Nhiều nguồn có thể mô tả cùng một đặc tính theo thói quen khác nhau. Bên mua cần chốt một cách đo dùng chung, rồi kiểm cây thật theo nguồn và mã lô; gộp chuyến không được làm mất nơi cây đến hoặc biến một cây đại diện thành cả lô.
Quy cách giống nhau trên tên gọi vẫn có thể cho kết quả khác nếu mỗi nguồn đo một cách. Trước khi gom, người kỹ thuật chốt cách đo, dụng cụ, điểm bắt đầu, đơn vị và khoảng chấp nhận. Mỗi nguồn cây áp cùng căn cứ cho cây thật, gắn dấu nhận diện cùng mã lô. Ảnh đối chiếu hỗ trợ nhận dạng và hình thái nhưng không thay số đo. Bộ phận sử dụng xác nhận yêu cầu theo vị trí; người có quyền duyệt sai khác; đầu mối gom tổ chức lịch mà không tự nới tiêu chí. Khi cây tới khuôn viên, vị trí nhận và biên nhận theo mã giúp xử lý đúng cây thay vì kết luận theo tên nguồn.
Một tiêu chí chung, nhiều cây phải kiểm riêng
- Tên đặc tính và cách đo dùng cho mọi nguồn.
- Khoảng chấp nhận cùng trường hợp phải xin duyệt lại.
- Dấu cây, mã lô và nơi cung cấp tại thời điểm kiểm.
- Ảnh chụp đúng cây, đúng mốc và điều kiện quan sát.
- Người xác nhận cây cùng người có quyền duyệt ngoại lệ.
Không phải mọi đặc tính đều chỉ là số. Hình thái, cân đối tán, tình trạng thân hoặc bầu có thể cần mô tả và người có chuyên môn xem. Nếu bên mua duyệt cây đại diện, phải nói tiêu chí nào áp cho lô và sai khác nào được phép; duyệt một cây không nhận thay các cây khác. Nếu một nguồn không thể cung cấp trong khoảng đã chốt, họ nêu cây cụ thể hoặc phương án, không đổi cách đo để kết quả trông phù hợp. Người duyệt quyết định giữ, thay hoặc tách lô. Lịch gom chỉ bắt đầu khi cây được nhận diện đủ cho phần việc đã thống nhất.
| Mốc | Điều cần giữ | Nguy cơ cần tránh |
|---|---|---|
| Tại nguồn | Dấu cây, mã lô, kết quả đo và ảnh | Chọn cây khác khi xếp chuyến |
| Tại điểm gom | Cây nhận, người giao, người tiếp quản | Lẫn cây giữa các nguồn |
| Tại khuôn viên | Vị trí nhận, quy cách và kết quả kiểm | Đếm lại cùng cây ở hai mốc |
| Khi thay cây | Cây cũ, cây mới, lý do và phê duyệt | Cộng cả hai vào tổng |
Gộp chuyến không xóa nguồn và lô
Một xe có thể chở cây của nhiều nơi, nhưng người giao nhận vẫn cần biết cây nào thuộc lô nào. Nếu dấu bị hỏng, biên bản ghi dấu cũ, dấu mới, cây và người xác nhận trước khi đi tiếp. Không gắn một mã còn trống theo trí nhớ. Điểm gom là mốc chuyển trách nhiệm tùy thỏa thuận, không tự là điểm hoàn thành giao. Nếu cây chờ ở đó, người chăm và điều kiện giữ cây phải rõ. Khi xảy ra hư hại, ghi mốc phát hiện cùng tình trạng; không tự quy cho nguồn, chặng đường hoặc nơi chờ khi chưa có căn cứ.
Người tại khuôn viên xác nhận đúng phần
Bảo vệ có thể xác nhận xe và người vào-ra, vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu được dùng, bộ phận sử dụng xác nhận nơi cần cây, người kỹ thuật kiểm quy cách và người có thẩm quyền duyệt ngoại lệ. Vai trò thật phải do cơ quan cung cấp, không suy từ chức danh. Người nhận tại cổng không mặc nhiên kết luận cây đạt mọi tiêu chí. Nếu người kỹ thuật chưa có mặt, phần chưa kiểm được ghi cùng nơi giữ cây và mốc kiểm tiếp. Không dùng nhu cầu giải phóng xe để buộc một chữ ký vượt quá điều người ký đã thấy.
Nếu một nguồn giao chậm hoặc thiếu, không lấy cây của nguồn khác bù vào vị trí mà không có quyết định. Cây thay có thể cùng quy cách nhưng vẫn cần dấu, lô và nguồn mới. Nếu đổi vị trí nhận, giữ mốc cũ cùng mốc mới để không tính hai cây. Lịch gom được cập nhật theo cây thực, không theo tổng dự kiến. Người điều phối có thể đề xuất gộp hoặc tách chuyến; bên có quyền quyết định ảnh hưởng phạm vi và chi phí. Kỹ thuật cây không tự duyệt giá, còn người thương mại không tự nới quy cách.
So kết quả bằng cây, không bằng danh tiếng nguồn
Một nguồn có nhiều cây phù hợp không làm mọi cây còn lại mặc nhiên đạt; một cây sai cũng không kết luận cả nguồn không dùng được. Người kiểm ghi cây, đặc tính và mức sai khác. Nếu cần mở rộng kiểm, người có chuyên môn và người có quyền quyết định phạm vi theo thỏa thuận. Báo giá hoặc hồ sơ giao nhận không nên dùng lời khẳng định chung thay cho kết quả cây thật. Nếu SADECX là một nguồn hoặc đầu mối gom, SADECX chỉ xác nhận cây, lô và phần việc trực tiếp của mình, không xác nhận thay nguồn khác hoặc nghiệm thu thay cơ quan.
Nhận lô theo danh sách cây đã đo
Trước khi ký nhận tại khuôn viên, người phụ trách đặt danh sách cây đã đo cạnh biên nhận của nguồn và điểm gom. Dấu cây, mã lô, kết quả đo, ảnh, điểm gom và vị trí nhận phải cùng chỉ tới cây thực đang có mặt; cây thiếu dấu hoặc đã được ghi ở mốc trước cần được làm rõ thay vì đưa thêm vào lô. Nếu có chênh lệch, biên bản nêu đúng cây, mốc phát hiện và bên giao nhận liên quan. Không điều chỉnh một tổng chung rồi bỏ qua nguyên nhân. Cách làm này giữ một tiêu chí đo cho nhiều nguồn, đồng thời giữ đúng nơi cây đến và trách nhiệm của từng bên.
Sau khi lô được nhận, sai lệch và cây thay được giữ cùng quyết định liên quan. Không biến ngoại lệ của một nguồn thành khoảng mới cho các nguồn khác. Nếu tiêu chí thật sự cần đổi, người có quyền phát hành yêu cầu mới và nêu lúc áp dụng. Cây đã nhận trước đó không bị đánh giá lại âm thầm. Nhờ vậy, việc gom nhiều nơi vẫn linh hoạt về vận hành nhưng không làm quy cách trôi theo từng nguồn, từng chuyến hoặc người kiểm.