Điểm gom có thể đưa nhiều nguồn lên cùng một chuyến, nhưng mỗi cây vẫn phải xác định được lô, lần nhận và vị trí. Người duyệt chỉ cộng các phần đã giao hoặc đã làm đúng điều kiện, đồng thời tách cây dự phòng, cây thay và cây chuyển lô.
Một xe tới quảng trường đủ tổng số cây vẫn có thể chứa sai lô, sai quy cách hoặc một cây đã được tính ở lần giao trước. Vì vậy, hồ sơ thanh toán cần giữ mã nguồn, mã lô, số cây thực và biên nhận theo mã từ nơi xuất tới vị trí nhận. Tổng số trên phiếu xe chỉ là một lần kiểm, không thay việc xác định cây nào thuộc đơn đặt hàng và đã đáp ứng điều kiện nào. Nếu một lô bị tách, thay hoặc điều chuyển, người đối soát phải nhìn thấy quyết định và số cây còn lại trước khi cộng giá trị.
Thử ba cây trước khi nhìn tổng số
Trước khi ký, người duyệt có thể chọn một cây đã thay, một cây dự phòng và một cây giao bình thường để kiểm toàn bộ giấy tờ. Cả ba cần trả lời được cây đến từ đâu, ai nhận, đứng ở vị trí nào và khoản nào đang được đề nghị. Nếu một cây xuất hiện hai lần hoặc thiếu lần bàn giao, hồ sơ phải sửa ở sự kiện đúng chỗ, không chỉ giảm tổng số ở cuối. Cách đối soát này giữ được công sức thực tế của từng bên mà không để một chuyến gom che mất sai lệch của từng lô.
Xác định đúng lô của giao dịch
Phương án ban đầu có thể liệt kê nhiều nơi cung cấp, nhưng không phải mọi nơi đều trở thành nguồn của giao dịch. Đơn đặt hàng hoặc chấp thuận thay đổi cần nêu nhóm cây, quy cách, nguồn hoặc lô được nhận khi nội dung này là điều kiện thương mại. Nguồn dự phòng chỉ được tính khi cây thực đã được duyệt, giao và đáp ứng điều kiện ghi nhận. Không cộng một khoản “giữ nguồn” hoặc “dự phòng” nếu thỏa thuận không có dịch vụ đó và không có sự kiện thực tế được xác nhận.
Tại nơi xuất, phiếu nhận ghi mã cây hoặc dấu nhận diện, mã lô, số lượng và tình trạng. Tại điểm gom, người phụ trách xác nhận cây nào vào chuyến nào, cây nào bị tách và cây nào đổi nhãn. Nếu nhãn đổi, giữ mã cũ, mã mới và người xác nhận. Tại quảng trường, biên bản giao nhận nêu số cây thực theo lô và điểm nhận. Chuỗi giấy này giúp người duyệt nhận ra một cây, nhưng kết quả kỹ thuật tại vị trí vẫn cần biên bản nghiệm thu riêng nếu hợp đồng yêu cầu.
Điểm gom phải giữ được nhận diện của từng cây
Sau khi dỡ, danh sách phân bổ ghi cây nào tới vị trí nào, kể cả cây còn ở điểm giữ. Nếu đổi vị trí, ghi quyết định và vị trí mới, không sửa mất thông tin cũ. Một cây không thể cùng lúc xuất hiện ở hai hố hoặc vừa là cây dự phòng vừa là cây đã giao. Người đối soát chọn một số cây ở mỗi lô để so biên nhận nguồn, điểm gom, điểm dỡ và vị trí. Nếu không xác định được cây thuộc lô nào, tách cây đó để làm rõ thay vì phân bổ theo tỷ lệ cho đủ tổng.
- Nguồn và lô của cây thực trong từng lần giao.
- Biên nhận ở nơi xuất, điểm gom và quảng trường.
- Danh sách cây theo vị trí, cây thay và cây dự phòng.
- Nghiệm thu hoặc chấp thuận ngoại lệ theo đúng cây.
