Khuôn viên cơ quan có thể có cổng kiểm soát, mái che, đường nội bộ hẹp, khu vực tài sản cần tránh và điểm dỡ nằm sâu bên trong. Một chuyến giao khả thi phải dựa trên kích thước cây sau khi bọc bầu, buộc tán, số đo tuyến, khả năng của phương tiện, vị trí nâng hạ cùng nơi trách nhiệm đổi người. Xe qua được cổng chưa có nghĩa cây tới được điểm nhận.
Giao cây qua lối vào hạn chế trong khuôn viên cơ quan bắt đầu bằng cây đã được chuẩn bị để vận chuyển, không phải bằng tên loại xe quen dùng. Bầu cây sau bọc, tán sau buộc, chiều cao cùng phần nhô ra quyết định cây có qua cổng, mái che và góc rẽ hay không. Đội vận chuyển khảo sát từ nơi xe dừng ngoài khuôn viên tới điểm dỡ cuối, ghi số đo cần thiết, nền đường, vật cản, khu vực cấm tiếp cận và khoảng đặt thiết bị. Ban quản lý xác nhận tuyến được phép sử dụng.
Khảo sát nên có người hiểu cây, người phụ trách phương tiện, đại diện thiết bị và đầu mối quản lý cơ sở. Mỗi người xác nhận phần mình: người phụ trách cây cung cấp kích thước vận chuyển cùng điểm nâng; đơn vị xe xem khả năng đi và quay; đơn vị thiết bị xem nền đặt cùng tầm thao tác; ban quản lý xác nhận quyền sử dụng đường và khu vực. Không dùng một kết luận chung “xe vào được” khi chưa biết cây trên xe có vượt được mái che hoặc khúc cua cuối.
Đi hết tuyến trước khi chọn phương tiện
- Đo khổ thông thủy tại cổng, mái che và đoạn có vật cản cố định.
- Xem góc rẽ, khoảng lùi, chỗ quay đầu và nơi xe có thể chờ.
- Xác nhận nền đường, nắp hạ tầng và khu vực không được đặt tải.
- Đánh dấu nơi có thể đổi xe hoặc đặt thiết bị nâng hạ.
- Đi tới đúng điểm kết thúc giao, không dừng khảo sát ở sân chung.
Số đo cần gắn với ngày khảo sát và điều kiện quan sát. Xe đỗ, rào tạm, công việc sửa chữa hoặc hoạt động cơ quan có thể làm tuyến thay đổi vào ngày giao. Trước chuyến, ban quản lý cùng đội vận chuyển kiểm lại các đoạn dễ xung đột. Nếu vật cản tạm xuất hiện, người có quyền quyết định dời vật cản, đổi giờ, đổi tuyến hoặc lùi chuyến. Lái xe không tự đi vào khu khác chỉ vì thấy đường rộng hơn.
Chọn xe theo từng chặng, không theo một tên chung
| Phần xem xét | Căn cứ thực tế | Quyết định thuộc về |
|---|---|---|
| Cây | Kích thước sau bảo vệ, khối bầu và điểm nâng | Người phụ trách cây |
| Xe ngoài cổng | Tuyến đến, chỗ dừng và yêu cầu kiểm soát | Đơn vị vận chuyển cùng cơ quan |
| Xe nội bộ | Khổ đường, góc rẽ, cách kê và thứ tự dỡ | Đơn vị thực hiện chặng nội bộ |
| Thiết bị | Nền đặt, khoảng thao tác, giới hạn máy và người vận hành | Đơn vị chịu trách nhiệm thiết bị |
| Điểm giao | Nơi người nhận thực sự tiếp quản cây | Bên mua cùng ban quản lý |
Có thể cần xe lớn tới cổng rồi chuyển cây sang phương tiện nhỏ hơn. Lúc đó, phương án nêu cây nào đổi xe, cách nâng, nơi kê tạm, người giao, người nhận và đường đi tiếp. Việc đổi phương tiện không được làm mất dấu cây hoặc khiến bầu, thân, tán thiếu bảo vệ. Nếu cây quá lớn cho đoạn cuối, bên vận chuyển báo số đo và lựa chọn; bên mua hoặc người có thẩm quyền quyết định đổi quy cách, đổi điểm giao hay biện pháp khác.
