Nhiều nguồn có thể đi chung một chuyến, nhưng kết quả kiểm không được gộp thành một kết luận mơ hồ. Danh sách giao phải cho biết từng cây đến từ đâu, thuộc mã lô nào, được kiểm lần nào và sẽ nhận ở vị trí nào để bên mua quyết định gộp, tách, thay hay giữ dự phòng.
Vấn đề của lô gom nhiều nguồn không nằm ở việc có nhiều tên nơi cung cấp. Rủi ro xuất hiện khi một cây không còn gắn được với nơi đã kiểm, lô đã ghi và vị trí sẽ nhận. Tại từng nguồn, người kiểm ghi ảnh có mốc nhận diện, số lượng kiểm, ngày kiểm, dấu cây và mã lô. Khi điều phối, danh sách nêu cây nào đi chung, cây nào tách, cây nào bị thay và nguồn dự phòng nào chưa được gọi dùng.
| Mốc | Dấu cần giữ | Sự việc cần ghi |
|---|---|---|
| Tại nguồn | Dấu cây, mã lô và ảnh | Kết quả, ngày và người kiểm |
| Khi rời nguồn | Cây trên danh sách xếp | Người bàn giao và giờ đi |
| Tại điểm gom | Cây, nguồn và người tiếp quản | Cây chờ, đổi xe hoặc đổi dấu |
| Tại khuôn viên | Cây và vị trí nhận | Kết quả giao nhận và sai lệch |
Kiểm cùng tiêu chí, kết luận theo từng cây
Các nguồn phải dùng cùng cách đo và khoảng chấp nhận cho cùng hạng mục. Tuy nhiên, một cây đạt không làm những cây khác cùng nguồn mặc nhiên đạt; một cây khác tiêu chí cũng không loại cả nguồn. Người kiểm ghi đúng cây và đặc điểm. Nếu cần xem thêm, người có chuyên môn đề xuất phạm vi, người có quyền quyết định. Không đổi cách đo giữa các nguồn để kết quả trông đồng đều.
- Gộp chuyến nhưng giữ nguồn và mã lô của từng cây.
- Tách cây chưa đủ căn cứ khỏi phần được chuẩn bị.
- Thay cây bằng quyết định nêu cây cũ, cây mới và vị trí.
- Chỉ gọi nguồn dự phòng khi điều kiện đã chốt thực sự xảy ra.
- Không dùng tổng số cây để che một cây bị tính lặp.
Điểm gom là mốc trách nhiệm, không phải nơi xóa nguồn
Khi cây từ nhiều nơi gặp nhau, biên nhận theo mã ghi cây nào đã tới, ai giao, ai tiếp quản và cây sẽ đi đâu. Nếu cây chờ, người chăm cùng điều kiện giữ được ghi. Nếu dấu mất, người giao và nhận phải nhận ra cây bằng căn cứ còn lại rồi ghi dấu cũ, dấu mới. Không tự chọn một mã trống. Việc các lô đi chung từ đây không làm chúng trở thành một nguồn duy nhất.
Tại khuôn viên cơ quan, bảo vệ có thể xác nhận xe vào; vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu được dùng; bộ phận sử dụng xác nhận vị trí cần cây; người kỹ thuật kiểm phần cây. Vai trò thực tế phải do cơ quan cung cấp. Người mở cổng không mặc nhiên nhận cây; người nhận cây không mặc nhiên duyệt đổi nguồn. Khi nhiều xe đến khác giờ, danh sách theo cây giúp mỗi người chỉ xác nhận phần đã thực sự thấy.
Độ mới của kết quả phải theo từng nguồn
Các nguồn không nhất thiết được kiểm cùng ngày. Nếu một nhóm chờ lâu, chuyển nơi giữ hoặc thay cây sau lần kiểm, người có chuyên môn xác định phần cần xem lại trước khi gom. Kết quả mới gắn với đúng cây và không thay ngày kiểm của các nguồn khác. Lịch gom chỉ ghép những cây có căn cứ còn phù hợp. Nếu một nguồn chưa sẵn sàng, các nguồn đã đủ căn cứ có thể đi riêng khi bên có quyền duyệt. Không lùi ngày kiểm trên giấy để làm các lô trông như được xác nhận cùng một lúc.
Ngay trước khi xếp chuyến, đầu mối gom đối chiếu danh sách hiện hành với cây ở từng nguồn. Cây đã bị rút không quay lại chỉ vì xe còn chỗ; cây được thêm phải có lần kiểm và vị trí nhận. Khi xe đến khuôn viên, người nhận không đếm theo từng tên nguồn rồi cộng lại; họ đối chiếu từng dấu cây với vị trí. Cây không có trong danh sách được giữ riêng để làm rõ, tránh việc một tổng số đúng che mất một cây sai nguồn hoặc sai lô.
Cây thay không được nhập nhòa vào tổng
Nếu một cây từ nguồn chính không phù hợp, người kiểm ghi dấu, tiêu chí và mức khác. Cây thay từ nguồn khác phải được kiểm, có mã lô, ảnh cùng vị trí nhận, rồi được người có quyền chấp thuận. Cây cũ được ghi cách xử lý; không xóa để tổng số vẫn bằng kế hoạch. Nếu chỉ chuyển cây sang vị trí khác, giữ nguồn và lô cũ, đồng thời ghi vị trí trước cùng vị trí mới. Nếu nguồn dự phòng chưa được gọi dùng, cây của nguồn đó không xuất hiện như đã chuẩn bị cho đơn hàng. Cách này tách rõ thay cây, đổi vị trí và chuẩn bị dự phòng.
Khi chốt chuyến, người phụ trách xem danh sách cây tại vị trí nhận cùng phiếu kiểm nguồn và biên nhận ở điểm gom. Cây đã đi tiếp có mốc bàn giao, cây còn chờ có người tiếp quản. Cây thay được ghi bên cạnh cây cũ thay vì chỉ sửa tổng số. Nếu cùng một dấu xuất hiện ở hai nguồn hoặc hai vị trí, phần đó được làm rõ trước khi hoàn tất biên bản. Cách làm này gắn với cây ngoài thực địa, không biến việc gom nguồn thành một bài ghép tên trên giấy.
Bàn giao xong khi từng cây đã có người tiếp quản
Sau bàn giao, người phụ trách đối chiếu cây đã nhận, cây tạm giữ, cây bị trả và cây dự phòng chưa dùng. Sai lệch được ghi theo cây và mốc phát hiện, không quy ngay cho nguồn hoặc chặng khi chưa có căn cứ. Nếu SADECX là một nguồn hoặc đầu mối gom, SADECX xác nhận cây và phần việc trực tiếp của mình, không xác nhận thay nguồn khác hay nghiệm thu thay cơ quan. Giữ nguồn, lô và vị trí trên từng cây cho phép vận hành gộp chuyến nhưng vẫn xử lý đúng nơi khi có vấn đề. Phần chưa rõ có người phụ trách và mốc trả lời riêng.