Chia lô giao theo nhiều ngày làm bằng chứng nguồn nhanh cũ hơn và dễ lẫn cây giữa các đợt. Trước mỗi lần điều xe, người phụ trách cần xác minh cây thực tại nguồn, phạm vi đợt, vị trí nhận và phần sai lệch còn tồn từ lần trước.
Một lần kiểm nguồn ở đầu dự án không đủ cho mọi đợt giao sau. Cây có thể được chuyển lịch, thay thế, giữ lại hoặc đưa sang vị trí khác, nên mỗi đợt cần một mốc xác minh riêng trước khi điều xe. Người kiểm ghi ảnh có mốc nhận diện, số lượng kiểm, ngày kiểm, mã lô và cây dự kiến cho đúng phạm vi từng đợt. Bên mua chốt khu cùng vị trí nhận; nhà cung cấp xác nhận cây; đầu mối điều phối dùng kết quả hiện hành để chuẩn bị chuyến. Cây chưa thuộc đợt không được ghi như đã kiểm để giao. Cây còn vướng từ đợt trước đứng riêng cho tới khi có quyết định, không âm thầm bù bằng một cây cùng tên.
Mỗi đợt bắt đầu bằng danh sách cây thật
Danh sách trước khi kiểm nêu cây, dấu nhận diện, nguồn, mã lô, vị trí nhận và ngày dự kiến. Tại nguồn, người kiểm đối chiếu cây thật với yêu cầu, ghi số lượng kiểm và phần chưa thể xác nhận. Ảnh cần thấy dấu cùng đặc điểm có liên quan; ảnh chung một khu cây không chứng minh từng cây thuộc đợt. Nếu danh sách đổi sau lần kiểm, cây thêm phải được xác minh trước khi điều xe. Nếu cây bị rút, giữ lý do và người quyết định để nó không xuất hiện lại ở lần sau như một cây mới. Chuẩn bị theo từng cây cho biết đợt này gồm những gì; các đợt sau vẫn có thể điều chỉnh bằng quyết định riêng.
| Mốc | Điều cần ghi | Quyết định được hỗ trợ |
|---|---|---|
| Trước kiểm nguồn | Cây dự kiến, lô, vị trí và lịch | Phạm vi phải kiểm |
| Sau kiểm nguồn | Cây thực, ảnh, số lượng kiểm và ngày kiểm | Cho chuẩn bị, giữ lại hoặc thay cây |
| Khi giao nhận | Cây tới, vị trí, người giao và người nhận | Xác nhận phần thực tế của đợt |
| Sau xử lý sai lệch | Cây thiếu, cây thay và mốc kế tiếp | Xác định cây phải bù hoặc bỏ ở lần sau |
- Không dùng ảnh của đợt trước cho cây vừa được thêm vào đợt sau.
- Không cộng cây đã giao vào số lượng chuẩn bị lại chỉ vì vị trí đổi.
- Không ghi cây dự phòng như cây đã rời nguồn khi chưa được gọi dùng.
- Không sửa tổng cuối để che một cây thiếu hoặc sai dấu.
- Không để người điều phối tự duyệt cây thay ngoài quyền được giao.
Ngày kiểm cho biết kết quả còn phù hợp đến đâu
Ngày kiểm không phải thời hạn dùng chung cho mọi loại cây hay mọi điều kiện. Nó cho biết kết quả được ghi tại thời điểm nào để người phụ trách cân nhắc có cần xem lại trước khi giao. Nếu khoảng cách tới ngày giao dài, cây đã được chuyển nơi, biện pháp chăm thay đổi hoặc có dấu hiệu mới, người có chuyên môn quyết định phạm vi kiểm lại. Không tự coi kết quả cũ vô hiệu chỉ vì qua một số ngày, cũng không dùng nó mãi khi cây thực đã khác. Kết quả xem lại gắn đúng cây và không xóa lần kiểm trước; hai mốc giúp giải thích sự thay đổi nếu có.
