Nhiều nguồn có thể giúp đủ chủng loại nhưng cũng làm tăng số điểm bàn giao và nguy cơ lẫn lô. Trước khi hỏi giá, bên mua cần xác định cây nào có thể gom chung, cây nào phải tách và chứng từ nào đi theo từng lô.
Một chuyến xe gom đủ số lượng chưa bảo đảm các cây cùng đáp ứng quy cách và mẫu đã duyệt cho quảng trường. Bên mua cần cung cấp danh mục theo vị trí, tiêu chí kiểm, phạm vi mẫu, thời gian cần cây và điểm giao. Đơn vị báo giá phải nêu nguồn hoặc cách xác nhận lô, lịch gom từng nơi, điểm tập kết và người chịu trách nhiệm qua mỗi lần bàn giao. Nếu chưa thể xác định nguồn cụ thể, giả định đó cần được nói rõ; không dùng một giá chung rồi để việc thay lô hoàn toàn cho ngày giao.
- Sơ đồ vị trí và nhóm cây dùng tại từng khu quảng trường.
- Danh mục, số lượng, quy cách và mẫu áp dụng cho mỗi nhóm.
- Mã nguồn hoặc mã lô dự kiến cùng lịch nhận từng nơi.
- Điểm tập kết, chuyến vào công trình và người tiếp quản.
- Cách duyệt thay lô, dùng cây dự phòng và xử lý sai lệch.
Xác định cây nào có thể gom chung
Cây có thể đi cùng xe khi lịch, cách bảo vệ và điều kiện bàn giao phù hợp, nhưng hồ sơ của chúng vẫn giữ lô riêng. Mã chuyến chỉ phục vụ vận chuyển, không thay mã lô. Nếu hai nguồn dùng mẫu hoặc khoảng chấp nhận khác nhau, bên mua phải quyết định có thống nhất một bộ tiêu chí hay tách nhóm. Đơn vị báo giá không tự lấy mẫu của nguồn này đại diện nguồn khác. Tại điểm gom, biên nhận ghi cây thực, tình trạng, người giao–nhận và thời điểm để khi tới quảng trường vẫn nhận diện được từng cây.
Lịch gom cần tính từ thời điểm cây sẵn sàng ở từng nơi tới thời điểm quảng trường có thể nhận. Nếu một nguồn chậm, phương án phải nói phần còn lại đi trước, chờ hay chuyển lịch. Gộp tất cả cây vào một chuyến có thể giảm lượt xe nhưng làm tăng nhu cầu tập kết và chăm giữ; tách chuyến có thể tăng huy động. Bên mua cần biết giả định nào nằm trong giá và điều kiện nào làm thay đổi lịch hoặc chi phí. Không để tài xế quyết định bỏ lại một lô khi xe đã đến điểm nhận.
| Mốc | Thông tin cần có | Người xác nhận |
|---|---|---|
| Tại nguồn | Cây, lô, quy cách và tình trạng khi nhận | Người giao cùng người nhận cây |
| Tại điểm gom | Cây đổi xe, cách bảo vệ và cây còn chờ | Người phụ trách tập kết |
| Tại quảng trường | Vị trí, tình trạng và phạm vi giao đã hoàn thành | Người tiếp nhận theo hợp đồng |
| Tại hố trồng | Cây đúng vị trí, tiêu chí và kết quả kiểm | Người nghiệm thu được phân quyền |
Mẫu và quy cách phải áp dụng được cho từng lô
Hồ sơ hỏi giá cần nêu cách đo, khoảng chấp nhận và ảnh hoặc mẫu đối chiếu cho từng nhóm cây. Nếu mẫu chỉ được duyệt tại một nguồn, phạm vi ấy phải được ghi; cây nguồn khác cần cách xác nhận riêng. Tên loài và kích thước danh nghĩa không đủ để kết luận hai cây tương đương. Người có chuyên môn quyết định tiêu chí, còn bên cung cấp chứng minh cây thực đáp ứng. Khi một cây lệch, sai lệch thuộc cây và lô đó; không bù bằng cây đẹp hơn của nguồn khác để làm tổng thể trông phù hợp.
Không nên tính cây dự phòng như khối lượng chính khi chưa có quyết định sử dụng. Nếu bên mua muốn đơn vị cung cấp giữ sẵn một nhóm cây, cần nêu số lượng, thời gian, cách xác nhận và điều kiện thương mại. Nếu dự phòng chỉ là phương án tìm nguồn khi có sự cố, báo giá phải nói rõ mức cam kết thực tế, tránh khẳng định tồn cây khi chưa có căn cứ. Khi kích hoạt, cây mới có lần kiểm và biên nhận riêng; hồ sơ của cây bị thay vẫn được giữ để biết vì sao thay.
Phân trách nhiệm khi cây qua nhiều bên
Đơn vị tại nguồn có thể giao cho đơn vị gom, rồi một đội khác đưa vào quảng trường và đội trồng tiếp nhận tại hố. Hợp đồng cần nói đầu mối nào chịu trách nhiệm với bên mua và mốc nào chuyển việc chăm giữ, bảo vệ cùng rủi ro. Người nhận ở mỗi mốc xác nhận tình trạng thấy được, không tự kết luận nguyên nhân của một dấu hiệu. Ban quản lý quảng trường xác nhận thời gian, khu vực nhận và hoạt động công cộng phải duy trì; họ không tự duyệt đổi lô hoặc giá.
Nếu cây bị đổi nhãn tại điểm gom, biên bản phải giữ mã cũ, mã mới, lý do và người xác nhận. Cây mất nhận diện cần chờ làm rõ, không gán nguồn theo vị trí trên xe hoặc hình dáng. Ảnh có mã và thời điểm giúp đối chiếu nhưng không thay biên nhận. Bên mua nên yêu cầu hồ sơ đủ để một người không có mặt tại điểm gom vẫn xác định được cây nào đã tới vị trí nào, thuộc lô nào và ai đã tiếp quản.
Báo giá chỉ so sánh được khi các bên cùng tính một phạm vi
Mỗi đơn vị cần nêu phần cây, vận chuyển, tập kết, nâng hạ, trồng, chăm giữ và hồ sơ đã bao gồm. Nếu giá phụ thuộc số điểm lấy cây hoặc số chuyến, cách tính phải gắn với giả định rõ. Bên mua xác nhận điểm giao cuối, người nhận và điều kiện dùng nguồn thay. Một báo giá thấp vì chỉ tính từ điểm gom không tương đương báo giá giao tới hố. Sự khác biệt phải được nhìn thấy trước khi chọn, không chờ tới lúc đối soát thanh toán.
Phạm vi đủ rõ khi danh mục và sơ đồ chỉ được cây cho từng vị trí, mỗi lô có tiêu chí cùng biên nhận, lịch gom có cách xử lý chậm, và nguồn dự phòng có điều kiện sử dụng. Khi đó, quyết định gộp hay tách chuyến dựa trên cây và mặt bằng thật. Nhiều nguồn trở thành một phương án cung ứng có kiểm soát, không phải lý do để mất mã cây, thay mẫu âm thầm hoặc chuyển trách nhiệm qua lại sau khi cây đã tới quảng trường.