Giao nhiều đợt tạo ra nhiều mốc nhận cây, sử dụng mặt bằng và nghiệm thu. Nếu chỉ nhìn tổng đơn hàng, cây còn chờ hoặc dịch vụ chưa thực hiện dễ bị cộng vào phần đã hoàn thành; nếu tách quá vụn, cùng một khoản có thể được đề nghị ở nhiều đợt. Cách đối soát thực tế là giữ danh mục, điểm giao, biên nhận, sai lệch và quyết định của từng lần, rồi cộng theo phần việc đã được xác nhận. Hóa đơn và phát sinh dùng cùng tham chiếu với đơn hàng, còn việc xuất hoặc điều chỉnh chứng từ do chức năng tài chính xử lý.
Đối soát hồ sơ thanh toán khi cây được giao nhiều đợt cho khuôn viên cơ quan phải bắt đầu từ lần giao thực tế chứ không từ tổng số trên đơn đặt hàng. Mỗi đợt có danh mục, điểm nhận, người tiếp quản, phần dịch vụ và sai lệch riêng. Xe đã vào cổng không có nghĩa cây đã được nhận; cây đã nhận không có nghĩa đã trồng; cây đã trồng chưa chắc đã được nghiệm thu. Người phụ trách cần giữ ba mốc này tách biệt trước khi quyết định phần nào có thể đưa vào đề nghị thanh toán.
Chia đơn hàng thành các phần có thể đối chiếu
- Danh mục cây dự kiến và cây thực giao của từng đợt.
- Điểm giao, người nhận và phần vận chuyển hoặc nâng hạ kết thúc tại đó.
- Vị trí đã trồng, phần việc đã kiểm và người có quyền nghiệm thu.
- Cây thiếu, cây thay, phần chuyển lịch và phát sinh đang chờ duyệt.
- Tham chiếu dùng cho đề nghị thanh toán, hóa đơn và điều chỉnh liên quan.
Đơn đặt hàng cho biết tổng phạm vi và cách thanh toán đã thỏa thuận. Từ đó, đầu mối hợp đồng xác định có được đề nghị theo từng đợt, theo mốc nghiệm thu hay theo một điều kiện khác. Đội hiện trường không tự chia tỷ lệ thanh toán; họ chỉ cung cấp cây, dịch vụ và thời điểm thực tế. Nếu điều khoản chỉ cho thanh toán khi toàn bộ hoàn thành, biên nhận từng đợt vẫn cần được giữ để chứng minh lịch sử, nhưng không tự tạo quyền đề nghị sớm.
Biên bản giao nhận của mỗi đợt nêu cây thực, dấu nhận biết, điểm giao, tình trạng quan sát và người tiếp quản. Nhật ký cổng có thể xác nhận xe vào–ra nhưng không thay biên nhận. Khi cây được giao ở bãi rồi chuyển tới phân khu vào ngày khác, chặng nội bộ có giấy riêng nếu thuộc phạm vi phải xác nhận. Cách ghi này giúp biết một khoản vận chuyển hoặc nâng hạ đã kết thúc ở đâu và tránh cộng cùng thao tác dưới hai tên gọi.
Một đợt chỉ được cộng theo phần đã xảy ra
| Tình trạng thực tế | Giấy hỗ trợ | Cách giữ trong đối soát |
|---|---|---|
| Chưa giao | Lịch hoặc thông báo chuyển đợt | Để ngoài phần đề nghị |
| Đã giao, chưa trồng | Biên nhận tại điểm giao | Chỉ xem phần cung cấp hoặc giao nếu phù hợp thỏa thuận |
| Đã trồng, chờ nghiệm thu | Ghi nhận vị trí và công việc | Chờ điều kiện thanh toán đã ký |
| Đã nghiệm thu | Biên bản đúng người, đúng phạm vi | Đưa vào phần đủ căn cứ theo hợp đồng |
Nếu đơn hàng gộp cung cấp và trồng trong một hạng mục, người phụ trách không tự tách giá dựa trên cảm tính. Họ ghi phần cây đã giao, phần trồng và phần nghiệm thu để đầu mối hợp đồng áp cách tính đã thỏa thuận. Nếu hạng mục được tách, bằng chứng của mỗi phần phải tương ứng. Một biên nhận cây không nên được dùng cho công tác trồng, còn biên bản bàn giao mặt bằng không nên bị dùng thay xác nhận số cây.
Sai lệch của một đợt được giữ tại đúng đợt đó: cây thiếu, cây thay, điểm giao đổi, số chuyến khác dự kiến hoặc phạm vi chưa hoàn tất. Người có quyền quyết định cách xử lý và ảnh hưởng thương mại; đội giao không sửa danh mục cũ cho khớp tổng cuối. Khi cây được bù ở đợt sau, biên nhận mới dẫn lại sai lệch trước nhưng không xóa nó. Nhờ vậy, cùng một cây không bị cộng một lần ở đợt thiếu và thêm một lần ở đợt bù.
