Gom cây nhiều nguồn có thể thuận tiện cho giao nhận nhưng làm việc nghiệm thu tại quảng trường dễ nhầm lô. Danh mục nguồn, lô và vị trí thực tế phải được giữ tới từng cây để người kiểm biết khi nào có thể gộp kết quả, khi nào phải tách hoặc yêu cầu thay.
Nghiệm thu cây gom từ nhiều nguồn cho quảng trường phải diễn ra tại từng vị trí, với đúng nhận diện của cây đang đứng ở đó. Việc các lô đi chung xe hoặc tập kết cùng bãi không cho phép bỏ mã nguồn và mã lô khỏi danh mục. Người nghiệm thu cần biết cây này được kiểm theo mẫu hoặc yêu cầu nào, có quyết định thay lô hay không và sai lệch trước đó đã được xử lý ra sao. Nếu lô mất nhận diện, vị trí đó được giữ chờ để làm rõ. Không lấy cây đạt của nguồn A bù cho cây lệch của nguồn B, cũng không dùng một biên bản chung nếu người ký không xác định được phạm vi của từng nhóm.
- Mã nguồn, mã lô và cây hoặc nhóm cây thực tế.
- Khu, vị trí dự kiến và vị trí sau khi trồng.
- Mẫu, quy cách hoặc quyết định thay đang áp dụng.
- Ngày giao, lần bàn giao và người tiếp quản.
- Sai lệch đã ghi cùng người quyết định cách xử lý.
- Nguồn dự phòng chỉ được dùng sau khi có chấp thuận riêng.
Giữ nhận diện tới hố, không dừng ở bãi gom
Tại nơi tập kết, mỗi lô có biên nhận và khu giữ riêng hoặc cách đánh dấu đủ để người sau nhận ra. Khi cây được phân lên chuyến cuối, danh mục ghi khu nhận và thứ tự dỡ, nhưng vị trí trên xe không thay nhãn của cây. Nếu mất nhãn, cây được tách để xác minh trước khi trồng. Khi hai lô cùng tên cây và nhóm quy cách, mã vẫn được giữ cho tới khi nghiệm thu xong. Điều này không nhằm làm giấy tờ dày thêm; nó giúp người tại vị trí dùng đúng căn cứ và biết quyết định thay nào liên quan. Ảnh toàn bãi chỉ cho biết bối cảnh, không thay ảnh của lô có sai lệch.
| Quyết định | Áp dụng khi | Cách ghi ở vị trí |
|---|---|---|
| Gộp | Các lô dùng cùng căn cứ và có thể kiểm chung | Vẫn giữ mã nguồn, lô của từng cây |
| Tách | Hình thái, khu nhận hoặc sai lệch cần xem riêng | Lập phạm vi kiểm riêng theo nhóm |
| Thay | Lô dự kiến không được dùng và lô mới đã được chấp thuận | Ghi cây cũ, cây mới và ngày quyết định |
| Dự phòng | Phương án chưa được đưa vào phần thực hiện | Không ghi như cây đã giao hoặc đã nghiệm thu |
Người có thẩm quyền quyết định gộp hai lô chỉ sau khi xác định chúng cùng hạng mục, căn cứ kiểm và phạm vi vị trí. Gộp biên bản không có nghĩa xóa khác biệt nguồn. Nếu các lô có hình thái khác nhau nhưng đều nằm trong khoảng đã duyệt, bên mua có thể phân khu để cảnh quan không bị trộn ngẫu nhiên. Nếu mục tiêu sử dụng cho phép trộn, quyết định được ghi trước. Người nghiệm thu không tự tạo một mức trung bình giữa các nguồn. Mỗi cây vẫn phải đáp ứng yêu cầu tại vị trí của nó; cây cao hơn hoặc đẹp hơn ở một khu không bù cho cây cần chỉnh ở khu khác.