Điểm trung chuyển phải là nơi được phép sử dụng, có đủ khoảng thao tác và không cản hoạt động của cơ quan. Cây chỉ chờ trong thời gian phù hợp với phương án đã thống nhất, được kê ổn định và có người trông giữ. Nếu nơi này gần tài sản, lối thoát hoặc khu hạn chế, ban quản lý nêu ranh giới cần tránh. Một bãi trống nhìn thấy trên sơ đồ không tự trở thành nơi được phép dỡ cây.
Mỗi lần đổi trách nhiệm có biên nhận riêng
Khi cây rời xe ngoài cổng, người giao và người nhận xem dấu cây, bầu, thân, tán cùng tình trạng nhìn thấy. Khi cây lên xe nội bộ hoặc tới điểm dỡ, lần kiểm tương tự được thực hiện theo khả năng quan sát. Ảnh toàn cảnh nhận ra nơi bàn giao; ảnh chi tiết ghi dấu hiệu cần làm rõ. Nếu phát hiện hư hại, các bên mô tả cây, vị trí cùng thời điểm, bảo vệ cây và chuyển người có trách nhiệm quyết định, không vội quy nguyên nhân.
Bảo vệ cơ quan kiểm quyền ra vào, danh sách người cùng xe theo quy định tại địa điểm; họ không thay người nhận ký số cây hoặc kết luận tình trạng kỹ thuật. Đơn vị quản lý tài sản xác nhận vùng có thể dùng và phần cần bảo vệ; người vận hành thiết bị chịu thao tác máy; người nhận cây xác nhận chặng giao. Việc tách vai trò giúp tránh một chữ ký tại cổng bị dùng cho cả việc nhận cây, chấp thuận thiết bị và nghiệm thu.
Điểm giao cuối phải thống nhất với phạm vi thương mại
Điểm kết thúc giao được viết bằng một địa điểm cụ thể như khu tập kết đã xác nhận hoặc phân khu tiếp nhận, kèm người có trách nhiệm nhận. Cụm từ “giao tại cơ quan” chưa đủ nếu xe chỉ tới cổng còn cây phải qua chặng nội bộ. Báo giá và đơn hàng nêu phần vận chuyển, trung chuyển cùng nâng hạ đã gồm đến đâu. Nếu thực tế đổi điểm, đầu mối hợp đồng xem ảnh hưởng và người có quyền chấp thuận trước khi phát sinh dịch vụ khi có thể.
Biên nhận cuối xác nhận cây đã tới điểm giao theo phương án và tình trạng có thể quan sát lúc đó. Nó không tự xác nhận cây đã trồng hoặc được nghiệm thu kỹ thuật. Nếu chặng tiếp theo do đơn vị khác thực hiện, trách nhiệm đổi sau chữ ký nhận và theo thỏa thuận cụ thể. Khi SADECX cung cấp hoặc điều phối một phần, SADECX chỉ nhận trách nhiệm cho chặng đã được giao; quyền sử dụng đường, thay đổi quy cách và thanh toán thuộc các bên có thẩm quyền.
Hoàn trả tuyến sau khi chuyến rời khuôn viên
Sau khi dỡ cây, đội vận chuyển thu dây, vật liệu kê, đất rơi và thiết bị phụ trong phần việc của mình. Đại diện cơ quan kiểm vùng dừng xe, đường nội bộ và điểm trung chuyển theo yêu cầu đã thống nhất. Nếu có dấu vết hư hại hoặc khu vực cần bảo vệ tiếp, các bên ghi vị trí, ảnh cùng người tiếp quản. Chuyến chỉ được coi là hoàn tất về giao nhận khi cây đã bàn giao tại điểm đã thỏa thuận và khu vực sử dụng được trả lại trong phạm vi trách nhiệm.
Hồ sơ chuyến có thể gồm sơ đồ tuyến, số đo liên quan, danh mục cây, phương tiện từng chặng, cách nâng, biên nhận và ảnh bàn giao. Mỗi tài liệu trả lời một việc cụ thể; không cần dày nhưng phải thống nhất cây, nơi và thời điểm. Người phụ trách có thể chọn một cây bất kỳ để kiểm chặng nó đã đi cùng người đã nhận. Cách chuẩn bị này giúp lối hẹp được xử lý bằng phương án thực tế thay vì bằng giả định rằng mọi xe nhỏ đều đưa được mọi cây tới nơi.