Mưa kéo dài có thể làm cây chờ lâu, bầu ẩm và mặt bằng quảng trường chưa sẵn sàng, nhưng không vì thế mà mẫu đã duyệt được thay bằng một cây thuận tiện hơn. Cần giữ yêu cầu mẫu, đồng thời xác định ai quyết định tiếp tục, tạm hoãn, bảo vệ cây và bố trí lịch thay thế.
Duyệt cây mẫu cho quảng trường trong giai đoạn mưa kéo dài cần tách hai việc: xác nhận cây mẫu đại diện cho yêu cầu nào và quyết định lô cây có nên giao hoặc trồng ở thời điểm hiện tại hay không. Mẫu vẫn phải có mã, ảnh, cách đo và sai số cho phép. Mưa không tự nới quy cách, cũng không biến cây đang có thành mẫu mới. Ngược lại, một cây đúng mẫu chưa đủ để quyết định đưa xe vào nền yếu hoặc đặt bầu xuống hố chưa sẵn sàng. Hồ sơ phải cho thấy người duyệt mẫu, người xem điều kiện hiện trường và người sắp lịch thay thế. Khi trách nhiệm được tách rõ, đội thực hiện có thể bảo vệ bầu, giữ cây và mặt bằng mà không sửa yêu cầu kỹ thuật theo áp lực tiến độ.
Duyệt mẫu trong điều kiện có thể quan sát ổn định
Cây mẫu nên được xem khi các đặc điểm cần duyệt có thể quan sát và đo một cách đáng tin cậy. Nếu mưa, lớp che hoặc bề mặt ướt làm một chi tiết khó đánh giá, biên bản ghi phần đã xác nhận và phần cần xem lại; không buộc người duyệt kết luận để kịp lịch. Ảnh mẫu cần mã cây, thời điểm, góc chụp và chú thích đặc điểm đang được minh họa. Sai số cho phép phải gắn với từng thuộc tính thay vì một câu chung rằng lô có thể khác mẫu. Cây mẫu đại diện cho phạm vi đã nêu, không đại diện cho mọi nguồn hoặc mọi tình trạng sau thời gian chờ. Việc duyệt như vậy tạo căn cứ ổn định trước khi bàn sang câu hỏi mặt bằng và thời tiết.
| Thời điểm | Cần xác nhận | Không được suy rộng |
|---|---|---|
| Duyệt mẫu | Hình thái, cách đo, mã mẫu và sai số | Mặt bằng đã sẵn sàng nhận lô |
| Trước khi giao | Tình trạng lô, bầu, tuyến vào và nơi chờ | Cây chắc chắn đạt sau thời gian chờ |
| Trước khi trồng | Hố, nền, khả năng thao tác và lịch quảng trường | Mẫu được phép đổi theo hiện trường |
Biên bản mẫu cần mô tả rõ đặc điểm giữ nguyên dù lịch đổi, chẳng hạn mã loại cây, cách đo, khoảng chấp nhận và dấu hiệu hình thái đã được duyệt. Những yếu tố có thể thay đổi theo thời điểm, như lớp che bảo vệ, độ ẩm quan sát được hoặc vị trí chờ, được ghi trong biên nhận riêng. Nếu cây mẫu phải lưu tại nơi cung cấp qua nhiều ngày mưa, ảnh cập nhật chỉ ghi tình trạng mới; ảnh đó không tự thay ảnh mẫu ban đầu. Khi có khác biệt, người có chuyên môn đánh giá xem đó là thay đổi có thể chấp nhận, dấu hiệu cần theo dõi hay lý do phải chọn mẫu khác. Mọi mẫu thay cần quyết định mới trước khi áp dụng cho lô.
Xem lô thực tế và bầu cây trước mỗi lần điều chuyển
Trước khi điều xe, bên phụ trách kiểm đúng lô dự kiến, số cây, dấu nhận diện, tình trạng quan sát được của thân, tán và bầu. Ảnh cần gắn mã lô và ngày kiểm để tránh lấy ảnh của lần trước cho một chuyến khác. Người kiểm không quy nguyên nhân chỉ từ bề ngoài, nhưng phải báo dấu hiệu ảnh hưởng khả năng vận chuyển hoặc thời gian chờ. Bảo vệ bầu được thực hiện theo phương án đã được người có trách nhiệm chấp thuận; bài toán chi phí, chăm giữ và huy động lại theo hợp đồng chứ không do người chụp ảnh quyết định. Nếu lô không thể đi theo lịch, cây được giữ ở nơi đã xác định và lịch thay thế chỉ được ban hành khi cả cây lẫn tuyến vào quảng trường đủ điều kiện xem xét.
- Mã mẫu và phạm vi lô được phép đối chiếu.
