Giao nhiều đợt giúp công trường nhận cây theo mặt bằng, nhưng con số cuối không thể chỉ là tổng các phiếu xe. Người đối soát cần biết từng đợt đã giao cây nào, ở đâu, phần việc nào được nghiệm thu và cây nào được chuyển, thay hoặc trả lại.
Thanh toán cho nhiều đợt giao không nên bắt đầu bằng việc cộng toàn bộ số lượng trên phiếu xe. Trước hết cần xác định từng đợt đã đưa cây nào tới điểm nhận, ai ký, cây được đặt ở đâu và phần việc nào thực sự hoàn thành. Một cây giao ở đợt đầu nhưng bị trả lại rồi xuất hiện trong đợt sau chỉ được ghi nhận theo sự kiện và điều kiện thanh toán của hợp đồng, không được tính hai lần. Biên bản và sai lệch riêng cho từng đợt giúp người duyệt biết khoản nào đủ căn cứ, khoản nào đang chờ làm rõ.
Tạo ranh giới rõ cho từng lần giao
Mỗi đợt nên có ngày, điểm giao, danh sách cây hoặc mã lô, số lượng thực, tình trạng khi nhận và người ký. Nếu cây chỉ tới điểm tập kết, biên bản không nên ghi như đã tới vị trí trồng. Nếu cùng ngày có hai xe nhưng thuộc hai đợt thương mại khác nhau, giấy nhận cần chỉ đơn đặt hàng và phạm vi tương ứng. Ngược lại, một đợt có thể đi nhiều xe nhưng vẫn phải cộng từ cây thực đã nhận, không từ số chuyến. Ranh giới này là nền để xét khối lượng, chưa phải kết luận nghiệm thu phần trồng.
Phần cung cấp cây, vận chuyển, trồng, hoàn trả mặt bằng và chăm sóc ban đầu có thể có điều kiện ghi nhận khác nhau. Người đối soát tách chúng theo hợp đồng và biên bản thực tế. Cây đã nhận nhưng chưa trồng chỉ chứng minh phần giao tới điểm đã thỏa thuận; không mặc nhiên đưa toàn bộ phần thi công vào thanh toán. Tương tự, cây đã trồng nhưng còn tiêu chí chưa nghiệm thu cần giữ đúng trạng thái và giá trị theo điều khoản. Không dùng chữ ký bảo vệ tại cổng thay cho chữ ký kỹ thuật tại vị trí.
| Câu hỏi | Giấy tờ cần xem | Điểm thường sai |
|---|---|---|
| Đặt gì? | Đơn đặt hàng, phụ lục đang hiệu lực | Dùng nhầm phiên bản hoặc sai phạm vi |
| Nhận gì? | Biên bản giao nhận và danh sách cây thực | Cộng cây trả lại hoặc chuyển đợt |
| Làm gì? | Nhật ký, nghiệm thu theo vị trí | Gộp giao cây với phần trồng |
| Thay đổi gì? | Phê duyệt phát sinh, biên bản sai lệch | Tính khoản chưa được chấp thuận |
Cây chuyển đợt phải giữ cả hai lần nhận
Khi mặt bằng chưa sẵn, một số cây có thể được đưa về điểm giữ, chuyển sang khu khác hoặc lùi sang đợt sau. Hồ sơ cần ghi lần nhận đầu, nơi cây được giữ, quyết định điều chuyển và lần bàn giao tiếp theo. Không xóa cây khỏi đợt cũ rồi thêm vào đợt mới mà mất dấu việc đã phát sinh. Tuy nhiên, giá trị thanh toán chỉ được tính theo điều kiện hợp đồng đã đáp ứng, không theo số lần cây được bốc dỡ. Nếu có chi phí giữ hoặc vận chuyển lại, đó là khoản riêng cần căn cứ và phê duyệt phù hợp.
Cây bị từ chối hoặc thay cũng cần mã cũ, lý do, người quyết định và mã cây thay. Cây cũ không được tính là cây hoàn thành chỉ vì từng có mặt trên xe; cây thay không được cộng thêm nếu nó thực hiện đúng nghĩa vụ thay thế không làm tăng khối lượng theo thỏa thuận. Nếu thay đổi quy cách hoặc giá trị, phụ lục hay quyết định thương mại cần nói rõ. Người nghiệm thu mô tả cây và kết quả kỹ thuật, còn người duyệt thanh toán áp điều khoản; hai vai trò không nên ký thay nhau.
