Giao cây nhiều lần làm công tác trồng bị chia thành nhiều mặt bằng và nhiều mốc bàn giao. Muốn kiểm soát được, dự án phải xác định phạm vi của mỗi đợt, điều kiện bắt đầu, điểm dừng kiểm tra, phần hoàn trả và việc chăm giữ sau khi đội rời khu.
Kiểm soát công tác trồng trong kế hoạch giao nhiều đợt bắt đầu bằng việc chia đúng mặt bằng và phần việc của từng lần, không bắt đầu bằng tổng số cây đã giao. Mỗi đợt có phân khu, giai đoạn, danh sách cây, hố, lối tiếp cận, biện pháp thi công và người tiếp quản riêng. Mặt bằng bàn giao phải chỉ đúng phần đội được sử dụng; hố đã đào cũng chưa chứng minh cây đúng quy cách. Trước khi đội bắt đầu, các bên xác nhận phần có thể làm, điểm dừng kiểm tra, vùng an toàn và cách bàn giao nếu một số vị trí chưa hoàn tất.
Bàn giao mặt bằng theo vị trí của đúng đợt
Biên bản mặt bằng cần nêu phân khu, các vị trí được mở, lối vận chuyển nội bộ, vùng đặt thiết bị và điều kiện phải giữ cho hoạt động khác. Một chữ ký cho toàn khu dễ che việc vài hố chưa sẵn hoặc một đoạn lối vẫn đang thi công. Nếu chỉ một phần mặt bằng được bàn giao, sơ đồ đánh dấu phần đó và đầu mối chịu trách nhiệm. Đội trồng không tự mở rộng sang khu bên cạnh để dùng hết cây đã dỡ. Cây chưa thể trồng phải có nơi giữ, cách chăm và người tiếp quản được xác nhận.
| Mốc | Cần xác nhận | Không thay thế |
|---|---|---|
| Nhận mặt bằng | Vị trí, lối vào, vùng thao tác và giới hạn sử dụng | Kiểm quy cách cây |
| Nhận cây | Cây thực, số lượng, tình trạng và nơi giữ | Nghiệm thu trồng |
| Trước khi che khuất | Phần hố, bầu hoặc công việc cần xem theo biện pháp | Kết quả sau hoàn thiện |
| Sau trồng | Vị trí, hướng, chống giữ và phần hoàn trả | Trách nhiệm chăm giữ ngoài phạm vi |
| Bàn giao đợt | Phần đạt, phần sửa, phần chưa làm và người tiếp quản | Các đợt tương lai |
Biện pháp thi công cần phù hợp với cây, hố, thiết bị và hoạt động của đúng phân khu. Kế hoạch giao nhiều đợt có thể đưa tới cây lớn hơn, đường vào khác hoặc khu đang vận hành, nên không dùng nguyên bản của lần trước mà không xem lại. Người có chuyên môn xác nhận cách nâng, xử lý bầu, đặt cây, lấp và chống giữ theo yêu cầu dự án. Ban quản lý xác nhận phạm vi cô lập và thời gian. Đội hiện trường phải biết điểm nào cần người kiểm xem trước khi che, tránh tới cuối đợt mới tranh luận về phần không còn quan sát được.
Chia hay gộp đợt theo mặt bằng và năng lực làm xong
- Gộp khi các khu cùng sẵn sàng, biện pháp tương thích và đủ người kiểm tại các mốc.
- Tách khi một phân khu chưa bàn giao, lối vào khác hoặc thiết bị phải đổi.
- Không dỡ thêm cây nếu đội không thể trồng hoặc bàn giao trong điều kiện đã thống nhất.
- Giữ danh sách cây và kết quả riêng dù hai đợt được thực hiện trong cùng ngày.
- Bố trí người chăm cho cây chờ, không xem bãi tạm là phần đã hoàn thành.
Gộp hai đợt có thể làm đội làm việc trên nhiều khu cùng lúc, nhưng người chỉ huy và người kiểm phải bao quát được từng điểm. Nếu không, cây có thể vào hố trước khi mốc kiểm cần thiết diễn ra. Tách đợt giúp kiểm soát tốt hơn nhưng có thể cần huy động lại; tác động thương mại được xử lý theo hợp đồng, không phải lý do để bỏ mốc kỹ thuật. Quyết định nên dựa trên khả năng hoàn tất an toàn và bàn giao rõ, không dựa trên mong muốn làm hết số cây đang có tại công trình.