- Ảnh lô hiện tại có mã nhận diện và ngày kiểm.
- Tình trạng bầu, phần che bảo vệ và nơi giữ cây.
- Tình trạng nền, hố và tuyến tiếp cận tại quảng trường.
- Người quyết định tiếp tục, thu hẹp phạm vi hoặc tạm hoãn.
- Mốc xem lại để xây lịch thay thế theo từng khu vực.
Quảng trường có lịch sự kiện và vùng tập trung đông người nên việc hoãn một chuyến không chỉ là đổi ngày xe. Ban quản lý cần xác nhận khu nào có thể cô lập, điểm nào được giữ cây, thời điểm nào phải trả lối và khi nào mặt bằng mở lại. Nếu chỉ một phần quảng trường đủ điều kiện, danh mục được tách theo khu đã xác nhận thay vì đẩy toàn bộ lô vào cùng một ca. Cây chưa giao không được ghi như cây đã nhận; cây đã ở điểm chờ không được ghi như đã trồng. Tách rõ từng mốc giúp bên mua biết trách nhiệm chăm giữ thuộc giai đoạn nào, đồng thời tránh để quyết định vận hành quảng trường làm thay đổi âm thầm quy cách của cây mẫu.
Quyết định tiếp tục hay hoãn theo từng khu vực
Người phụ trách hiện trường căn cứ tình trạng nền, hố, tuyến tiếp cận, cây và phương án bảo vệ đã được chấp thuận để đề nghị tiếp tục, thu hẹp hoặc tạm hoãn. Người có thẩm quyền ra quyết định và ghi phạm vi cụ thể. Quyết định tiếp tục không có nghĩa mọi cây trong lô đã đạt mẫu; kết quả kiểm cây vẫn theo từng mã. Quyết định hoãn cũng không có nghĩa cây không đạt. Nếu một khu được mở còn khu khác phải chờ, lịch thay thế nêu danh mục, điểm giao và người nhận của từng khu. Những khoản chờ, chăm giữ hoặc huy động lại chỉ được xử lý theo điều khoản và chứng cứ thực tế, không suy từ một câu ghi thời tiết trong phiếu kiểm.
Lịch thay thế nên dựa trên lần xác nhận mới chứ không sao chép ngày cũ. Người lập lịch kiểm danh mục còn cần, mã mẫu đang áp dụng, tình trạng cây, khả năng tiếp cận và khoảng thời gian quảng trường cho phép. Nếu thứ tự giao đổi, biên nhận vẫn giữ đúng lô và khu dự kiến để lần sau không lẫn cây. Nếu cây phải chuyển nơi giữ, hai bên ký tình trạng tại thời điểm bàn giao. Không hứa cây thay luôn sẵn và không ghi ngày chắc chắn khi chưa có căn cứ; nhà cung cấp chỉ xác nhận phương án trong phạm vi họ có thể thực hiện, còn ban quản lý xác nhận mặt bằng và lịch sự kiện thuộc quyền quản lý của mình.
Kiểm lại sau mưa mà không viết lại lịch sử mẫu
Sau thời gian mưa, người kiểm đối chiếu mẫu đã duyệt với đúng cây hoặc lô dự kiến giao. Họ ghi tình trạng hiện tại, phần thay đổi so với lần kiểm trước và giới hạn quan sát. Nếu cần chấp nhận ngoại lệ, quyết định phải nói rõ cây, khu vực, lý do và việc có áp cho lần giao tiếp theo hay không. Không sửa biên bản mẫu cũ để làm khác biệt biến mất. Nếu chọn mẫu mới, ngày hiệu lực và danh mục bị tác động phải rõ. Cùng lúc, ban quản lý kiểm nền, hố, vùng đi lại và khả năng mở lại mặt bằng. Hai kết quả được đặt cạnh nhau để quyết định lịch, nhưng mỗi người vẫn ký phần thuộc trách nhiệm của mình.
Bộ hồ sơ hoàn tất gồm biên bản duyệt mẫu, ảnh mẫu, sai số cho phép, ảnh lô theo từng ngày kiểm, biên nhận nơi giữ, ghi nhận tình trạng nền và hố, quyết định tiếp tục hoặc hoãn, cùng lịch thay thế đã được xác nhận. Hồ sơ không dùng ảnh mưa để khẳng định nguyên nhân hư hại khi chưa có căn cứ, không dùng mẫu để bảo đảm cả lô và không dùng việc quảng trường mở lại để suy cây đã đạt. Giá trị của bộ hồ sơ nằm ở chỗ mỗi quyết định có đúng cây, đúng khu, đúng thời điểm và đúng người chịu trách nhiệm, nhờ đó tiến độ có thể thay đổi mà yêu cầu mẫu vẫn nhất quán.