Mưa không làm thay đổi cây đã đặt theo cảm tính, nhưng có thể làm thay đổi thời điểm giao, khả năng đưa xe vào và điều kiện đặt bầu xuống hố. Quy cách cần tách rõ đặc điểm của cây với điều kiện hiện trường để bên mua biết lúc nào có thể nhận, lúc nào phải hoãn và ai quyết định lịch thay thế.
Một cây đúng chiều cao và đường kính vẫn có thể chưa nên đưa vào quảng trường nếu nền, hố hoặc nơi chờ không đủ điều kiện tiếp nhận sau nhiều ngày mưa. Bên mua vì vậy cần xác nhận hai nhóm thông tin trước khi đặt hàng: quy cách nào thuộc bản thân cây và điều kiện nào thuộc thời điểm giao, trồng. Cách tách này tránh việc hạ tiêu chí cây chỉ vì mặt bằng chậm, đồng thời tránh ép giao một cây đạt quy cách vào nơi đang có nguy cơ làm hỏng bầu, lún nền hoặc kéo dài thời gian chờ.
| Đối tượng | Điều cần quan sát | Quyết định có thể đưa ra |
|---|---|---|
| Cây và bầu | Quy cách, tình trạng tán, thân, bầu và cách bảo vệ | Nhận cây, yêu cầu chỉnh sửa hoặc thay cây |
| Hố trồng | Nước, thành hố, kích thước và khả năng thao tác | Trồng theo kế hoạch hoặc chờ xử lý hố |
| Nền và tuyến vào | Độ ổn định bề mặt, khả năng xe và thiết bị hoạt động | Cho phương tiện vào, đổi cách tiếp cận hoặc hoãn |
| Nơi chờ | Chỗ đặt cây, thoát nước, bảo vệ và người chăm giữ | Cho cây chờ có điều kiện hoặc không đưa cây tới |
Quy cách cây không thay theo dự báo thời tiết
Danh mục đặt hàng vẫn cần cách đo, khoảng chấp nhận và ảnh hoặc mẫu đối chiếu. Chiều cao, đường kính thân, kích thước bầu, đặc điểm tán hay yêu cầu khác phải được mô tả theo phương pháp mà các bên có thể cùng kiểm. Dự báo mưa không phải lý do để dùng một cây thấp hơn, bầu nhỏ hơn hoặc khác mẫu mà không có chấp thuận. Nếu đề xuất thay quy cách để phù hợp thiết bị hay tiến độ mới, người có thẩm quyền cần xem cây cụ thể, vị trí dự kiến và tác động trước khi quyết định.
Điều có thể thay đổi là thời điểm kiểm và điều kiện quan sát. Bầu cây vừa qua mưa có thể bám đất ướt, lớp bọc có thể che khuất một phần, còn tán có thể được bó để vận chuyển. Biên nhận tại nơi lấy cây nên ghi những gì đã thấy được và phần nào phải xem lại khi tháo bảo vệ tại vị trí trồng. Không kết luận tình trạng bên trong bầu chỉ từ bề mặt ướt. Nếu có dấu hiệu bất thường, cây được tách riêng để người phụ trách chuyên môn xem xét thay vì suy đoán tại cổng.
- Cách đo và khoảng chấp nhận của từng thuộc tính cây.
- Điều kiện bầu phải được bảo vệ trong lúc chờ và vận chuyển.
- Người kiểm trạng thái hố, nền, tuyến tiếp cận và nơi đặt cây tạm.
- Mốc xác nhận tiếp tục hoặc hoãn trước khi xe rời nơi lấy cây.
- Cách sắp lại lịch và thông báo cho các bên khi điều kiện thay đổi.
Quyết định tiếp tục dựa trên hiện trạng, không dựa vào một câu “trời đã tạnh”
Mưa dừng không có nghĩa trạng thái nền quảng trường đã phù hợp cho xe hoạt động hoặc hố đã sẵn sàng. Trước giờ xe đi, người quản lý mặt bằng cần xác nhận khu nhận cây, tuyến hoạt động và hố dự kiến; đơn vị giao xác nhận tình trạng cây, bầu cùng phương tiện; đội trồng xác nhận nhân lực, thiết bị và khả năng xử lý sau khi nhận. Nếu một phần chưa đạt, các bên xác định có thể đổi giờ, đổi điểm bàn giao hay phải lùi cả đợt. Người xác nhận phải đúng thẩm quyền đã thống nhất, tránh để tài xế hoặc bảo vệ tự quyết.
