Đủ tên giấy tờ chưa chắc đã đủ căn cứ thanh toán. Người đối soát cần xác định cây và công việc thực tế, điều kiện nghiệm thu, thay đổi được duyệt và tham chiếu giữa các chứng từ, rồi chuyển vấn đề thuế cho đúng chức năng.
Một bộ hồ sơ có đơn đặt hàng, biên bản và hóa đơn vẫn có thể không khớp cây thực đã giao cho quảng trường. Số cây có thể đúng nhưng khác quy cách; biên bản có chữ ký nhưng chỉ xác nhận nhận xe ở cổng; hóa đơn có đủ thông tin nhưng viện dẫn đợt khác. Người đối soát cần bắt đầu từ cây và phần việc thực tế, sau đó so điều kiện thương mại và chứng từ. Hóa đơn là một phần của giao dịch, không thay biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu và cũng không tự quyết định khoản nào được thanh toán.
Xác định phạm vi đang đề nghị trước khi kiểm giấy
Hồ sơ phải nói rõ lần đề nghị này gồm phần cung cấp cây, vận chuyển, trồng, hoàn trả, chăm sóc hay một tổ hợp theo hợp đồng. Mỗi phần có thể có mốc xác nhận khác nhau. Nếu chỉ giao cây tới điểm tập kết, chữ ký nhận không tự chứng minh phần trồng đã hoàn thành. Nếu cây đã trồng nhưng còn sai lệch chờ xử lý, nghiệm thu cần nói đúng phạm vi đã đạt. Người lập hồ sơ không nên dùng tên hạng mục chung để che việc một phần đã xong và một phần chưa đủ điều kiện.
Đơn đặt hàng và phụ lục đang hiệu lực là căn cứ xem mua gì, đơn vị tính, giá, mốc thanh toán và người có quyền duyệt thay đổi. Nếu có nhiều phiên bản, người phụ trách chỉ rõ bản nào áp dụng cho đợt giao. Không sửa lại đơn cũ sau khi sự kiện xảy ra mà không có dấu vết phê duyệt. Trường hợp mã hạng mục giữa hai bên khác nhau, bảng quy đổi được xác nhận cần mô tả tên cây hoặc dịch vụ dễ hiểu, tránh để người duyệt phải đoán một ký hiệu đang nói tới phần nào.
| Giấy tờ | Câu hỏi chính | Điểm cần khớp |
|---|---|---|
| Đơn đặt hàng | Đã thỏa thuận mua và trả theo điều kiện nào? | Pháp nhân, hạng mục, đơn vị, phiên bản |
| Biên bản giao nhận | Cây nào đã tới điểm nào, ai nhận? | Đợt, số cây, tình trạng, chữ ký |
| Hồ sơ nghiệm thu | Cây hoặc việc nào đã được kiểm và đạt gì? | Vị trí, tiêu chí, sai lệch |
| Hóa đơn, phát sinh | Giao dịch nào được ghi nhận hoặc điều chỉnh? | Tham chiếu, giá trị, phê duyệt liên quan |
Thực giao và nghiệm thu phải được đọc riêng
Biên bản giao nhận xác nhận cây tới điểm đã thỏa thuận, còn hồ sơ nghiệm thu xác nhận tiêu chí của cây hoặc phần việc tại phạm vi kiểm. Hai mốc có thể cùng ngày nhưng không phải cùng ý nghĩa. Người đối soát so số cây, mã lô, vị trí và kết quả. Cây bị trả lại, thay hoặc điều chuyển cần giấy riêng. Nếu hợp đồng cho phép thanh toán phần cung cấp khi nhận và phần trồng khi nghiệm thu, hai giá trị được tách. Nếu không cho phép, biên bản giao vẫn là bằng chứng thực tế nhưng chưa tự tạo khoản đến hạn.
Sai lệch cần được khoanh bằng cây hoặc phần việc, không chỉ ghi hồ sơ “chưa đủ”. Có thể thiếu chữ ký đúng thẩm quyền, nhầm đợt, lệch đơn vị tính, sai số cây hoặc chưa có quyết định cho phát sinh. Người phụ trách nêu tài liệu cần bổ sung và khoản bị ảnh hưởng. Phần khác đã đủ căn cứ có thể được xử lý nếu hợp đồng cho phép. Không lập lại biên bản hiện trường với ngày mới chỉ để số liệu trùng hóa đơn; mọi điều chỉnh cần phản ánh đúng sự kiện và có người chịu trách nhiệm.
