Một khuôn viên cơ quan thường phải duy trì lối làm việc, kiểm soát người và xe, đồng thời bảo vệ tài sản trong thời gian giao cây. Khi đơn hàng chia nhiều đợt, phương án phải nêu rõ danh mục thực giao, cổng và tuyến được phép, điểm tập kết, thiết bị nâng hạ, người nhận cùng phần bàn giao của từng lần. Tổng số cây không thay được kế hoạch cụ thể cho mỗi đợt.
Phương án giao cây nhiều đợt cho khuôn viên cơ quan phải được lập theo từng lần giao thực tế. Một lịch tổng có thể cho biết toàn bộ nhu cầu, nhưng không cho biết chuyến nào qua cổng nào, dỡ ở đâu, cần thiết bị gì và ai có mặt để nhận. Trước mỗi đợt, bên điều phối xác nhận danh mục cây, kích thước sau khi bảo vệ, xe dự kiến, tuyến nội bộ, điểm tập kết, thứ tự dỡ cùng người tiếp quản. Ban quản lý cơ quan quyết định quyền tiếp cận và thời gian được sử dụng khu vực.
Mỗi đợt có một phạm vi giao nhận rõ
Danh mục của đợt ghi cây hoặc lô thực dự kiến lên xe, dấu nhận diện, nơi dỡ và phân khu sử dụng. Cây của đợt sau chưa sẵn sàng không được đưa tên vào biên nhận đợt trước chỉ để đủ tổng số. Nếu một cây bị thay, người có thẩm quyền của bên mua xem cây cụ thể và chấp thuận trước khi xe rời nơi chuẩn bị. Người giao chỉ xác nhận cây mình bàn giao; người nhận tại cơ quan chỉ ký số cây cùng tình trạng có thể quan sát ở điểm họ tiếp quản.
| Hạng mục | Thông tin cần xác nhận | Bên liên quan |
|---|---|---|
| Cây | Danh mục, dấu cây, kích thước vận chuyển và thứ tự dỡ | Bên chuẩn bị cây |
| Xe | Loại xe, biển số khi có, người lái và giờ dự kiến | Đơn vị vận chuyển |
| Tuyến | Cổng, đường nội bộ, vùng hạn chế và điểm quay đầu | Ban quản lý cơ quan |
| Nâng hạ | Thiết bị, nơi đặt, người vận hành và vùng cảnh giới | Đơn vị chịu trách nhiệm thiết bị |
| Tiếp nhận | Điểm dỡ, người nhận và phần việc kết thúc tại đó | Đầu mối được cơ quan chỉ định |
Giờ giao cần tránh xung đột với hoạt động cơ quan theo yêu cầu được ban quản lý xác nhận. Đội bảo vệ kiểm người và xe trong phạm vi nhiệm vụ của họ, nhưng không thay người nhận cây kết luận về số lượng hoặc tình trạng cây. Đơn vị quản lý tài sản có thể xác nhận vùng được sử dụng và phần cần hoàn trả, song không tự quyết định cây đạt quy cách nếu không được giao quyền. Danh sách liên hệ nên ghi vai trò từng người để lái xe không gọi nhầm người khi tới cổng.
Điểm tập kết được chọn theo khả năng xe tiếp cận, khoảng đặt thiết bị, lối đi đang sử dụng và thời gian cây có thể chờ. Nếu chỉ là điểm dỡ tạm, biên nhận phải nói rõ chặng giao kết thúc tại đó hay còn chặng đưa cây tới vị trí khác. Cây của các đợt được kê tách, giữ dấu nhận diện và giao cho người chăm giữ cụ thể. Việc nhận tại điểm tập kết không đồng nghĩa công tác trồng hoặc nghiệm thu tại vị trí đã hoàn thành.
Gộp đợt chỉ khi không làm mất khả năng kiểm soát
- Các cây đều sẵn sàng và có thể nhận diện theo danh mục.
- Cùng cổng, tuyến, điểm dỡ và khoảng thời gian đã được xác nhận.
- Thiết bị cùng nhân lực đủ cho thứ tự dỡ thực tế.
- Người tiếp quản có thể nhận riêng từng nhóm mà không nhầm lẫn.
- Việc gộp không làm thay đổi phạm vi hoặc chi phí chưa được chấp thuận.
