Một dự án khu đô thị có thể nhận cây tại cổng, chuyển về bãi tạm, trồng theo từng phân khu rồi nghiệm thu ở nhiều thời điểm. Vì vậy, tổng số trên xe không thể dùng thay số cây đã trồng hay số cây được chấp nhận. Cần tách ba mốc bằng biên nhận, vị trí, ngày thực hiện và người có thẩm quyền, sau đó để bộ phận hợp đồng, kế toán và thuế xử lý chứng từ đúng vai trò.
Đối chiếu khối lượng cây tại khu đô thị cần tách rõ cây đã giao, cây đã trồng và cây được nghiệm thu. Ba con số này có thể khác nhau trong cùng một ngày mà không nhất thiết có sai sót. Một chuyến đã bàn giao tại cổng nhưng cây còn ở bãi tạm; một số cây đã vào hố nhưng công việc hoàn thiện quanh vị trí chưa xong; một khu đã được kiểm trong khi khu khác chờ người có thẩm quyền. Nếu dùng một tổng duy nhất, bên mua khó biết mình đang xác nhận hàng hóa, công tác trồng hay kết quả được chấp nhận.
Ba mốc cần giấy tờ và người xác nhận khác nhau
Cây đã giao được ghi tại điểm kết thúc giao đã thỏa thuận, có cây hoặc lô, số lượng, thời điểm, tình trạng nhìn thấy và người tiếp quản. Cây đã trồng được ghi tại hố hoặc vị trí, kèm phần việc thực hiện cùng người phụ trách thi công. Cây được nghiệm thu phải có kết luận của người được dự án giao quyền theo tiêu chí áp dụng. Một chữ ký ở cổng không thay chữ ký nghiệm thu, và ảnh cây đã đứng không tự chứng minh mọi hạng mục quanh hố đã hoàn thành. Mỗi giấy tờ chỉ nên nói đúng điều người ký đã kiểm.
Khu đô thị thường chia nhiều phân khu, giai đoạn và đầu mối tiếp nhận. Cùng một xe có thể giao cây cho hai khu, nhưng mỗi khu lại có bãi tạm, đội trồng và lịch kiểm khác nhau. Danh sách cần tách số cây tiếp quản theo khu ngay sau khi dỡ, rồi cập nhật vị trí khi cây được đưa đi trồng. Nếu một cây đổi khu theo quyết định của dự án, ghi rõ vị trí cũ, vị trí mới và người chấp thuận. Không sửa tổng số mà bỏ qua việc phân bổ đã đổi.
| Mốc | Điều có thể xác nhận | Điều chưa thể kết luận |
|---|---|---|
| Giao cây | Cây đã tới điểm giao và có người tiếp quản | Cây đã trồng hoặc được nghiệm thu |
| Trồng cây | Cây đã được đặt tại vị trí và phần việc đã ghi đã thực hiện | Mọi tiêu chí nghiệm thu đều đạt |
| Nghiệm thu | Cây và phần việc tại vị trí được người có quyền kết luận | Mọi dịch vụ hoặc chứng từ thương mại đều mặc nhiên đủ |
Biên nhận giao cây nên nêu rõ điểm giao là cổng, bãi tập kết, phân khu hay sát vị trí. Cách gọi “giao tại công trình” quá rộng nếu các bên hiểu khác nhau về chặng nội bộ. Người nhận tại cổng chỉ xác nhận số cây và tình trạng có thể quan sát ở đó; khi cây chuyển cho đội nội bộ, lần tiếp quản tiếp theo được ghi riêng. Nhờ vậy, cây còn ở bãi tạm không bị tính nhầm là đã trồng, đồng thời bên vận chuyển không bị quy trách nhiệm cho thao tác xảy ra sau mốc đã bàn giao.
Công tác trồng được ghi theo vị trí và phần việc
Số cây đã trồng được xác nhận tại vị trí cùng ngày thực hiện, dấu cây, đội làm và nội dung đã hoàn thành. Nếu phạm vi chỉ gồm đặt cây và lấp hố, ghi đúng như vậy; nếu còn chống cây, hoàn thiện bề mặt hoặc vệ sinh khu vực, phần chưa làm phải thể hiện rõ. Không đánh dấu cả hạng mục hoàn tất chỉ vì cây đã đứng. Khi một hố phải xử lý thêm theo quyết định kỹ thuật của dự án, cây tại đó được ghi riêng để người phụ trách xem xét mà không làm mờ kết quả ở các vị trí khác.