Quyết định cho cây vào đợt dựa trên yêu cầu, kết quả kiểm và mức sẵn sàng của nơi nhận. Bộ phận sử dụng xác nhận khu nào cần cây; vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu vực có thể tiếp nhận; bảo vệ xác nhận điều kiện ra vào trong phần được giao; người kỹ thuật xác nhận cây; người có quyền duyệt thay đổi. Không suy quy trình nội bộ của cơ quan nếu chưa được cung cấp. Nếu khu nhận chưa sẵn sàng, cây có thể được chuyển lịch mà vẫn giữ kết quả kỹ thuật trong phạm vi còn phù hợp. Việc đổi lịch không tự biến thành đổi cây hoặc phát sinh chi phí.
Sai lệch riêng cho từng đợt phải được xử lý tại chỗ
Biên bản của mỗi lần giao ghi cây thiếu, thừa, sai dấu, khác yêu cầu hoặc chuyển vị trí. Người ghi nhận nêu sự việc, không tự quy nguyên nhân khi chưa có căn cứ. Cây thiếu có thể được bù ở đợt sau, nhưng quyết định phải nhận ra đúng cây và vị trí. Cây thay phải có dấu mới cùng phê duyệt; cây cũ được ghi cách xử lý. Nếu một phần đã được nhận đúng, chỉ cây đang chờ mới cần xử lý tiếp. Ngược lại, không dùng tổng số đúng để bỏ qua việc một cây đã tới sai vị trí. Sai lệch riêng cho từng đợt giữ lịch sử trung thực và ngăn cộng trùng.
Đợt sau chỉ mang phần còn lại thật
Trước lần giao kế tiếp, người phụ trách lấy danh sách hiện hành, trừ phần đã nhận, thêm phần bù đã được duyệt và kiểm lại cây thuộc lần mới. Không sao chép toàn bộ danh sách đợt trước rồi sửa tổng. Vị trí đã đổi được cập nhật cùng quyết định, nhưng dấu cây vẫn theo cây. Nếu một cây dự phòng được gọi dùng, ghi nguồn, lô và kết quả kiểm của cây đó. Nếu phần vướng đã được hủy, ghi rõ để không quay lại trong kế hoạch. Cách chuẩn bị này cho phép lịch linh hoạt mà mỗi đợt vẫn có phạm vi độc lập và có thể đối chiếu.
- Cây đã nhận phải có ảnh nguồn, ngày kiểm và đợt giao tương ứng.
- Danh sách từng đợt nêu đúng cây, vị trí và cách xử lý phần khác biệt.
- Cây thay đi kèm cây cũ, lý do, người chấp thuận và mốc áp dụng.
- Phần còn thiếu nêu cây cụ thể, lần giao dự kiến và việc phải xong trước đó.
Bằng chứng nguồn không thay biên bản tiếp nhận
Ảnh và kết quả kiểm tại nguồn cho biết cây nào đã được xem trước khi điều phối. Chúng không chứng minh cây đã đến khuôn viên, được đặt đúng vị trí hay đã nghiệm thu dịch vụ. Biên nhận tại nơi giao nêu cây thực, thời gian, vị trí và người giao nhận. Nếu có trung chuyển, mốc trách nhiệm theo thỏa thuận cần được nhận ra, nhưng bài toán của kiểm nguồn vẫn là cây nào được phép chuẩn bị cho đợt. Không lấy số chuyến hay giờ cổng thay số cây. Mỗi căn cứ trả lời đúng phần của nó, nhờ đó người xem sau không nhầm chuẩn bị với hoàn thành.
Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX có thể xác nhận cây, mã lô, ngày kiểm và phần bàn giao trực tiếp của mình. SADECX không xác nhận mặt bằng thay cơ quan, không duyệt cây thay thay bên mua và không nhận trách nhiệm cho phần của nguồn khác. Sau đợt cuối, người phụ trách đối chiếu cây đã nhận theo vị trí với từng lần kiểm và biên bản. Cây không giao có cách xử lý; cây bù không bị tính hai lần; việc chưa xử lý xong được giao đúng người cùng ngày cần trả lời. Kiểm nguồn theo từng đợt vì vậy không phải làm lại một thủ tục, mà giúp mỗi lần kế hoạch đổi vẫn chỉ rõ cây nào đi, cây nào chờ và ai chịu trách nhiệm.