Thi công ngoài giờ tạo thêm ca làm, ánh sáng, bảo vệ và giới hạn tiếng ồn. Khi thanh toán, người duyệt cần tách thời gian hiện diện khỏi khối lượng đã làm, đồng thời đối chiếu khoản ngoài giờ với điều kiện thương mại đã được chấp thuận.
Một nhật ký ghi đội có mặt từ 22 giờ đến 4 giờ sáng chưa tự chứng minh sáu giờ công việc được thanh toán. Hồ sơ phải cho thấy ca đó xử lý cây nào, tại khu vực nào, thiết bị nào thực dùng, phần việc nào hoàn thành và ai xác nhận. Thời gian chờ mở cổng, chờ trả mặt bằng hoặc dừng vì tiếng ồn có thể được xử lý khác thời gian làm, tùy thỏa thuận. Vì vậy, đối soát ca đêm cần đặt nhật ký vào-ra cạnh đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và kết quả kiểm, không lấy một giấy bảo vệ làm căn cứ cho toàn bộ khối lượng.
Trước ca: biết phần việc nào đã được giao
Lệnh hoặc lịch ca nên nêu khu vực, danh sách cây hoặc vị trí, phần việc dự kiến, thiết bị, giờ được vào và giờ phải trả khu vực. Nếu kế hoạch thay đổi trong ngày, người có thẩm quyền xác nhận phạm vi mới trước khi đội làm khi có thể. Danh sách dự kiến không phải khối lượng hoàn thành; nó là căn cứ để so sự khác biệt. Nếu ca được tổ chức theo giá trọn gói, không tự tách thêm tiền ngoài giờ. Nếu hợp đồng cho phép tính theo ca hoặc phát sinh, điều kiện ghi nhận và người phê duyệt phải rõ.
Người trực của ban quản lý xác nhận đội và thiết bị vào khu vực, nhưng chữ ký này chỉ thuộc phạm vi kiểm soát ra vào. Người phụ trách cây xác nhận cây và công việc thực tế; người nhận mặt bằng xác nhận khu vực đã được trả theo yêu cầu vận hành. Có thể cùng một người giữ nhiều vai trò nếu được phân quyền, song biên bản vẫn cần nói rõ họ ký việc gì. Không dùng chữ ký mở cổng để suy phần trồng đạt, cũng không dùng chữ ký nghiệm thu cây để suy mọi thời gian chờ đều được thanh toán.
| Mốc | Nội dung ghi | Dùng để đối chiếu |
|---|---|---|
| Vào khu vực | Người, thiết bị, giờ và vị trí | Thời gian hiện diện |
| Bắt đầu việc | Cây hoặc hố đầu tiên, điều kiện ánh sáng | Phần việc thực tế |
| Dừng hoặc đổi việc | Lý do, người chỉ dẫn, thiết bị chờ | Khoản chờ hoặc phát sinh nếu có |
| Trả khu vực | Phần đã xong, phần chưa xong, người nhận | Khối lượng và lịch tiếp theo |
Trong ca: ghi cây và việc, không chỉ ghi người
Nhật ký ca cần chỉ cây hoặc vị trí, việc đã làm, thời điểm và điều kiện quan sát. Nếu trồng ba cây nhưng chỉ kiểm được hai vì ánh sáng không đủ tại vị trí còn lại, hồ sơ phải giữ hai kết quả khác nhau. Nếu thiết bị được chuyển sang hạng mục khác, thời gian đó không nên tiếp tục tính cho cây trừ khi có căn cứ phân bổ được duyệt. Khi tiếng ồn hoặc an toàn buộc dừng, người có quyền xác nhận lý do và phần cây đang ở trạng thái nào; không sửa kế hoạch thành khối lượng hoàn thành để làm số giờ khớp.