Ảnh hoặc sơ đồ vị trí hỗ trợ nhận diện cây đã trồng, nhất là khi nhiều cây cùng loại nằm gần nhau. Ảnh nên có bối cảnh đủ để nhận ra khu, dấu cây và thời điểm; phép đo chỉ được dùng khi cách đo cùng điểm đo nhìn thấy hoặc được ghi rõ. Sơ đồ do dự án quản lý nên dùng tên khu và vị trí thống nhất với biên bản. Nếu ký hiệu tại công trường đổi, người phụ trách ghi cách quy đổi trước khi đối chiếu khối lượng, tránh để một cây xuất hiện dưới hai tên.
Nghiệm thu thuộc người được dự án giao quyền
Nghiệm thu có thể diễn ra theo khu hoặc theo đợt, miễn phạm vi mỗi biên bản rõ. Nếu một cây đạt về quy cách nhưng phần hoàn thiện vị trí chưa đạt, kết luận tách hai nội dung thay vì gộp thành một chữ “đạt” hoặc “không đạt”. Nếu người có quyền chưa có mặt, đội hiện trường giữ biên nhận và ảnh để chờ kiểm, không tự chuyển cây đã trồng thành cây đã nghiệm thu. Những vị trí cần sửa có mô tả, người thực hiện và thời điểm dự kiến kiểm lại theo sắp xếp của dự án.
Thanh toán theo phạm vi đã ký và kết quả đã xác nhận
Người phụ trách hợp đồng đối chiếu đơn hàng, phạm vi giao, phạm vi trồng, biên nhận và biên bản nghiệm thu trước khi lập đề nghị thanh toán. Có hợp đồng tách giá cây và công trồng, cũng có hợp đồng gộp; cách xử lý phải theo văn bản đã ký chứ không theo thói quen của một dự án khác. Nếu điều khoản cho phép thanh toán khi giao, biên nhận đúng điểm giao là căn cứ cho phần đó. Nếu thanh toán đòi hỏi nghiệm thu hoàn tất, cây ở bãi tạm hoặc vị trí chưa được chấp nhận không nên bị gộp vào.
Hóa đơn và VAT do chức năng có thẩm quyền xử lý
Kế toán và bộ phận thuế xử lý hóa đơn cùng nghĩa vụ liên quan theo giao dịch, pháp nhân và quy định áp dụng. Đội hiện trường cung cấp biên nhận, khối lượng thực làm, biên bản nghiệm thu và xác nhận phát sinh; họ không tự quyết định thời điểm xuất hóa đơn, cách tính thuế hay tính hợp lệ cuối cùng của chứng từ. Tên hạng mục, đơn vị tính, kỳ thanh toán và bên giao dịch cần nhất quán giữa đơn hàng, đề nghị thanh toán và hóa đơn. Nếu có khác biệt, bộ phận phụ trách làm rõ trước khi ghi nhận thay vì sửa nội dung hiện trường cho khớp giấy tờ.
Tổng hợp cuối kỳ vẫn giữ được từng phân khu
Bản tổng hợp cuối kỳ có thể trình bày số cây giao, số cây trồng và số cây nghiệm thu của từng khu, kèm những vị trí cần làm tiếp. Tổng cộng chỉ được tính từ các danh sách chi tiết đã xác nhận, tránh nhập lại bằng tay rồi tạo chênh lệch. Người tiếp nhận có thể chọn bất kỳ cây nào để xem biên nhận giao, vị trí trồng và kết quả kiểm tương ứng. Nếu một mốc chưa có giấy tờ phù hợp, bản tổng hợp nói rõ phần còn thiếu thay vì giả định rằng các bước xảy ra cùng lúc.
Khi SADECX cung cấp cây hoặc thực hiện một phần thi công, SADECX bàn giao chứng từ và xác nhận trong phạm vi đó. Ban quản lý quyết định mặt bằng, giám sát hoặc người được bên mua chỉ định kết luận nghiệm thu, còn bộ phận tài chính và thuế xử lý thanh toán cùng hóa đơn. Sự tách bạch này không làm chậm công việc nếu được thống nhất từ đầu; trái lại, nó giúp mỗi bên biết mình cần ký điều gì và ngăn số cây đã giao bị dùng thay cho số cây đã trồng hay được chấp nhận.