Một cây đại diện có thể giúp bên mua và nhà cung cấp thống nhất hình thái, cách đo hoặc mức sai khác. Giá trị của nó nằm ở tiêu chí được chốt, không phải ở việc dùng một lần duyệt để thay kiểm các cây giao ở nhiều ngày.
Cây đại diện là mốc so sánh, không phải giấy thông hành cho mọi cây cùng tên. Trước đặt hàng, người kỹ thuật ghi mã mẫu, dấu cây, cách đo, ảnh mẫu và tiêu chí áp dụng cho lô. Bên mua cùng người có quyền chốt sai khác cho phép và trường hợp phải xem lại. Nhà cung cấp dùng mốc đó khi chọn cây; người nhận vẫn kiểm cây thật ở từng đợt. Bộ phận sử dụng xác nhận vị trí và mục đích; bảo vệ hoặc vận hành xác nhận điều kiện vào khu; người kỹ thuật kết luận cây; người có thẩm quyền duyệt ngoại lệ. Không kéo quyền của một chữ ký sang phần người đó không kiểm.
- Mã mẫu và dấu nhận diện của cây được xem.
- Ảnh chụp đủ góc cho đặc điểm cần đối chiếu.
- Cách đo cùng khoảng hoặc sai khác được chấp nhận.
- Phạm vi lô, vị trí hoặc đợt được áp dụng.
- Người duyệt, thời điểm và điều kiện phải duyệt lại.
Duyệt đặc điểm, không duyệt một lời mô tả chung
| Điểm quan sát | Cách ghi | Khi nhận lô |
|---|---|---|
| Kích thước | Cách đo và mức sai khác | Đo cây thật theo cùng cách |
| Hình thái | Ảnh, mô tả và điều kiện quan sát | So từng cây trong phạm vi đã chốt |
| Bầu và thân | Đặc điểm phải có hoặc không chấp nhận | Ghi cây sai khác theo dấu |
| Vị trí sử dụng | Khu hoặc nhóm vị trí áp dụng | Không chuyển tiêu chí sang khu khác nếu chưa duyệt |
Ảnh mẫu cần nhận ra cây và mục đích chụp. Ảnh đẹp nhưng không có dấu hoặc góc đo không giúp người nhận biết đúng cây. Nếu cây thay đổi theo thời gian giữa lúc duyệt và lúc giao, người kỹ thuật xác định đặc điểm nào còn dùng được. Không tự thay ảnh mới mà không ghi thời điểm và người chấp thuận. Nếu dùng nhiều cây đại diện cho các nhóm hình thái hoặc vị trí, mỗi cây có mã cùng phạm vi. Không gom các ảnh từ nhiều cây thành một hình dung lý tưởng mà không cây thật nào đáp ứng trọn vẹn.
Mỗi đợt vẫn cần danh sách cây thực
Trước mỗi lần giao, nhà cung cấp gửi hoặc xác nhận cây theo dấu, lô, khu dự kiến và mốc đại diện áp dụng. Khi tiếp nhận, người được giao kiểm số lượng, dấu và phần quy cách trong quyền hạn. Người kỹ thuật so cây thật với tiêu chí, không chỉ so ảnh chung. Nếu một cây chuyển đợt, dấu và kết quả kiểm đi cùng cây; không tạo bản ghi như một cây mới. Nếu mặt bằng đổi lịch, tiêu chí cây không tự đổi. Quyết định chia hay gộp đợt thuộc người có quyền và phải nói cây nào bị ảnh hưởng.
Sai lệch của đợt nào được xử lý ở đợt đó
Sai lệch từng đợt nêu cây, tiêu chí, mức khác, vị trí và hướng xử lý. Cây đạt được nhận; cây cần xem thêm đứng riêng; cây không phù hợp được thay hoặc xử lý theo quyết định. Không giữ toàn bộ lô chỉ vì một cây lệch nếu người có chuyên môn chưa xác định cần mở rộng kiểm. Cũng không nhận toàn bộ vì cây đại diện đẹp. Nếu bên mua chấp thuận một sai khác, quyết định chỉ rõ cây hoặc phạm vi; không biến nó thành tiêu chí mới cho các đợt sau. Nhà cung cấp sửa đúng cây, không bù bằng tổng số không nhận diện được.
Phân biệt duyệt mẫu với nghiệm thu
Duyệt cây đại diện diễn ra trước hoặc trong giai đoạn chuẩn bị để thống nhất tiêu chí. Nghiệm thu xác nhận cây hoặc công việc thật ở mốc hợp đồng. Người duyệt mẫu không mặc nhiên nhận cây; người nhận tại cổng không mặc nhiên thay người kỹ thuật; bảo vệ không kết luận quy cách. Nếu cơ quan giao một người nhiều vai trò, biên bản vẫn nêu họ đang ký phần nào. Nhà cung cấp không dùng quyết định duyệt mẫu để yêu cầu nhận cây khác rõ ràng ngoài khoảng đã chốt. Bên mua không thêm tiêu chí mới khi nhận mà không xử lý thay đổi phù hợp.
Khi cây đại diện không còn khả dụng hoặc yêu cầu vị trí đổi, người có quyền quyết định giữ tiêu chí, duyệt cây đại diện khác hoặc cập nhật phạm vi. Bản mới nêu bản nào bị thay và từ đợt nào áp dụng. Cây đã giao trước đó giữ kết quả của mốc cũ, trừ quyết định khác có căn cứ. Không xóa lịch sử để mọi đợt trông như dùng cùng một cây đại diện. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhiều đợt cách nhau đủ lâu để hình thái cây hoặc khả năng cung ứng thay đổi.
Tổng hợp cuối theo cây và vị trí
Sau mỗi đợt, biên bản ghi cây thực, kết quả, cây thay, vị trí và mã mẫu đã dùng để đối chiếu. Hồ sơ duyệt mẫu nêu rõ tiêu chí cùng những đợt hoặc nhóm vị trí được áp dụng; danh sách tiếp nhận cho biết từng cây đã được so với mốc nào. Nếu cây đại diện hoặc phạm vi áp dụng thay đổi, quyết định mới ghi đợt bắt đầu dùng, không sửa kết quả của các cây đã nhận trước đó. Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX có thể xác nhận cây, ảnh và kết quả kiểm thuộc phần mình, nhưng không duyệt ngoại lệ thay bên mua, không xác nhận điều kiện khuôn viên thay vận hành và không nghiệm thu dịch vụ của đơn vị khác. Cây đại diện chỉ có ích khi làm rõ cách kiểm cây thật, không khi được dùng để bỏ qua việc kiểm lô.
Thông tin đặt hàng nên nói rõ người có quyền duyệt cây đại diện, người nhận từng đợt và cách xử lý khi họ không có mặt. Không suy quy trình nội bộ của cơ quan nếu chưa được cung cấp. Nếu phần hình thái cần xem trong điều kiện cụ thể, chuẩn bị mốc kiểm phù hợp. Nếu cây tới ngoài lịch, bảo vệ hoặc đầu mối trực chỉ xác nhận sự việc trong quyền hạn. Giữ đúng vai trò giúp một quyết định duyệt cây không biến thành sự chấp nhận rộng hơn điều đã thực sự được xem.