- Hóa đơn, phát sinh và pháp nhân theo giao dịch đã ký.
Nhiều nguồn không có nghĩa được bù chất lượng hoặc quy cách bằng số lượng. Cây của lô A đạt không bù cho cây lô B bị từ chối, dù tổng số cây bằng đơn hàng. Phần được ghi nhận theo kết quả và điều kiện của đúng cây hoặc nhóm cây. Nếu bên mua chấp thuận một ngoại lệ về quy cách, quyết định cần nêu cây, vị trí và ảnh hưởng thương mại. Người nghiệm thu không tự giảm giá; người thương mại không tự đổi kết luận kỹ thuật chỉ để khớp hóa đơn.
| Trường hợp | Cách ghi | Rủi ro nếu gộp |
|---|---|---|
| Cây đúng lô, đã nhận | Mã cây, lô, vị trí, chữ ký nhận | Thấp khi đủ điều kiện hợp đồng |
| Cây thay | Mã cũ, mã mới, lý do và quyết định | Tính cả hai cây |
| Cây dự phòng chưa dùng | Nơi giữ và phạm vi thỏa thuận | Cộng vào số đã giao |
| Cây lệch quy cách | Kết quả kiểm và hướng xử lý | Lấy tổng số che sai lệch |
Cây thay và cây điều chuyển dễ bị tính hai lần
Khi cây bị rút khỏi vị trí, hồ sơ ghi cây cũ đã được nhận tới đâu, phần việc nào đã làm, lý do thay và cách xử lý giá trị theo hợp đồng. Cây mới có biên nhận và nghiệm thu riêng. Nếu thay trong nghĩa vụ không làm tăng khối lượng, không cộng cây mới như một đơn vị bổ sung. Nếu cây cũ được chuyển sang vị trí khác sau khi có chấp thuận, giá trị của nó chỉ được ghi ở phạm vi thực tế cuối cùng, còn chi phí di chuyển hoặc làm lại phải có căn cứ riêng nếu được đề nghị.
Trường hợp cây dự phòng được giữ tại điểm gom cũng cần ranh giới rõ. Nếu bên mua chưa nhận cây và hợp đồng không quy định phí giữ, không đưa giá trị cây vào khối lượng đã giao. Nếu có dịch vụ giữ hoặc quyền sở hữu chuyển tại một mốc khác, áp đúng điều khoản và biên nhận. Việc cây có tên trong danh sách chuẩn bị không đồng nghĩa đã phát sinh thanh toán. Khi cây dự phòng được dùng thay, lập lần bàn giao mới, đồng thời cập nhật cây ban đầu để không còn xuất hiện trong số được đề nghị.
Chứng từ đi theo pháp nhân của giao dịch
Cây có thể xuất phát từ nhiều vườn hoặc đơn vị, trong khi bên bán theo hợp đồng là một pháp nhân; cũng có trường hợp bên mua ký riêng với nhiều bên. Người đối soát không suy cấu trúc hóa đơn chỉ từ tên nguồn trên nhãn cây. Hóa đơn và phát sinh phải theo quan hệ giao dịch, đơn đặt hàng và quy định áp dụng. Bộ phận kế toán, thuế hoặc pháp lý được phân quyền quyết định cách lập, thuế suất, điều chỉnh và kê khai; đội nguồn cây cung cấp biên nhận thực tế, không tư vấn thay chức năng đó.
Chốt theo từng lô và từng phần việc
Bản tổng hợp nên chỉ ra số đặt, số xuất, số nhận, số đạt điều kiện, số bị từ chối, số thay và số chưa dùng của từng lô. Chênh lệch nào cũng cần lý do cùng giấy xác nhận; không đẩy chênh lệch vào một mục điều chỉnh chung. Nếu hợp đồng thanh toán theo phần cung cấp và phần trồng riêng, giữ hai kết quả riêng. Nếu một lô đã giao nhưng chưa nghiệm thu phần trồng, người duyệt áp điều kiện của phần cung cấp mà không mặc nhiên ghi cả công trồng.