Sai khác được giữ trong đúng lần thi công
Mỗi đợt có biên bản nêu cây và vị trí đã làm, sai khác, người xử lý và mốc kiểm lại. Nếu cây giao bù ở đợt sau, kết quả mới chỉ thay phần của vị trí liên quan; nó không xóa biên bản cây cũ. Nếu hố hoặc mặt bằng thay đổi, bên có thẩm quyền quyết định cách xử lý trước khi đội tiếp tục. Không ghi một câu “đã hoàn thành khu” khi còn các vị trí chưa trồng hoặc phần hoàn trả chưa xong. Phần đạt có thể được xác nhận riêng để không lẫn với phần đang sửa.
An toàn sau khi đội rời khu cần được bàn giao, nhất là cây vừa trồng, vật liệu chống giữ hoặc khu vực chưa mở lại. Người nhận ca sau hoặc ban quản lý xác nhận phần còn được cô lập và cách liên hệ khi có dấu hiệu bất thường. Không tháo rào chỉ để chụp ảnh hoàn tất nếu bề mặt hoặc cây chưa ổn định theo yêu cầu áp dụng. Ngược lại, rào và vật liệu không được để kéo dài mà không có người chịu trách nhiệm. Biên bản cuối đợt nói rõ phần nào còn duy trì và thời điểm xem lại.
Hoàn trả mặt bằng được kiểm ở nơi đội đã sử dụng
Đội trồng cần thu đất, bao bọc, dây và vật liệu thừa trong phạm vi của đợt, đồng thời xử lý bề mặt theo phần đã thỏa thuận. Ảnh trước và sau giúp phân biệt hiện trạng cũ với tác động của công việc. Nếu một bề mặt chưa thể hoàn trả do hạng mục khác đang thi công, ban quản lý ghi trách nhiệm và mốc tiếp theo; không buộc đội cây ký nhận phần họ không quản lý. Hoàn trả lối đi và nghiệm thu cây là hai kết quả khác nhau. Một cây đúng vị trí không làm lối vận hành tự đạt, và lối sạch không chứng minh phần trồng đúng.
Khu đô thị có thể chuyển đầu mối tiếp quản giữa các giai đoạn. Danh sách từng đợt cần ghi người nhận cây, người nhận mặt bằng sau trồng và người phụ trách chăm giữ nếu là các bên khác nhau. Chữ ký ở cổng chỉ xác nhận chặng vận chuyển; đầu mối phân khu xác nhận công việc tại vị trí. Khi thay đổi người nhận, dự án cập nhật trước đợt mới để đội không dùng chữ ký của giai đoạn trước. Việc phân vai này đặc biệt quan trọng khi một đơn vị cung cấp cây và đơn vị khác thực hiện trồng.
Thanh toán theo phần thực làm và điều kiện đã thỏa thuận
Người phụ trách thương mại đối chiếu biên bản từng đợt, khối lượng, phần sửa và điều khoản hợp đồng. Cây đã giao nhưng chưa trồng không được tính như công tác trồng hoàn tất. Vị trí đã làm nhưng chưa được kiểm có kết quả khác vị trí đã nghiệm thu. Các khoản huy động lại hoặc chờ được xem theo thông báo và chấp thuận, không tự suy từ lịch trễ. Kế toán hoặc chức năng thuế xử lý chứng từ theo quy định áp dụng, tách khỏi kết luận kỹ thuật tại hố.
Khi SADECX được giao cả cung cấp và trồng, SADECX có thể bàn giao riêng phần cây, phần thi công và phần hoàn trả do mình thực hiện. Nếu SADECX chỉ cung cấp cây, trách nhiệm không tự mở rộng sang mặt bằng hoặc biện pháp của đội khác. Bên mua và ban quản lý giữ quyền bàn giao khu, duyệt ngoại lệ và nghiệm thu theo phân công. Một kế hoạch nhiều đợt được kiểm soát tốt khi mỗi lần có thể đứng độc lập: biết mặt bằng nào được nhận, cây nào đã làm, ai chịu trách nhiệm và điều gì còn lại cho đợt sau.