từ hoặc mẫu tham chiếu của một nhóm, nhóm đó chưa được xếp như khối lượng chắc chắn giao. Việc kiểm trước xe giúp tránh đến quảng trường mới phát hiện cây đúng loài nhưng sai lô hoặc sai vị trí dự kiến.
Tác động chi phí phải chỉ đúng nguyên nhân
Giá cây có thể đổi, nhưng thay nguồn còn có thể ảnh hưởng số điểm lấy, chuyến xe, lần nâng hạ hoặc thời gian giữ. Đề nghị nêu từng phần; không gom thành một khoản “đổi nguồn”. Người hiện trường xác nhận chuyến và thao tác đã làm, còn người phụ trách hợp đồng đối chiếu điều khoản cùng quyết định mua. Nếu lô dự phòng đã nằm trong giá theo thỏa thuận, không tính lại phần đã bao gồm. Nếu phát sinh chưa được chấp thuận, việc lô mới phù hợp kỹ thuật vẫn chưa đủ để thực hiện.
SADECX, khi là bên cung cấp hoặc điều phối một phần lô, có thể xác nhận cây, lô và biên nhận thuộc giao dịch đó. SADECX không tự xác nhận xuất xứ vượt quá chứng từ hiện có, không tuyên bố tồn cây khi chưa kiểm và không quyết định thay thiết kế. Bên mua cùng các đầu mối kỹ thuật, thương mại quyết định dùng lô nào cho vị trí nào. Sự thận trọng này giúp năng lực cung ứng được thể hiện qua hồ sơ cây thực, không qua lời khẳng định chung.
Sau khi lô thay được nhận, người quản lý danh mục đối chiếu vị trí đã sử dụng và phần cây còn lại. Nếu một cây được chuyển sang vị trí khác ngay tại công trường, việc chuyển đó cần người có quyền chấp thuận và được ghi lại; không sửa tên vị trí trên biên nhận ban đầu. Một xác nhận bổ sung giữ nguyên sự kiện giao và cho biết quyết định phân bổ sau đó, nhờ vậy hồ sơ cây không mất dấu chỉ vì công trường thay thứ tự trồng.
Một lần thay nguồn hoàn tất khi danh mục chỉ đúng cây mới, hồ sơ nêu rõ cây nào của lô cũ đã ngừng dùng, còn chờ hoặc được chuyển sang vị trí nào, mẫu và kết quả kiểm được giữ, lịch gom đã cập nhật, chi phí có người quyết định và biên nhận theo sát cây qua các chặng. Khi đó, nhiều nguồn là phương án có kiểm soát. Nếu còn thiếu một trong các phần trên, lô mới chỉ được ghi là phương án chờ xem xét, chưa phải khối lượng chắc chắn sẽ giao.