Chỉ nên gộp hai đợt khi các điều kiện tiếp nhận thật sự giống nhau và cây vẫn phân biệt được sau khi dỡ. Nếu một đợt dành cho khu hành chính còn đợt kia dành cho khu kỹ thuật có cổng hoặc người nhận khác, việc đi chung xe có thể tạo thêm lần trung chuyển và rủi ro giao nhầm. Ngược lại, chia quá nhỏ cũng làm tăng số lần kiểm soát cổng và huy động thiết bị. Bên điều phối trình các lựa chọn; bên mua cùng ban quản lý quyết định theo phạm vi và điều kiện của khuôn viên.
Xe và thiết bị được xác nhận lại trước mỗi chuyến
Một loại xe dùng được ở đợt đầu chưa chắc phù hợp đợt sau nếu tuyến nội bộ, điểm dỡ hoặc cây thay đổi. Đội vận chuyển kiểm kích thước xe cùng cây đã bọc, góc rẽ, khoảng quay và nơi chờ. Đơn vị thiết bị kiểm vị trí đặt, khoảng thao tác và cách hạ cây; người phụ trách cây xác nhận điểm nâng cùng cách bảo vệ bầu, thân, tán. Ban quản lý xác nhận khu vực được phép sử dụng. Không bên nào tự xác nhận thay phần chuyên môn hoặc quyền quản lý của bên khác.
Trước giờ xe đi, người điều phối gọi xác nhận cây, xe, người nhận và khả năng sử dụng điểm dỡ. Nếu cơ quan thay đổi lịch họp, hoạt động nội bộ hoặc khu vực bảo vệ, chuyến được điều chỉnh theo quyết định của đầu mối có quyền. Cây chưa rời nơi chuẩn bị dễ sắp lại hơn cây đã đứng ngoài cổng. Vì vậy, mốc xác nhận cuối nên đủ sớm để tránh xe đến mà không có người nhận, nhưng không được biến thành lời hứa cố định khi điều kiện khuôn viên còn có thể đổi.
Khi lịch thay đổi, danh mục đợt mới được sửa trước lúc bốc cây. Cây chuyển sang chuyến khác giữ dấu nhận diện và vị trí dự kiến; xe, thiết bị cùng người nhận được bố trí lại theo số cây thực. Không sao chép nguyên biên nhận dự kiến rồi sửa ngày sau. Người phụ trách hợp đồng xem ảnh hưởng thương mại nếu thay đổi số chuyến hoặc chặng giao, còn đội hiện trường chỉ mô tả việc đã diễn ra và phần đang chờ.
Trong lúc giao, người chỉ huy giữ vùng dỡ gọn, không để cây hoặc vật liệu lấn sang lối cơ quan cần sử dụng. Người nhận kiểm dấu cây, số lượng, tình trạng nhìn thấy và điểm bàn giao. Sai khác được ghi theo cây hoặc nhóm, chụp ảnh tại chỗ và đặt riêng khi cần làm rõ. Lái xe cùng người vận hành thiết bị không tự thay cây hay đổi điểm dỡ để kịp giờ; họ báo đầu mối điều phối và chờ quyết định trong phạm vi an toàn.
Biên nhận riêng giúp cộng nhiều đợt mà không tính trùng
Biên nhận của mỗi lần giao nói đúng cây, đúng nơi và đúng người tiếp quản. Nó nêu thời điểm, điểm kết thúc giao, tình trạng quan sát được cùng sai khác nếu có. Nhật ký cổng có thể hỗ trợ xác nhận xe vào ra, nhưng không thay biên nhận cây và không chứng minh công tác nâng hạ hoặc trồng. Khi cây được chuyển tiếp trong khuôn viên, lần bàn giao tiếp theo được ghi riêng để người xem biết trách nhiệm đổi ở đâu.
Cuối kế hoạch, bản tổng hợp cộng số cây từ các biên nhận đã xác nhận, đồng thời cho biết đợt nào còn thiếu hoặc có cây thay. Tổng số không xóa khác biệt giữa điểm giao, người nhận và dịch vụ của từng chuyến. Nếu SADECX cung cấp hoặc điều phối cây, SADECX chịu trách nhiệm trong phần đã nhận và bàn giao hồ sơ liên quan; ban quản lý cơ quan quyết định quyền tiếp cận, bên mua chấp thuận thay đổi, còn người có thẩm quyền riêng mới kết luận nghiệm thu cùng thanh toán.