Giao cây nhiều đợt làm công tác trồng bị chia theo ngày, khu vực và đội tiếp nhận. Trong khuôn viên cơ quan, mỗi đợt còn phải phù hợp giờ làm việc, lối đi, an ninh và hoạt động của đơn vị sử dụng. Phương án thi công cần tách cây đã nhận khỏi cây đã trồng, xác định phần việc từng đợt, điểm dừng kiểm tra, người tiếp quản và cách hoàn trả khu vực sau ca.
Tổ chức trồng cây nhiều đợt trong khuôn viên cơ quan phải được chia theo phần việc thực tế của từng đợt. Cây có thể tới cổng vào ngày này nhưng chỉ vào hố ở ngày khác; một phân khu đã bàn giao mặt bằng trong khi khu kế bên vẫn hoạt động bình thường. Kế hoạch cần nêu cây, vị trí, hố, đội làm, thiết bị, giờ được phép, vùng bảo vệ và phần phải hoàn trả sau ca. Ban quản lý quyết định quyền sử dụng khu vực; đội trồng chỉ thực hiện trong phạm vi được giao.
Chia đợt theo khả năng trồng, không chỉ theo lịch xe
Trước mỗi lần thi công, người điều phối xác nhận cây thực đã nhận, vị trí có thể làm, hố được chuẩn bị, vật liệu, nhân lực và người kiểm. Nếu xe giao đủ nhưng chỉ một khu sẵn sàng, cây còn lại được kê ở nơi đã xác nhận, có người chăm giữ. Không đào hàng loạt chỉ vì cây dự kiến sẽ đến trong đợt sau. Phần mặt bằng đã nhận phải có khả năng bảo vệ và bàn giao lại nếu lịch cây thay đổi.
- Danh mục cây thực có mặt và dấu nhận diện còn rõ.
- Vị trí cùng phạm vi mặt bằng được cơ quan cho phép sử dụng.
- Hố, vật liệu, thiết bị và người phụ trách của ca.
- Điểm kiểm tra trước khi công việc không còn quan sát được.
- Lối đi, vệ sinh và khu vực phải bàn giao lại sau ca.
Một đợt nên đủ nhỏ để người chỉ huy kiểm soát vị trí và hoàn trả, nhưng không chia vụn đến mức mỗi ca phải huy động lại vô lý. Bên thi công đề xuất nhóm vị trí theo khả năng nhân lực, thiết bị và giờ được phép. Bên mua cùng ban quản lý xem ảnh hưởng tới hoạt động cơ quan và tiến độ liên quan. Việc gộp hai đợt chỉ phù hợp khi cây, mặt bằng, người kiểm và thời gian đều sẵn sàng; không gộp để che một đợt giao thiếu.
Nếu cây của hai đợt được giữ chung một bãi, dấu cây và vị trí dự kiến phải còn nhận biết được. Người lấy cây cho ca đối chiếu danh sách trước khi chuyển tới hố. Cây thay chỉ được đưa vào sau khi người có quyền chấp thuận theo tiêu chí dự án. Đội trồng không tự đổi cây giữa hai khu để đủ số, vì điều đó có thể làm sai phân bổ và khiến biên bản sau đó nói về một cây khác.
Phần trồng và phần an toàn có người chịu trách nhiệm riêng
| Nội dung | Người phụ trách | Điều cần xác nhận |
|---|---|---|
| Mặt bằng | Ban quản lý hoặc đầu mối được giao | Khu vực, thời gian và lối phải duy trì |
| Cây | Bên cung cấp hoặc người tiếp quản | Cây thực, dấu cây và tình trạng nhìn thấy |
| Thi công | Đội trồng | Biện pháp, thao tác và phần hoàn thành |
| An toàn | Người phụ trách theo dự án | Vùng làm việc, rào và quyền yêu cầu dừng |
| Kiểm tra | Người có thẩm quyền | Tiêu chí, vị trí và kết quả quan sát |
Mỗi đợt có điểm dừng kiểm tra trước khi lấp hố hoặc che phần cần quan sát. Người kiểm xem cây, hố, vật liệu và nội dung thuộc phạm vi được giao; nếu họ chưa có mặt, đội thi công bảo vệ khu vực hoặc thực hiện theo cơ chế đã được dự án chấp thuận. Không dùng ảnh của đợt trước cho hố mới. Nếu điều kiện cần thay đổi, người có thẩm quyền xác nhận trước khi tiếp tục.
