Chia lịch giao không nên làm tiêu chí cây thay đổi theo người nhận hoặc ngày giao. Trước đặt hàng, bên mua cần chốt cách đo, khoảng chấp nhận, ảnh đối chiếu và cách ghi sai lệch, rồi áp nhất quán cho cây thật ở từng đợt.
Một quy cách chỉ hữu ích khi đội chọn cây, người báo giá và người nhận hiểu cùng cách đo. Với giao nhiều đợt, cùng một từ như chiều cao, đường kính hoặc độ xòe có thể bị đo khác nhau nếu không chốt điểm bắt đầu, dụng cụ và điều kiện quan sát. Bên mua xác định yêu cầu sử dụng cùng vị trí; người kỹ thuật chuyển thành tiêu chí; nhà cung cấp phản hồi khả năng; người có quyền duyệt khoảng chấp nhận. Bộ phận tiếp nhận dùng đúng tiêu chí đó ở từng lần, không tự nới hoặc siết vì mặt bằng đang cần gấp. Sai lệch từng đợt được ghi riêng theo cây thực.
- Tên đặc tính và cách đo tại điểm nào trên cây.
- Đơn vị dùng thống nhất trong báo giá, đặt hàng và nhận cây.
- Khoảng chấp nhận hoặc điều kiện phải xin duyệt lại.
- Ảnh đối chiếu, dấu nhận diện và điều kiện chụp cần thiết.
- Người xác nhận cây phù hợp với tiêu chí và người có quyền chấp thuận ngoại lệ.
Không phải đặc tính nào cũng nên biến thành một con số. Hình thái, độ cân đối hoặc tình trạng bầu có thể cần mô tả, ảnh và người có chuyên môn kiểm. Khi dùng ảnh, phải biết ảnh của cây nào, chụp lúc nào và dùng để đối chiếu điểm gì. Ảnh không thay việc đo hoặc kiểm cây thật. Nếu dùng một cây đại diện, phạm vi áp dụng cho lô và sai khác cho phép cần rõ; duyệt cây đó không đồng nghĩa chấp nhận mọi cây sau. Quy cách nên đủ để ra quyết định, không dài tới mức người nhận chỉ ký vì không thể kiểm hết.
Tách tiêu chí chung khỏi kế hoạch từng đợt
Tiêu chí chung giữ ổn định, còn kế hoạch từng đợt có thể đổi theo mặt bằng. Khi chuyển cây từ đợt này sang đợt khác, dấu nhận diện và kết quả kiểm trước đó đi cùng cây; không tạo một cây mới trên giấy. Nếu một khu cần quy cách khác vì thiết kế, khác biệt phải được chốt theo vị trí ngay từ đầu. Không lấy cây của khu này bù cho khu khác chỉ vì cùng tên loài. Khi có thay đổi được duyệt, ghi ngày áp dụng để biết đợt trước dùng tiêu chí nào và đợt sau dùng tiêu chí nào.
Biên bản mỗi đợt ghi cây thật
| Mốc | Điều cần làm | Điều không nên suy |
|---|---|---|
| Trước khi giao | Đo hoặc chọn cây theo tiêu chí đã chốt | Cây được chọn chắc chắn đã được nhận |
| Khi tiếp nhận | Đối chiếu dấu, số lượng và phần có thể kiểm | Một cây đạt nghĩa là cả đợt đạt |
| Sau xử lý sai lệch | Ghi cây thay, sửa hoặc được chấp thuận riêng | Bản cũ tự mất hiệu lực |
Người nhận tại cổng có thể kiểm số lượng và dấu nhưng không nhất thiết có quyền kết luận mọi tiêu chí kỹ thuật. Bộ phận sử dụng xác nhận vị trí cần cây; người kỹ thuật kiểm quy cách; bảo vệ hoặc vận hành xác nhận điều kiện vào khu; người có quyền quyết định cây ngoại lệ. Vai trò cụ thể do cơ quan cung cấp, không suy từ chức danh. Nếu người kỹ thuật không có mặt, phần chưa thể kiểm được ghi rõ cùng nơi giữ cây và mốc kiểm tiếp. Không ký đạt trọn vẹn chỉ để giải phóng xe.
Sai lệch không được chuyển âm thầm sang lần sau
Nếu đợt đầu thiếu cây hoặc có cây không phù hợp, biên bản nêu dấu nhận diện, tiêu chí lệch, vị trí và hướng xử lý. Đợt sau chỉ bổ sung đúng cây cần bù, không cộng lại cây đã nhận. Nếu bên mua chấp thuận một sai khác, quyết định nói cây hoặc phạm vi áp dụng; không biến một ngoại lệ thành tiêu chí mới cho mọi đợt. Nếu nhà cung cấp thay cây, cây cũ và cây mới đều được nhận ra. Cách ghi theo từng lần giúp tổng cuối phản ánh cây thật, đồng thời cho thấy tiêu chí có được áp nhất quán hay không.
Điều kiện khuôn viên như giờ nhận, tuyến vào hoặc nơi đặt cây có thể ảnh hưởng cách tổ chức, nhưng không tự thay quy cách. Nếu tuyến không phù hợp với cây đã chọn, bên kỹ thuật cùng vận hành xem đổi tuyến, phương tiện hoặc cây; người có quyền duyệt lựa chọn. Không cắt tán, sửa bầu hay đổi cây để vừa lối mà không có chấp thuận. Nhà cung cấp nêu khả năng thực hiện, còn ban quản lý xác nhận quyền dùng khu vực. Phần giá và lịch được đầu mối hợp đồng xử lý riêng với kết luận kỹ thuật.
Chốt lại trước mỗi lần chuẩn bị cây
Trước đợt mới, đội chuẩn bị nhận danh sách cây, khu và tiêu chí đang áp dụng. Bản sửa nói nó thay phần nào; ảnh đối chiếu và hướng dẫn đo phải là bản hiện hành. Bộ phận tiếp nhận biết ai sẽ có mặt và phần nào họ được ký. Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX có thể xác nhận cây và cách đo thuộc phần mình, nhưng không duyệt ngoại lệ thay bên mua, không xác nhận khu vực thay vận hành và không nghiệm thu phần của đơn vị khác. Giữ một cách đo qua nhiều đợt giúp các bên linh hoạt về lịch mà không làm chuẩn cây thay đổi theo từng chuyến.
Tổng hợp kết quả theo từng đợt và vị trí
Sau đợt cuối, người phụ trách tổng hợp theo từng vị trí: số cây đã nhận, cây chuyển đợt, cây thay và sai lệch đã xử lý. Mỗi cây giữ dấu nhận diện, lần giao, kết quả kiểm, ảnh liên quan và quyết định thay nếu có; mỗi biên bản chỉ ghi những cây thật đã được tiếp nhận tại khu đó. Khi một cây chuyển khu, mốc cũ và mốc mới được ghi rõ thay vì cộng thêm cây vào tổng. Cây đã nhận cũng không xuất hiện lại trong phần giao bù của đợt sau. Bản tổng hợp như vậy cho thấy cùng một quy cách đã được áp qua nhiều lần giao mà vẫn giữ đúng cây và trách nhiệm của người ký.