Một cây mẫu đẹp ở nguồn thứ nhất không chứng minh cây cùng tên ở các nguồn khác sẽ giống nhau. Khi cây cho quảng trường phải gom nhiều nơi, bên mua cần duyệt mẫu theo nguồn hoặc nhóm lô, rồi quyết định rõ lô nào được gộp, tách, thay hay giữ làm phương án dự phòng.
Gom cây từ nhiều nguồn cho quảng trường làm tăng nguy cơ dùng một cây mẫu để đại diện cho phạm vi rộng hơn thực tế. Tên cây giống nhau không đủ để kết luận hình thái, quy cách hoặc cách chuẩn bị của các lô sẽ tương đương. Bên mua cần xác định yêu cầu chung trước, sau đó gắn từng cây mẫu với nguồn, mã lô hoặc nhóm lô mà nó được phép đại diện. Mẫu của nguồn này chỉ dùng cho nguồn khác khi người có thẩm quyền đã xem căn cứ và chấp thuận phạm vi. Quyết định gộp, tách, thay lô hay giữ nguồn dự phòng phải dựa trên tiêu chí đã thống nhất, không dựa vào việc xe nào sẵn trước. Nhờ vậy, quảng trường nhận được các nhóm cây có chủ đích thay vì một tập hợp khó kiểm soát.
Xác định phạm vi của từng cây mẫu
Mỗi cây mẫu cần mã mẫu, mã nguồn, mã lô nếu đã biết, ảnh, cách đo, khoảng chấp nhận và ngày duyệt. Nếu một nguồn có nhiều lô khác nhau đáng kể, phạm vi mẫu phải nói rõ chỉ áp cho lô nào hoặc điều kiện để mở rộng. Nếu chưa có lô cụ thể, biên bản có thể ghi mẫu cho yêu cầu mua, nhưng mọi lô thực giao vẫn phải được đối chiếu trước khi nhận. Không ghi chung “mẫu áp dụng cho toàn dự án” nếu người duyệt chỉ nhìn một cây tại một nơi. Việc giới hạn mẫu không làm quy trình mua phức tạp vô ích; nó giúp phát hiện đúng lúc khi nguồn mới cần thêm căn cứ hoặc khi một lô dự phòng không thực sự tương đương với lô đã dự kiến.
- Mã mẫu và người duyệt.
- Nguồn, lô hoặc nhóm lô được phép dùng mẫu.
- Thuộc tính, cách đo và sai số cho phép.
- Ảnh toàn cây cùng ảnh chi tiết có mốc nhận diện.
- Vị trí dự kiến tại quảng trường nếu yêu cầu khác theo khu.
- Điều kiện phải duyệt lại khi đổi nguồn hoặc đổi lô.
Yêu cầu chung cần được viết trước khi so mẫu giữa các nguồn. Bên sử dụng xác định mục tiêu cảnh quan và nhóm vị trí; người có chuyên môn chuyển mục tiêu đó thành đặc điểm có thể kiểm; nhà cung cấp trình mẫu theo cùng cách đo. Nếu mỗi nguồn tự mô tả bằng một thuật ngữ khác, bên mua phải làm rõ cách quy đổi trước khi gộp. Sai số cho phép không được nới riêng cho nguồn đang có lịch giao thuận lợi. Một đặc điểm khó đo có thể dùng ảnh hoặc mẫu đối chiếu, nhưng phải ghi phần nào được so và ai quyết định ngoại lệ. Cùng một chuẩn giúp lựa chọn nguồn dựa trên nhu cầu của quảng trường, không để đặc điểm sẵn có ở từng nơi vô tình trở thành yêu cầu mới.
So mẫu theo từng thuộc tính, không lấy trung bình giữa các nguồn
| Nội dung | Câu hỏi cần trả lời | Quyết định có thể có |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mẫu thuộc nguồn và lô nào? | Giữ riêng hoặc cho phép dùng chung phạm vi |
| Quy cách | Cách đo và sai số có cùng hay không? | Gộp, tách hoặc yêu cầu mẫu khác |
| Hình thái | Ảnh hoặc mẫu có thể đối chiếu cùng tiêu chí? | Chấp thuận, giữ chờ hoặc loại phương án |
| Vị trí | Nhóm cây phục vụ khu nào của quảng trường? | Phân khu nhận thay vì trộn ngẫu nhiên |
Không nên lấy cây cao hơn ở nguồn này bù cho cây có tán khác ở nguồn kia rồi gọi là cùng mức trung bình. Từng thuộc tính phải nằm trong khoảng đã duyệt đối với đúng nhóm vị trí. Nếu hai nguồn đều đạt nhưng hình thái khác nhau trong phạm vi cho phép, bên mua có thể quyết định phân khu để cảnh quan không bị pha trộn ngẫu nhiên. Nếu mục tiêu sử dụng cho phép trộn, quyết định phải được ghi trước khi giao. Cây chưa đạt không được đưa vào lô chỉ vì tổng số lượng còn thiếu. Khi một nguồn cần ngoại lệ, người duyệt ghi rõ mã mẫu, cây hoặc lô, khu áp dụng và giới hạn; ngoại lệ không tự lan sang nguồn còn lại.