Phát sinh cần đi cùng yêu cầu và kết quả thực tế
Một chuyến thêm, lần đổi điểm dỡ hoặc huy động thiết bị ngoài dự kiến chỉ được xem là phát sinh khi phạm vi ban đầu chưa bao gồm, người có quyền đã yêu cầu hoặc chấp thuận theo cơ chế đã ký và công việc thực sự diễn ra. Việc cơ quan đổi lịch có thể là nguyên nhân cần xem, nhưng không tự quyết định khoản tiền. Hồ sơ ghi sự kiện, lựa chọn đã duyệt, biên nhận dịch vụ và phần hoàn tất; đầu mối hợp đồng đối chiếu sau.
Cây thay cần được xử lý bằng quyết định thay, biên nhận cây mới và cập nhật vị trí. Không dùng cùng mã nhận diện cho cây cũ và cây mới nếu việc đó làm mất lịch sử. Giá hoặc ảnh hưởng thanh toán được đọc từ thỏa thuận thay thế, không suy từ hình thức cây. Nếu cây cũ được thu hồi hoặc giữ lại, nơi bàn giao và người tiếp quản được ghi. Hồ sơ thanh toán chỉ cộng phần đã chấp thuận, không tự coi mọi thay thế là miễn phí hoặc tính thêm.
Hóa đơn đi sau phép khớp cây và dịch vụ
Trước khi lập hoặc kiểm hóa đơn, bộ phận phụ trách đối chiếu pháp nhân, tên hạng mục, phần được nghiệm thu, các phát sinh được duyệt và tham chiếu của đợt. Nếu hóa đơn gộp nhiều đợt, phụ lục hoặc bảng đối chiếu cần cho biết các biên bản nào tạo nên số tổng. Nếu phát hiện chênh lệch, người có chức năng tài chính xem cách điều chỉnh; không yêu cầu hiện trường viết lại biên bản để khớp chứng từ đã phát hành.
Yêu cầu VAT và thời điểm xuất hóa đơn có thể phụ thuộc loại giao dịch cùng quy định đang áp dụng. Bài toán hiện trường không nên biến thành lời tư vấn thuế. Kế toán hoặc người phụ trách thuế kiểm lại yêu cầu trước khi xử lý, trong khi đội hiện trường giữ nguyên cây, ngày và phần việc đã xác nhận. Hai luồng gặp nhau ở tham chiếu, không gặp nhau bằng việc một bên ký thay chuyên môn của bên kia.
Khi một đợt bị hoãn, cây chưa giao nằm ngoài biên nhận của đợt; nếu cây đã tới nhưng cơ quan chưa nhận, vị trí chờ và người giữ được ghi riêng. Thời gian xe chờ hoặc chăm cây có được thanh toán hay không phụ thuộc thỏa thuận và căn cứ thực tế. Không tự cộng vì có mặt tại cổng, cũng không tự loại nếu công việc ngoài phạm vi đã được yêu cầu đúng cách. Người phụ trách trình chuỗi sự kiện để đầu mối có quyền quyết định.
Vai trò được giữ nguyên qua mọi đợt
Ban quản lý cơ quan xác nhận quyền tiếp cận, điểm dỡ và phần mặt bằng; người nhận cây ký giao nhận; người có thẩm quyền của bên mua nghiệm thu; đầu mối hợp đồng xem phạm vi cùng phát sinh; kế toán xử lý hóa đơn. SADECX xác nhận phần cây, vận chuyển, thi công hoặc hồ sơ mà SADECX thực sự nhận. Một người có thể được giao nhiều vai trò, nhưng chữ ký vẫn cần nói họ đang xác nhận việc gì, tránh dùng một chữ ký ở cổng cho cả nghiệm thu và thanh toán.
Bản tổng hợp thanh toán nên giữ từng đợt thành một nhóm có thể mở lại: đơn đặt hàng, danh mục, biên nhận, nghiệm thu, sai lệch, phát sinh và chứng từ liên quan. Tổng cuối được cộng từ phần đủ căn cứ, không làm mất các dòng chờ. Khi đợt sau hoàn tất phần còn thiếu, trạng thái được cập nhật bằng giấy mới. Không ghi ngược vào đợt trước như thể cây đã được giao đúng kế hoạch ban đầu.
Kiểm chéo trước khi chuyển hồ sơ
Người phụ trách chọn một cây ở mỗi đợt và lần từ đơn hàng tới điểm giao, vị trí, nghiệm thu cùng dòng đề nghị thanh toán. Sau đó chọn một khoản như vận chuyển hoặc nâng hạ và kiểm xem có bị cộng lại ở đợt khác hay không. Cách kiểm chéo này không thay quyền duyệt, nhưng giúp phát hiện sớm mã cây trùng, biên nhận sai điểm, cây thay chưa cập nhật hoặc phát sinh thiếu người xác nhận trước khi hồ sơ đi qua nhiều bộ phận.
Một phép đối soát có thể làm lại là phép đối soát cho phép chọn bất kỳ đợt nào và hiểu được cây nào đã đến, dịch vụ nào đã thực hiện, ai tiếp quản, điều gì sai lệch và vì sao khoản đó được đưa vào hoặc để lại. Hồ sơ không cần dày nếu tham chiếu nhất quán. Giao nhiều đợt có thể làm lịch thay đổi liên tục, nhưng không nên làm thay đổi nguyên tắc: thanh toán bám phần thực giao đã được đúng người xác nhận và không tính trùng giữa các lần.