Bàn giao cuối ca không chờ toàn bộ dự án
Sau mỗi ca, đội trồng kiểm cây đã làm, cây chờ, hố chưa dùng, vật liệu, rào cùng lối đi. Đất rơi, dây buộc và vật liệu dư được thu trong phần việc đã giao. Khu vực chưa hoàn thiện được bảo vệ và bàn giao cho người tiếp quản cụ thể. Ban quản lý chỉ xác nhận khu vực theo vai trò vận hành; việc cây hay công tác trồng đạt nghiệm thu thuộc người được bên mua chỉ định.
Ảnh bàn giao nên cho thấy phân khu, vị trí, cây cùng phần mặt bằng xung quanh. Một ảnh toàn cảnh hỗ trợ nhận ra nơi làm; ảnh chi tiết ghi hạng mục cần kiểm hoặc sửa. Thời điểm và người xác nhận được ghi cùng biên bản ca. Nếu đơn vị sử dụng cần lấy lại lối đi trước giờ làm việc, đội thi công phải tính công tác thu dọn vào thời lượng ca, không xem đó là việc sẽ làm khi thuận tiện.
Cây đã giao và cây đã trồng được ghi thành hai kết quả khác nhau. Nếu một đợt nhận cây nhưng mặt bằng chưa sẵn sàng, biên nhận vẫn xác nhận chặng giao còn hồ sơ thi công chưa có vị trí tương ứng. Nếu cây đã trồng nhưng còn phần hoàn thiện, đội hiện trường mô tả chính xác phần đã làm. Chỉ người có quyền mới kết luận nghiệm thu; tổng số cây trên xe không được dùng để thay số cây hoàn thành tại hố.
Đơn vị sử dụng và bộ phận quản lý tài sản cần biết khu nào sẽ thi công trong từng đợt để sắp hoạt động và bàn giao lối đi. Họ xác nhận yêu cầu vận hành thuộc phạm vi mình, không thay đội kỹ thuật chọn biện pháp hoặc người nghiệm thu kết luận cây. Khi lịch đổi, người điều phối báo đúng khu, thời gian và phần ảnh hưởng; không dùng một thông báo chung khiến mọi đơn vị tưởng toàn bộ khuôn viên bị chiếm dụng. Sự phối hợp này giúp chia đợt theo mặt bằng thật, không chỉ theo số cây.
Sai khác được giữ trong đúng đợt và vị trí
Khi phát hiện cây sai phân bổ, hố chưa phù hợp hoặc công việc cần sửa, người phụ trách ghi cây, vị trí, điều quan sát và cách bảo vệ. Các vị trí khác có thể tiếp tục nếu không bị ảnh hưởng và người có thẩm quyền cho phép. Cây thay hoặc thay đổi biện pháp được xác nhận trước khi làm. Không sửa lặng lẽ danh sách đợt cũ, vì ca sau cần biết cây nào đã chuyển và phần nào chưa hoàn thành.
Cuối kế hoạch, bản tổng hợp cộng các đợt theo cây, vị trí và phần việc, nhưng vẫn giữ biên bản riêng của từng lần. Nếu SADECX cung cấp cây hoặc thực hiện phần trồng được giao, SADECX xác nhận đúng phần đó; ban quản lý cơ quan quyết định mặt bằng cùng hoạt động vận hành, người có thẩm quyền của bên mua nghiệm thu, còn bộ phận hợp đồng xem thanh toán. Nhiều đợt được tổ chức tốt khi lịch có thể đổi mà trách nhiệm không bị nhập nhằng.