Kiểm cùng tiêu chí nhưng kết luận theo từng cây
Tại hố, người nghiệm thu xác định mã cây, nguồn, lô, vị trí và phần việc. Cùng một cách đo hoặc tiêu chí được dùng cho các nguồn khi yêu cầu chung không đổi, nhưng kết quả được ghi theo cây. Nếu một thuộc tính đã kiểm trước khi trồng vì sau đó khó quan sát, ảnh và phiếu phải chỉ đúng cây. Nếu lô thay dùng căn cứ mới, ngày hiệu lực và vị trí bị tác động cần rõ. Không đổi mã trên giấy cũ để mọi tài liệu trông đồng nhất. Cây đã nghiệm thu theo căn cứ trước đó không bị viết lại, trừ khi có quyết định kiểm lại với phạm vi cụ thể.
Sai lệch được giữ ở đúng nguồn và vị trí. Người ghi mô tả điều thấy được, không tự kết luận nguyên nhân hoặc trách nhiệm. Nếu cần thay cây, quyết định nêu cây bị thay, nguồn hoặc lô mới, vị trí và người chấp thuận. Cây dự phòng chỉ trở thành cây thực giao sau khi được chọn và bàn giao; trước đó, nó không được cộng vào số đã nhận. Nếu thiếu một nguồn, bên mua có thể thu hẹp phạm vi hoặc đổi lịch thay vì đưa cây chưa duyệt vào hố. Giá, thời gian giữ phương án và trách nhiệm tài chính theo thỏa thuận, không do người nghiệm thu quyết định.
Tách việc trả quảng trường khỏi việc xử lý lô
Một lô có thể còn cây chờ xác minh trong khi khu thi công phải được dọn để quảng trường mở lại. Ban quản lý xác nhận rào, lối đi, vật liệu và thời điểm trả mặt bằng. Người phụ trách cây xác nhận vị trí nào đạt, cần chỉnh hoặc chờ. Cây chờ được bảo vệ ở nơi đã chấp thuận và có người tiếp quản; không để trong khu công cộng chỉ vì chưa quyết định xong. Chữ ký mở lại quảng trường không làm cây mất nhận diện hoặc trở thành đạt. Ngược lại, biên bản nghiệm thu cây không xác nhận thiết bị và vật liệu đã rời khu. Hai phần có thể tham chiếu cùng ca nhưng phải giữ đúng ý nghĩa.
Khi tổng hợp, bảng kê theo nguồn, lô và vị trí phải cho biết cây thực tế của mỗi nhóm đang ở đâu và kết quả nào đã được ký. Mỗi vị trí cần có mã nguồn, mã lô, biên nhận và quyết định thay tương ứng; mỗi lô cũng cần liệt kê đủ những vị trí đã dùng cây của lô đó. Nếu hồ sơ chỉ cho thấy tổng số mà không chỉ ra cây thực tế, phần thiếu cần được bổ sung trước khi hoàn tất. Không tạo mã mới sau cùng để che khoảng trống. Mọi sửa đổi nói rõ ai xác nhận, căn cứ nào được dùng và danh sách cây bị ảnh hưởng.
Hoàn tất hồ sơ mà không khẳng định quá phạm vi đã xem
Bộ hồ sơ gồm danh mục từng nguồn, biên nhận lô, quyết định gộp–tách–thay, cây dự phòng được chọn, vị trí thực tế, kết quả nghiệm thu và xác nhận trả mặt bằng. Nội dung chỉ phản ánh những cây đã giao và kiểm, không khẳng định số cây khác đang có tại nguồn hay khả năng cung ứng trong tương lai. Mỗi bên ký phần họ trực tiếp biết: nơi cung cấp xác nhận lô bàn giao, đội trồng xác nhận phần đã làm, người nghiệm thu xác nhận vị trí, ban quản lý xác nhận mặt bằng. Cách này giữ được sự khác biệt giữa các nguồn mà vẫn cho phép gộp kết quả khi căn cứ thật sự phù hợp.