Gom cây từ nhiều nơi không chỉ là chọn một tuyến xe ngắn. Các nhóm có thể sẵn sàng khác giờ, dùng cách đánh dấu khác nhau và cần phương tiện hoặc thiết bị riêng. Phương án phải giữ rõ cây theo nơi giao cùng lô của đơn hàng, lập biên nhận ở từng lần lấy, kiểm lại trước chuyến cuối và bàn giao theo điểm nhận của khuôn viên cơ quan.
Gom và giao cây từ nhiều nguồn vào khuôn viên cơ quan phải được lập từ từng lần lấy cây, không dựa vào con số tổng. Mỗi nơi giao xác nhận cây hoặc lô cụ thể, thời điểm có thể bốc, lối xe, thiết bị cùng người bàn giao. Đội điều phối xếp lịch theo khả năng cây sẵn sàng và giờ cơ quan có thể nhận, sau đó mới chọn tuyến. Nếu chỉ cho xe ghé lần lượt theo khoảng cách, chuyến dễ phải chờ, xếp sai thứ tự hoặc tới cổng khi người nhận đã hết ca.
Mỗi nơi lấy cây có một lần bàn giao độc lập
Danh sách tại nguồn ghi tên nơi giao theo giao dịch, mã lô, dấu cây, số cây thực nhận và điểm đến dự kiến. Thông tin này không khẳng định xuất xứ thực vật học, tồn kho tương lai hay chất lượng của cây chưa kiểm. Người giao và người vận chuyển xem bầu, thân, tán cùng lớp bảo vệ trong phạm vi quan sát, rồi ký biên nhận. Cây không có trong danh sách hoặc cần làm rõ được giữ riêng; người lái xe không tự lấy cây khác cùng tên để bù.
Lịch lấy cần tính thời gian bốc, di chuyển, kiểm nhận và giới hạn giờ tại khuôn viên cơ quan. Một nơi giao sớm nhưng nơi sau chưa chuẩn bị xong có thể làm cây trên xe chờ lâu hoặc khiến chuyến cuối vượt khoảng tiếp nhận. Người điều phối xác nhận lại trước khi xe rời điểm trước. Nếu lịch một nơi thay đổi, họ xem tác động tới cây đã nhận, người lái, thiết bị và giờ vào cơ quan rồi đề xuất chia chuyến hoặc đổi thứ tự cho người có quyền quyết định.
| Phần | Nội dung thực tế | Bằng chứng |
|---|---|---|
| Cây | Dấu cây, mã lô, số cây và điểm nhận dự kiến | Danh sách cùng ảnh khi cần |
| Bốc cây | Vị trí xe, thiết bị, người vận hành và cách bảo vệ | Xác nhận thao tác |
| Bàn giao | Người giao, người nhận, thời điểm và tình trạng nhìn thấy | Biên nhận tại nơi lấy |
| Chặng sau | Nơi lấy tiếp theo, điểm tập kết hoặc cơ quan | Lịch chuyến đã cập nhật |
Phương tiện có thể khác theo từng nơi lấy. Xe phù hợp với đường rộng ở nơi thứ nhất chưa chắc vào được nơi thứ hai; thiết bị sẵn có cũng có thể khác. Đơn vị vận chuyển cùng đơn vị thiết bị xác nhận khả năng cho từng điểm, còn người phụ trách cây xác nhận cách nâng cùng bảo vệ. Không ghi chung “đã gồm bốc xếp” nếu chưa biết ai làm và trách nhiệm đổi lúc nào. Biên nhận nêu rõ cây đã lên xe cùng người tiếp quản.
Điểm tập kết không phải lúc nào cũng cần
Điểm tập kết chỉ nên dùng khi nó giúp kiểm và sắp lại chuyến, đổi phương tiện hoặc chờ giờ cơ quan có thể nhận. Nếu các nhóm có thể đi thẳng mà vẫn giữ riêng, phương án trực tiếp có thể ít thao tác hơn. Khi dùng điểm gom, nơi đó phải được phép sử dụng, có nền và khoảng thiết bị phù hợp, khu kê tách theo lô cùng người chăm giữ. Nhận cây tại đây chưa phải là giao cho cơ quan và không thay biên nhận của chặng cuối.
