Một cây đại diện không thể che khác biệt giữa các nguồn. Cách duyệt chắc tay là xác định mẫu áp cho nhóm nào, nhận ra từng cây thực theo nguồn và lô, rồi quyết định gộp, tách, thay hoặc giữ nguồn dự phòng mà không làm mất vị trí nhận.
Khi lô cây được gom từ nhiều nơi, một cây đại diện của nguồn đầu tiên không nên trở thành chuẩn mặc định cho mọi nguồn còn lại. Mỗi nhóm cần được đặt cạnh cùng tiêu chí, nhưng mỗi kết luận vẫn phải ghi cho đúng cây, đúng nơi cung cấp và đúng mã lô. Biên bản duyệt nêu mã mẫu, ảnh mẫu, cách đo, sai khác cho phép và tiêu chí áp dụng cho lô. Nếu một mẫu chỉ áp cho một nhóm hình thái hoặc một vị trí, phạm vi đó phải được viết rõ. Đầu mối gom có thể sắp lịch và phương tiện; họ không tự gộp cây ngoài phạm vi đã duyệt. Người kỹ thuật nhận xét cây, còn người có quyền quyết định dùng, tách, thay lô hay giữ nguồn dự phòng.
Bắt đầu từ phạm vi của từng mẫu
- Mã mẫu và dấu của cây đã được xem trực tiếp.
- Nguồn cây, mã lô và nhóm vị trí mà mẫu được dùng để so.
- Đặc điểm bắt buộc, cách đo và sai khác cho phép.
- Ngày duyệt cùng người xác nhận phần kỹ thuật.
- Trường hợp phải trình lại khi nguồn, lô hoặc cây thay đổi.
Có thể dùng một mẫu chung cho nhiều nguồn nếu người có quyền chủ động quyết định và tiêu chí đủ rõ để kiểm từng cây. Cũng có thể cần nhiều mẫu khi các nhóm vị trí có yêu cầu hình thái khác nhau. Điều quan trọng không phải số mẫu, mà là không để ảnh của cây này thay kết quả của cây khác. Nếu cây đại diện ở một nguồn không còn khả dụng, người phụ trách có thể giữ tiêu chí và chọn cây so khác, hoặc phát hành mốc duyệt mới. Bản mới nói rõ bản nào bị thay và áp từ lô nào. Cây đã được nhận trước đó không bị đánh giá lại âm thầm chỉ vì mẫu sau nhìn khác.
Nhận ra từng cây qua nơi gom
Tại mỗi nguồn, người phụ trách ghi dấu cây, mã lô, kết quả kiểm và ngày kiểm. Khi cây tới điểm gom, biên nhận theo mã nêu cây nào được giao, ai tiếp quản và cây sẽ tới vị trí tiếp nhận nào trong khuôn viên. Nếu nhiều lô đi chung xe, danh sách vẫn cho thấy từng cây đến từ đâu; không dùng số chuyến thay số cây. Nếu dấu bị hỏng, người bàn giao và người nhận ghi dấu cũ, dấu mới cùng cây trước khi đi tiếp. Không gắn một mã còn trống theo trí nhớ. Nếu cây được chuyển vị trí, giữ vị trí dự kiến cùng vị trí mới để một cây không bị tính thành hai.
| Mốc | Điều phải nhận ra | Người xác nhận trong phần mình |
|---|---|---|
| Tại nguồn | Cây, mã lô, mẫu áp dụng và kết quả kiểm | Người kiểm cây và đại diện nguồn |
| Tại điểm gom | Cây nhận, thời điểm và người tiếp quản | Bên giao cùng đầu mối gom |
| Khi vào khuôn viên | Cây, vị trí tiếp nhận và phần được kiểm | Người nhận cùng người kỹ thuật |
| Khi thay cây | Cây cũ, cây mới, nguồn mới và lý do | Người có quyền duyệt thay đổi |
Biên nhận ở điểm gom không tự chứng minh cây đã tới khuôn viên. Tương tự, xác nhận tại cổng không nhất thiết là nghiệm thu kỹ thuật. Bảo vệ xác nhận ra vào trong quyền được giao; vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu vực; bộ phận sử dụng xác nhận nơi cần cây; người kỹ thuật kiểm đặc điểm; người có thẩm quyền duyệt ngoại lệ. Cách phân công thật tùy cơ quan và phải được cung cấp, không suy từ chức danh. Nếu một người kiêm nhiều vai trò, chữ ký vẫn nêu phần họ xác nhận. Điều này ngăn một chữ ký thuận tiện vô tình chấp thuận cả cây, vị trí và chi phí.
