Mẫu được duyệt ở một thời điểm chỉ xác lập mốc đối chiếu cho phạm vi đã ghi. Cây đến quảng trường ở mỗi đợt vẫn cần được kiểm theo mã mẫu, tiêu chí và giới hạn đã chấp thuận.
Rủi ro lớn của giao nhiều đợt không phải là thiếu ảnh mẫu, mà là dùng một lần duyệt ban đầu để bỏ qua khác biệt giữa các đợt sau. Bên mua cần xác nhận mẫu đại diện cho đặc điểm nào, thuộc nguồn và lô nào, áp dụng cho nhóm cây nào và trong thời gian nào. Cách đo cùng khoảng chấp nhận vẫn phải ghi riêng. Khi cây tới quảng trường, từng đợt được kiểm theo mẫu và quy cách đang có hiệu lực; kết quả của đợt trước không được dùng để nhận thay đợt sau.
Mẫu phải có căn cước và phạm vi
Biên bản duyệt mẫu nên nhận diện cây bằng mã, nguồn, lô, vị trí chụp và thời điểm. Ảnh cần cho thấy những đặc điểm thực sự được dùng để đối chiếu, không chỉ một góc thuận mắt. Nếu cần xem tán, thân, bầu hay trạng thái tổng thể, mỗi phần có ảnh hoặc mô tả phù hợp. Người duyệt ghi mẫu áp dụng cho loài, nhóm quy cách, khu vực và các đợt nào. Khi chưa có đủ căn cứ để áp dụng cho nguồn khác, phạm vi chỉ dừng ở lô đã xem.
| Nội dung | Cách ghi hữu ích | Rủi ro nếu bỏ trống |
|---|---|---|
| Đặc điểm được duyệt | Thuộc tính quan sát và cách đo cụ thể | Mỗi người nhìn một nét khác nhau |
| Khoảng chấp nhận | Giới hạn riêng cho từng thuộc tính | Cây gần giống bị coi là đương nhiên đạt |
| Phạm vi áp dụng | Nguồn, lô, nhóm cây, vị trí và đợt | Mẫu bị dùng cho phần chưa từng được xem |
| Thời điểm xem lại | Khi đổi nguồn, đổi lô, mẫu thay đổi hoặc giao kéo dài | Đợt sau không còn tương đồng với mẫu ban đầu |
Mẫu không phải một lời hứa rằng mọi cây trong lô giống hệt nhau. Mẫu giúp các bên thống nhất mức hình thái, còn cây thực phải nằm trong quy cách và khoảng chấp nhận. Một cây có thể đạt kích thước nhưng khác rõ đặc điểm đã duyệt; ngược lại, cây trông giống mẫu nhưng thiếu kích thước bắt buộc vẫn chưa đạt. Vì vậy, biên bản cần giữ cả hai phần: tiêu chí đo được và đặc điểm hình thái mà người có thẩm quyền đã chấp nhận.
Chia đợt theo khả năng nhận của quảng trường
Trước khi chốt lịch, bên mua cần chỉ số cây, vị trí và khu vực thuộc mỗi đợt. Lịch sự kiện, vùng tập trung đông người và thời gian phải trả mặt bằng quyết định quảng trường có thể nhận bao nhiêu cây, nhưng không tự thay quy cách. Nếu một đợt bị dời, cây của đợt đó vẫn giữ mã và mẫu áp dụng. Không đổi cây sang đợt khác chỉ để đủ chuyến nếu việc đổi làm xáo vị trí hoặc khiến biên nhận không còn đúng.
- Danh sách cây và vị trí của đợt giao.
- Mã mẫu cùng phiên bản quy cách đang áp dụng.
- Điểm giao, khung giờ, người tiếp nhận và thời điểm trả mặt bằng.
- Tiêu chí kiểm tại nơi lấy cây, lúc nhận và tại vị trí trồng.
- Cách xử lý cây chờ, cây sai lệch và phần phải giao bù.