Phát sinh chỉ vào hồ sơ sau khi có căn cứ
Đổi quy cách, thêm chuyến, đổi điểm giao, làm ngoài giờ hoặc xử lý mặt bằng có thể thay đổi giá trị, nhưng không phải thay đổi nào cũng là khoản được thanh toán. Người đối soát xem chỉ dẫn, phạm vi thực hiện, số lượng, đơn giá hoặc cách tính và phê duyệt theo hợp đồng. Nếu bên thực hiện thay đổi cách tổ chức trong giá đã chốt, không tự tạo khoản mới. Nếu bên mua yêu cầu thêm việc và đúng thủ tục, hồ sơ phát sinh phải gắn với biên bản thực tế. Không đưa một ước tính chưa làm vào hóa đơn chỉ vì kế hoạch đã được bàn.
Hóa đơn và phát sinh, cùng hồ sơ nghiệm thu, nên có cùng tham chiếu giúp nhận ra giao dịch nhưng không cần dùng một tên gọi máy móc. Có thể viện dẫn số đơn hàng, đợt, khu vực và biên bản liên quan, miễn người duyệt xác định được phần cây và công việc. Nếu hóa đơn gộp nhiều đợt, bảng kèm cần chỉ giá trị của từng phạm vi đã đủ điều kiện. Nếu một biên bản bao phủ nhiều hạng mục, người lập phải tách phần đang đề nghị. Mục tiêu là không tính thiếu, không tính lặp và không dùng một chữ ký cho việc nó không xác nhận.
VAT và thuế cần chuyển đúng người có thẩm quyền
Việc xác định thời điểm lập hóa đơn, hạng mục chịu thuế, thuế suất, nội dung điều chỉnh hay cách kê khai thuộc bộ phận kế toán, thuế hoặc pháp lý được doanh nghiệp phân quyền và phải theo quy định đang áp dụng. Người giao cây, đội thi công và người nghiệm thu chỉ xác nhận sự kiện trong phạm vi họ trực tiếp biết. Họ không nên tự đưa ra kết luận thuế để hoàn thiện bộ hồ sơ. Khi có chênh lệch, các bên cung cấp đơn hàng, biên bản, phát sinh và sự kiện thực giao để chức năng có thẩm quyền quyết định cách xử lý.
- Pháp nhân và phạm vi đúng với đơn đặt hàng đang hiệu lực.
- Cây thực, điểm nhận và người ký trong biên bản giao nhận.
- Vị trí, tiêu chí và kết quả trong hồ sơ nghiệm thu.
- Phát sinh có việc thực tế và phê duyệt đúng thẩm quyền.
- Hóa đơn viện dẫn được giao dịch mà không thay kết luận hiện trường.
Khoản giữ lại và bảo hành không nên lẫn với VAT
Nếu hợp đồng có khoản giữ lại, điều kiện giải ngân hoặc nghĩa vụ bảo hành, người đối soát áp đúng điều khoản và mốc liên quan. Khoản giữ lại không tự thay đổi doanh thu hoặc nghĩa vụ thuế; cách xử lý kế toán và thuế phải do chức năng được phân quyền xem xét. Tương tự, việc còn thời hạn bảo hành không có nghĩa mọi khoản thanh toán đều phải chờ nếu hợp đồng không quy định. Người duyệt thương mại nhìn điều kiện thanh toán, còn phiếu bảo hành ghi sự kiện sau giao. Hai hồ sơ có thể dẫn chiếu nhau nhưng không thay vai trò.
Trước khi trình ký, nên thử đối chiếu một cây bình thường, một cây thay và một phát sinh. Với mỗi trường hợp, phải tìm được đơn đặt hàng, lần giao, vị trí, nghiệm thu, quyết định thay đổi và khoản đề nghị mà không gặp hai con số mâu thuẫn. Chênh lệch cần được giải thích bằng sự kiện và người ký, không bằng ghi chú chung. Khi hồ sơ thực giao đã rõ, bộ phận được phân quyền mới có căn cứ xem hóa đơn và thuế. Trình tự này giữ quyết định thanh toán gần với công việc thật mà không biến đội cây thành người tư vấn thuế.
Nếu SADECX tham gia cung cấp cây hoặc thực hiện phần việc được ghi trong đơn hàng, SADECX cần bàn giao chứng từ đúng phần thực tế đó: cây, lô, điểm giao, biên bản và phát sinh đã được chấp thuận. SADECX không thay ban quản lý xác nhận mặt bằng, không thay tư vấn hoặc người nghiệm thu ngoài phạm vi, và không quyết định nghĩa vụ thuế của bên mua. Việc phân đúng vai trò làm bộ hồ sơ dễ kiểm hơn: người hiện trường xác nhận sự kiện, người thương mại đối chiếu điều kiện, còn chức năng kế toán, thuế hoặc pháp lý xử lý phần thuộc thẩm quyền.