Nguồn dự phòng chỉ được gọi dùng khi có quyết định
Việc đã xem một cây ở nguồn dự phòng không làm cây đó trở thành phần phải mua. Điều kiện gọi dùng có thể là cây chính không còn phù hợp, lịch không đáp ứng hoặc thay đổi đã được bên mua chấp thuận. Khi điều kiện xảy ra, người phụ trách nêu cây chính, cây dự phòng, vị trí và ảnh hưởng; người kỹ thuật kiểm cây thay; đầu mối hợp đồng xem giá cùng lịch; người có quyền quyết định. Nếu nguồn chính lại sẵn sàng, đội gom không tự lấy cả hai để phòng thiếu. Cây không dùng được giữ, trả hoặc xử lý theo thỏa thuận, không xuất hiện trong biên bản như đã giao.
Một cây khác không kết luận thay cả nguồn
Khi phát hiện một cây ngoài sai khác cho phép, người kiểm ghi đúng cây, tiêu chí và mức khác. Họ không mặc định mọi cây của nguồn đó đều không phù hợp, cũng không nhận các cây còn lại chỉ vì một cây đại diện đạt. Nếu cần mở rộng phạm vi kiểm, người có chuyên môn đề xuất và người có quyền quyết định theo thỏa thuận. Kết quả có thể là giữ riêng cây, tách một phần lô, thay đúng cây hoặc xem lại cả nhóm khi có căn cứ. Ghi theo cây thật giúp bên mua xử lý đúng vấn đề và giúp nguồn cung không bị quy trách nhiệm rộng hơn sự việc đã quan sát.
- Không đổi cách đo giữa các nguồn để làm kết quả trông giống nhau.
- Không chuyển cây sang vị trí khác chỉ để lấp số lượng còn thiếu.
- Không dùng ảnh mẫu của nguồn này làm ảnh nhận dạng cây nguồn khác.
- Không gộp phần đang chờ duyệt vào phần đã được chấp thuận.
Khuôn viên tiếp nhận theo cây thực
Trước khi xe đến, đầu mối tại cơ quan nhận danh sách cây, dấu, nguồn, mã lô, vị trí tiếp nhận và thời gian dự kiến. Bảo vệ hoặc vận hành xử lý việc tiếp cận; người nhận đối chiếu cây và vị trí; người kỹ thuật xem phần tiêu chí. Nếu cây tới ngoài lịch hoặc khác danh sách, người trực chỉ ghi sự việc trong quyền hạn và chuyển đúng người quyết định. Không đưa cây vào một khu chưa được phép vì xe cần rời. Nếu phải tạm giữ, biên bản nêu cây, nơi giữ, người chăm và mốc trả lời. Nguồn cùng lô vẫn đi theo cây trong suốt thời gian chờ.
Nếu SADECX là một nguồn hoặc đầu mối gom, SADECX có thể xác nhận cây, mã lô, ảnh mẫu và mốc bàn giao thuộc phần mình. SADECX không xác nhận thay nguồn khác, không duyệt cây thay thay bên mua và không cấp quyền vào khuôn viên thay đơn vị quản lý. Sau lần giao, danh sách tại vị trí tiếp nhận ghi cây, biên nhận, nguồn và mẫu áp dụng. Cây đã chuẩn bị nhưng không có ở nơi nhận phải cho thấy nó đang được giữ, đã trả hay chuyển đi đâu. Cách ghi theo sự việc như vậy cho biết cây nào đã duyệt, cây nào chỉ dự phòng và bên nào đang tiếp quản.