Gộp hai đợt có thể phù hợp khi mặt bằng, thiết bị, người kiểm và nơi đặt cây cùng sẵn sàng. Quyết định này phải nêu cây nào chuyển lịch và ai xác nhận. Tách một đợt cũng cần xác định phần đi trước, phần còn lại và mốc kiểm kế tiếp. Không nên ghi “giao bù sau” mà thiếu cây, số lượng, vị trí và mẫu. Một lời hẹn chung rất dễ khiến đợt sau bị nhận nhầm là khối lượng mới hoặc bị bỏ khỏi phạm vi nghiệm thu.
Mỗi đợt có kết quả riêng
Tại lần giao, người kiểm đối chiếu mã cây, mẫu, quy cách và tình trạng thấy được. Cây phù hợp được ghi nhận theo vị trí tiếp quản. Cây có sai lệch được nhận diện riêng với thuộc tính chưa phù hợp; người có thẩm quyền quyết định nhận có điều kiện, yêu cầu sửa, thay cây hoặc chờ xem xét. Không lấy số cây đạt của đợt này bù cho cây thiếu của đợt khác nếu vị trí và đơn hàng chưa được điều chỉnh.
Ảnh tại lần giao nên cho thấy cây cùng mã và bối cảnh nơi nhận. Ảnh giúp đối chiếu hình thái, nhưng không thay chữ ký của người giao–nhận hoặc kết quả đo. Nếu cây đang bó tán, biên nhận ghi phần chưa thể xác nhận và mốc xem lại sau khi tháo bó. Khi điều kiện ánh sáng không phù hợp, những đặc điểm khó quan sát được kiểm ở thời điểm đã thống nhất. Phần chưa kiểm không được tự chuyển thành đạt chỉ vì phương tiện cần rời quảng trường.
Sai lệch của đợt nào được xử lý ở đợt đó
Khi một đợt có cây không phù hợp, hồ sơ cần nêu cây, vị trí, tiêu chí, kết quả, ảnh và người xử lý. Nếu cây thay thế đến ở lần sau, nó có mã mới và được kiểm như một lần giao thực. Không sửa biên nhận cũ thành cây đã đạt. Nếu việc thay ảnh hưởng tiến độ hoặc sử dụng quảng trường, bên quản lý xác nhận thời gian có thể tiếp nhận; người phụ trách thương mại xem tác động theo thỏa thuận. Đội hiện trường không tự đổi giá hoặc từ chối toàn bộ lô khi chỉ một cây có sai lệch.
Không biến duyệt mẫu thành nghiệm thu trước
Duyệt mẫu là quyết định về mốc đối chiếu, không phải nghiệm thu cây chưa giao. Người duyệt mẫu không xác nhận số lượng, tình trạng vận chuyển hay phần việc trồng trong tương lai. Nghiệm thu chỉ diễn ra trên cây và phần việc thực tế theo phạm vi được giao. Nếu mẫu được duyệt ở nơi cung cấp, biên nhận tại quảng trường vẫn phải ghi cây đã tới. Nếu cây bị hư hại trong vận chuyển, việc từng giống mẫu không làm mất quyền ghi nhận tình trạng mới.
Trong phạm vi được giao, SADECX có thể hỗ trợ nhận diện cây mẫu, ghi thông tin quy cách, điều phối và bàn giao cây. Phạm vi mẫu, quyền chấp thuận sai lệch và kết quả nghiệm thu phải do đúng người được phân quyền quyết định. SADECX không mặc nhiên xác nhận mọi cây của một nguồn đạt chỉ vì đã có một cây mẫu, cũng không nhận trách nhiệm cho vận chuyển, trồng hoặc bảo quản do bên khác thực hiện nếu phạm vi không gồm các phần ấy.
Cách quản lý nhiều đợt đáng tin cậy là giữ một mốc mẫu rõ nhưng không bỏ lần kiểm thực tế. Mỗi đợt có danh sách cây, vị trí, lịch, mã mẫu, kết quả và sai lệch riêng. Khi lịch thay đổi hoặc mẫu không còn đại diện, người có thẩm quyền xem lại trước khi giao tiếp. Nhờ vậy, quảng trường nhận được cây theo cùng một mức đã chấp thuận, còn các bên vẫn biết chính xác cây nào được nhận ở đợt nào và việc gì còn phải xử lý.