Sai lệch được giải quyết ở đúng đợt
Một thiếu hụt ở đợt thứ hai không nên làm mất căn cứ của đợt thứ nhất đã được nhận đủ, trừ khi hợp đồng buộc nghiệm thu toàn bộ. Ngược lại, số cây dư ở đợt sau không tự bù cho cây khác quy cách ở đợt trước. Biên bản sai lệch cần ghi cây hoặc vị trí, việc cần làm, người phụ trách và lần xác nhận lại. Khi đã xử lý, lập kết quả mới dẫn lại biên bản cũ thay vì sửa nội dung đã ký. Nhờ vậy, người đối soát có thể tách khoản đủ căn cứ khỏi phần còn phải làm rõ.
Tổng hợp thanh toán nên xuất phát từ từng đợt đã được xác nhận, sau đó loại cây trả lại, cây tính trùng, phần việc chưa nghiệm thu và khoản phát sinh chưa được duyệt. Khối lượng thực của lần đề nghị phải nhận ra được từ các biên bản ấy. Nếu hợp đồng cho phép nghiệm thu hoặc thanh toán từng phần, ghi rõ phạm vi của lần đề nghị này. Nếu chỉ thanh toán khi hoàn tất toàn bộ, các biên bản đợt vẫn là căn cứ chứng minh thực giao nhưng chưa tự tạo quyền thanh toán. Cách xử lý phải theo điều khoản đang hiệu lực, không áp một công thức chung cho mọi dự án quảng trường.
Hóa đơn phải khớp giao dịch đã được đối soát
Hóa đơn và phát sinh cần viện dẫn được đơn đặt hàng, đợt hoặc phạm vi đã được duyệt. Nếu số lượng, đơn vị tính, tên hạng mục hoặc pháp nhân khác hồ sơ thực giao, người phụ trách thương mại làm rõ trước khi trình. Không tạo lại biên bản kỹ thuật chỉ để làm số liệu bằng nhau. Việc xác định thời điểm lập hóa đơn, thuế suất, điều chỉnh hoặc kê khai thuộc bộ phận kế toán, thuế hoặc pháp lý được phân quyền theo quy định áp dụng; đội hiện trường chỉ xác nhận phần cây và công việc họ đã thấy.
- Danh sách cây thực và điểm giao của từng đợt.
- Biên bản giao nhận có người ký đúng phạm vi.
- Kết quả nghiệm thu riêng cho phần trồng hoặc phần việc khác.
- Cây trả lại, thay, chuyển đợt và quyết định liên quan.
- Phát sinh được chấp thuận trước khi đưa vào đề nghị thanh toán.
Trước khi gửi hồ sơ, người phụ trách nên so tổng số cây theo đơn đặt hàng với ba nhóm: đã nhận đủ điều kiện, đã nhận nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận, và chưa nhận hoặc đã trả. Sau đó kiểm phần việc đi cùng từng nhóm, tránh cộng cả cây lẫn công trồng khi chỉ có biên bản tại cổng. Các biên bản cần thống nhất mã đợt hoặc có bảng quy đổi được xác nhận. Nếu một cây không xác định được đợt hoặc vị trí, cần làm rõ bằng người nhận và chứng từ gốc, không phân bổ ước để số tổng tròn.
Ký theo phần đã đủ căn cứ
Người duyệt thanh toán cần thấy đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu thuộc phạm vi, các quyết định thay đổi và bản tổng hợp không tính lặp. Khoản chưa rõ được nêu bằng cây, đợt, giá trị và giấy tờ cần bổ sung; không giữ toàn bộ hồ sơ ở một câu chung nếu hợp đồng cho phép tách. Khi SADECX cung cấp cây hoặc thực hiện một phần việc đã thỏa thuận, SADECX cung cấp bằng chứng cho phần thực tế đó. Quyền xác nhận thanh toán, hóa đơn và nghĩa vụ thuế vẫn thuộc người được các bên phân quyền, không chuyển sang người giao cây hoặc người kiểm tại hiện trường.