- Giữ dấu cây và lô sau mỗi lần bốc, dỡ hoặc đổi xe.
- Kê riêng nhóm dành cho các điểm nhận khác nhau.
- Ghi cây chưa tới, cây cần làm rõ và người đang chăm giữ.
- Xếp cây theo thứ tự dỡ tại khuôn viên cơ quan.
- Không dùng tên chuyến mới để làm mất biên nhận của nơi giao.
Nếu nhãn hỏng trong lúc gom, người phụ trách không gắn một mã mới chỉ dựa vào vị trí cây đang nằm. Họ đối chiếu danh sách, ảnh, người bàn giao và cây thực, rồi ghi dấu thay thế có người xác nhận. Khi chưa đủ căn cứ, cây được đặt riêng. Cách xử lý này ngăn cây của hai nơi giao bị trộn chỉ vì hình thức gần giống. Người có thẩm quyền của bên mua quyết định cây có tiếp tục chuyến hay cần kiểm thêm.
Nguồn dự phòng chỉ được đưa vào chuyến sau khi cây cụ thể, thời gian sẵn sàng, cách kiểm và điều kiện giao đã rõ. Một lời báo có cây cùng loại không đủ để đổi lô đã chấp thuận. Nếu cây dự phòng làm thay đổi tuyến, xe, điểm tập kết hoặc giờ vào cơ quan, toàn bộ phần liên quan được sắp lại. Bên mua chấp thuận cây thay cùng ảnh hưởng thương mại; đội điều phối không tự chọn nguồn mới để hoàn thành số lượng.
Chuyến cuối được chuẩn bị theo điểm nhận của cơ quan
Trước chuyến cuối, người điều phối kiểm cây đang có mặt với danh sách phân bổ. Cây dành cho điểm nhận trước được xếp theo cách không phải đưa nhóm khác xuống đường. Tổng số đủ không sửa được việc một phân khu thiếu đúng cây hoặc một cây chưa được chấp thuận. Nếu một nhóm tới điểm gom muộn, người có quyền quyết định xe chờ, đi với số thực hay chia lại chuyến; mọi lựa chọn đều cập nhật danh mục trước khi xe vào cơ quan.
Bàn giao theo nhóm cây và điểm nhận
Tại khuôn viên, người nhận kiểm dấu cây, số lượng, tình trạng nhìn thấy và điểm dỡ. Nếu xe phục vụ nhiều khu, mỗi khu có phần biên nhận riêng hoặc cách ghi đủ rõ để không tính trùng. Nhật ký cổng chỉ xác nhận xe vào ra, không thay biên nhận cây. Sai khác được khoanh theo cây hoặc nhóm cùng nơi giao liên quan; không quy lỗi cho toàn bộ các nguồn khi chưa có căn cứ.
Cuối chuyến, bản tổng hợp cho biết cây đã lấy ở từng nơi, cây qua điểm tập kết, cây giao tại từng điểm và cây còn chờ. Khi SADECX tìm nguồn, cung cấp hoặc điều phối, SADECX có thể bàn giao danh sách cùng biên nhận trong phần mình thực hiện; bên mua quyết định cây thay và nghiệm thu, ban quản lý cơ quan quyết định quyền tiếp cận, còn bộ phận hợp đồng xem chi phí. Dù các nhóm cây đi chung một chuyến, danh sách và biên nhận vẫn được lập riêng theo từng nơi giao; tên nguồn không được dùng thay cho việc kiểm cây.
Việc đối chiếu cuối không cần suy ra chất lượng từ tên nơi giao. Người nhận chọn cây trên danh sách, xem dấu, biên nhận lúc lấy, lần tập kết nếu có và biên nhận tại cơ quan. Cây chưa tới hoặc cần bổ sung giấy tờ được nêu riêng, không phân bổ lặng lẽ sang chuyến đã hoàn thành. Nhờ vậy, kế hoạch nhiều nguồn vẫn phục vụ đúng điểm nhận mà không làm nhầm trách nhiệm của nơi giao, đơn vị vận chuyển, người tiếp quản và bên quyết định nghiệm thu.