Ảnh hiện trạng có ích khi gắn đúng khu vực và thời điểm, nhưng ảnh không thay cho quyết định của người chịu trách nhiệm. Một góc nền khô không đại diện toàn tuyến. Một hố không đọng nước cũng không chứng minh các hố khác sẵn sàng. Khi chỉ một khu có thể tiếp nhận, bên mua cần chỉ rõ cây nào đi trước, cây nào chờ và biên nhận nào áp dụng cho phần đã giao. Không chuyển cây sang vị trí khác chỉ để tận dụng chuyến xe nếu thiết kế hoặc người có thẩm quyền chưa chấp thuận.
Bảo vệ bầu và cây trong khoảng chờ
Nếu lịch bị lùi khi cây chưa rời nơi cung cấp, trách nhiệm chăm giữ thường tiếp tục tại đó theo thỏa thuận. Nếu cây đã tới điểm giao hoặc điểm chờ, hồ sơ cần xác định ai tiếp quản, chỗ đặt cây, cách thoát nước, bảo vệ bầu, duy trì cây và thời gian dự kiến. Không mặc nhiên coi thời gian chờ là vô hạn. Khi điều kiện kéo dài hơn dự kiến, người có chuyên môn cần kiểm lại cây thực trước ngày trồng và xác nhận cây còn phù hợp; bộ phận thương mại xử lý tác động chi phí theo thỏa thuận riêng.
Trường hợp tiếp tục có điều kiện cần được mô tả cụ thể hơn một lời đồng ý chung. Ví dụ, xe có thể giao tới điểm cứng nhưng chưa đưa cây tới hố; hoặc một khu đã hoàn thành thoát nước trong khi khu khác còn chờ. Bên mua phải biết điểm giao tạm có nằm trong phạm vi đã đặt hay không, ai chịu việc đưa cây tiếp và khi nào kiểm lần nữa. Nếu phát sinh thiết bị hay chăm giữ, không tự cộng vào khối lượng mà chưa có chấp thuận thương mại.
Lịch thay thế phải gắn với cây và khu vực cụ thể
Khi hoãn, lịch mới không nên chỉ ghi một ngày dự kiến. Cần nêu điều kiện để xác nhận lại: hố đã được xử lý, nền và tuyến đã được người phụ trách chấp nhận, nơi nhận sẵn sàng, cây được kiểm lại nếu đã chờ lâu, và sự kiện ở quảng trường không xung đột. Đơn vị cung cấp xác nhận khả năng giao của những cây đã đặt; bên quản lý mặt bằng xác nhận thời gian sử dụng khu vực. Nếu cây không còn phù hợp sau thời gian chờ, việc thay cây được xem xét theo quy cách ban đầu, không tự đổi tiêu chí.
Mỗi lần giao cần ghi cây nào thực sự tới, tình trạng khi nhận, vị trí tiếp quản và phần việc còn lại. Việc hoàn trả mặt bằng được xác nhận bằng khu vực đã dọn, biện pháp bảo vệ còn duy trì và thời điểm bàn lại theo yêu cầu vận hành. Các xác nhận giao cây và hoàn trả mặt bằng không thay cho nghiệm thu cây tại vị trí. Khi đợt giao bị chia vì mưa, mỗi phần có phạm vi riêng để tránh sau đó coi tất cả cây là đã giao, đã trồng hoặc đã nghiệm thu chỉ vì chúng cùng thuộc một đơn hàng.
SADECX chỉ xác nhận phần việc thuộc phạm vi được giao
Khi tham gia cung cấp, điều phối hoặc bàn giao cây theo phạm vi đã thống nhất, SADECX có thể cung cấp thông tin cây, quy cách, tình trạng lúc giao và chứng cứ của phần việc mình thực hiện. Quyết định cho phương tiện vào, chấp nhận hiện trạng nền, thay thiết kế, nghiệm thu hạng mục khác hay phê duyệt chi phí thuộc đúng chủ thể được phân quyền. Nếu SADECX không phụ trách thi công nền hoặc hố, việc ghi nhận hiện trạng không đồng nghĩa nhận trách nhiệm cho phần đó.
Một phương án đặt hàng phù hợp cho mùa mưa giữ nguyên tiêu chí của cây nhưng bổ sung điều kiện thực hiện. Trước mỗi đợt, cây, bầu, hố, nền, tuyến và nơi chờ đều có người xác nhận; kết quả là tiếp tục, tiếp tục một phần hoặc hoãn. Khi lịch thay đổi, cây cùng khu vực bị ảnh hưởng được nêu rõ và kiểm lại ở mốc phù hợp. Nhờ vậy, tiến độ không được bảo vệ bằng cách hạ quy cách, còn cây đúng quy cách cũng không bị đưa vào mặt bằng chưa sẵn sàng chỉ vì xe đã được đặt.