Nguồn dự phòng cần được xem như một phương án có điều kiện, không phải lời hứa rằng cây luôn sẵn. Hồ sơ nêu nguồn nào đang được cân nhắc, mẫu nào đã xem, thông tin nào còn thiếu và mốc phải xác nhận trước khi thay lô. Nếu cây dự phòng khác hình thái, kích thước hoặc cách chuẩn bị, người có thẩm quyền quyết định có phù hợp mục tiêu quảng trường hay không. Đội mua không tự đổi nguồn chỉ để giữ lịch; đội hiện trường cũng không nhận cây chưa có căn cứ vì xe đã tới. Giá và thời gian giữ phương án thuộc báo giá hoặc thỏa thuận cụ thể, còn biên bản mẫu chỉ xác nhận phạm vi kỹ thuật đã được xem.
Kiểm đúng lô khi cây được gom về
Khi các lô tập kết, biên nhận phải giữ nguồn, mã lô, mã cây nếu có, số thực nhận và mã mẫu áp dụng. Cây từ nhiều nguồn có thể cùng xe, nhưng danh mục không được trộn thành một số tổng trước khi người nhận đối chiếu. Nhãn hoặc cách đánh dấu cần đủ bền cho chặng vận chuyển đã dự kiến; nếu mất nhận diện, cây được tách ở điểm giữ để làm rõ. Ảnh xe hoặc ảnh toàn bãi không thay ảnh gắn với lô có sai lệch. Nếu một cây được chuyển từ khu này sang khu khác trong quảng trường, vị trí mới được cập nhật nhưng nguồn và lô ban đầu vẫn được giữ. Nhờ đó, quyết định nhận, thay hoặc kiểm thêm dựa trên đúng nhóm cây.
Lịch sự kiện của quảng trường có thể buộc các nguồn giao vào những khung khác nhau. Việc thay lịch không cho phép đổi lô hoặc mẫu mà không thông báo. Mỗi chuyến cần danh mục, điểm giao, khu nhận và người xác nhận. Nếu mặt bằng chỉ sẵn sàng cho một phần, cây còn lại được giữ theo thỏa thuận và biên nhận riêng; không ghi như đã giao vào quảng trường. Khi khu vực được mở lại, ban quản lý xác nhận rào, vật liệu và lối đi, còn người kiểm cây xác nhận lô. Hai kết quả dùng cùng mã chuyến khi cần đối chiếu, nhưng một chữ ký không thay cho trách nhiệm của bên kia.
Xử lý thay mẫu hoặc thay lô có ngày hiệu lực rõ
Nếu một nguồn đổi lô sau khi mẫu đã được duyệt, người phụ trách xác định mẫu cũ còn đại diện hay phải xem cây khác. Quyết định ghi ngày hiệu lực và danh mục bị tác động. Cây đã nhận theo căn cứ cũ không bị viết lại như đã dùng mẫu mới. Nếu thay mẫu do yêu cầu quảng trường đổi, mọi nguồn liên quan phải được thông báo và có thời gian xác nhận khả năng đáp ứng; không trao đổi riêng với một nguồn rồi so giá như các phương án vẫn cùng phạm vi. Cây đang vận chuyển khi thay đổi xảy ra cần chỉ dẫn cụ thể về điểm giữ và người quyết định tiếp, tránh để đội giao tự chọn cách xử lý tại cổng.
Hồ sơ cuối gồm yêu cầu chung, biên bản và ảnh của từng cây mẫu, bảng phạm vi mẫu theo nguồn hoặc lô, danh mục cây thực giao, biên nhận từng chặng, sai lệch, quyết định gộp–tách–thay và xác nhận vị trí tại quảng trường. Trước khi hoàn tất, người phụ trách chọn ngẫu nhiên một cây trong mỗi lô để kiểm xem hồ sơ có dẫn đúng tới mẫu áp dụng và quyết định nhận hay không. Việc kiểm hồ sơ không thay kiểm cây, nhưng phát hiện sớm cây bị mất nhận diện hoặc lô được gộp sai. Bộ hồ sơ chỉ phản ánh những nguồn và lô đã được xem; nó không khẳng định tồn kho, xuất xứ hay khả năng cung ứng ngoài phạm vi có chứng cứ.