Ánh sáng có thể đủ để thực hiện một công việc nhưng chưa đủ để kết luận một tiêu chí về cây. Biên bản kiểm cần ghi điều kiện thực tế và tiêu chí chưa thể xác nhận. Phần việc đã hoàn thành về mặt thi công vẫn được xem theo hợp đồng; kết quả nghiệm thu có thể cần lần kiểm khác. Người đối soát không nên xóa toàn bộ ca chỉ vì một tiêu chí phải kiểm lại, nhưng cũng không đưa cây đó vào nhóm đã nghiệm thu đủ. Tách hai việc giúp tiền đi theo điều kiện thương mại mà không làm sai hồ sơ kỹ thuật.
Thời gian chờ chỉ được tính khi có căn cứ
Đội có thể chờ bảo vệ mở khu vực, chờ xe khác rời tuyến, chờ người trực xác nhận hạ tầng hoặc chờ thiết bị. Khoản chờ được xem theo điều khoản, nguyên nhân, thời điểm và chỉ dẫn cụ thể. Nếu nguyên nhân thuộc cách tổ chức của bên thực hiện trong phạm vi giá đã chốt, không mặc nhiên chuyển thành phát sinh. Nếu bên mua thay đổi điều kiện và hợp đồng cho phép ghi nhận, cần xác nhận của người có thẩm quyền. Nhật ký vào-ra cho biết đội ở đó bao lâu; nó không tự phân loại toàn bộ khoảng thời gian là làm việc hay chờ hợp lệ.
Tương tự, thiết bị có mặt chưa chắc đã hoạt động cho hạng mục cây. Phiếu ca nên nêu loại thiết bị, vị trí, thời gian dùng và nhóm cây phục vụ. Nếu thiết bị được điều động nhưng ca bị hủy trước giờ vào, khoản điều động được xét theo đơn hàng và thông báo hủy. Nếu thiết bị làm một phần rồi dừng, ghi phần thật sự thực hiện. Không làm tròn thành cả ca chỉ vì đơn vị cho thuê xuất phiếu cả ca; chênh lệch thương mại cần được người phụ trách hợp đồng xử lý.
Sau ca: ba chữ ký cho ba việc khác nhau
Kết thúc ca, đội thi công ghi cây và phần việc; người kiểm ghi tiêu chí và kết quả trong điều kiện quan sát; ban quản lý nhận lại khu vực vận hành. Nếu một chữ ký được ủy quyền xác nhận nhiều việc, nội dung vẫn phải tách rõ. Danh sách còn lại nêu vị trí, lý do và ca tiếp theo dự kiến. Không ghi “hoàn thành ca” nếu chỉ có nghĩa mọi người đã rời hiện trường. Đối với cây chuyển sang ca khác, giữ mã và kết quả đang có để không tính lại phần đã làm hoặc bỏ quên phần chưa kiểm.
Đề nghị thanh toán phải giải thích được chênh lệch so với lịch
Người lập hồ sơ so lịch ca với việc thực tế: cây dự kiến nhưng chưa làm, cây phát sinh được duyệt, thời gian chờ, thiết bị đổi và phần phải kiểm lại. Khối lượng đề nghị lấy từ biên bản đúng phạm vi, không từ kế hoạch. Hóa đơn và phát sinh cần viện dẫn ca, đơn đặt hàng hoặc quyết định liên quan để người duyệt nhận ra giao dịch. Việc xác định cách lập hóa đơn và nghĩa vụ thuế thuộc chức năng kế toán, thuế hoặc pháp lý được phân quyền; nhật ký hiện trường chỉ cung cấp sự kiện đã xảy ra.
Một cách rà hữu ích là chọn một ca có thay đổi và hỏi: ai cho đổi, cây nào đã làm, thiết bị dùng bao lâu, phần nào phải kiểm lại và khoản nào đang được đề nghị. Nếu hồ sơ chỉ trả lời được đội đã vào và đã ra, chưa đủ để thanh toán. Nếu trả lời được bằng nhật ký, biên bản giao nhận, biên bản kiểm và quyết định phát sinh, người duyệt có thể xử lý đúng phần đã có căn cứ. Hạn chế ngoài giờ khi ấy được phản ánh vào hồ sơ thực tế, không biến thành một khoản phụ thu chung cho mọi ca.