Đèn tại điểm nhận có thể đủ để đối chiếu mã và một số kích thước, nhưng chưa chắc cho phép đánh giá màu lá, độ cân tán hoặc chi tiết bầu. Hai lần kiểm phải tách kết quả trong đêm khỏi phần xác nhận sau, đồng thời ghi đúng mã cây, khu, giai đoạn và người tiếp quản ở từng mốc.
Xe cây đến cổng khu đô thị sau giờ vận hành. Người nhận có thể đọc nhãn, đếm cây và đặt thước ở điểm có đèn, nhưng bóng của tán và lớp bọc bầu che những chi tiết cần xem dưới điều kiện khác. Nếu phiếu chỉ có một ô “đạt quy cách”, chữ ký ban đêm dễ bị hiểu là đã kết luận toàn bộ lô. Cách làm an toàn cho hồ sơ là chia tiêu chí theo điều kiện quan sát: phần đo được ghi kết quả ngay, phần chưa nhìn rõ ghi chờ xác nhận. Hai lần kiểm dùng cùng mã cây, mã lô, khu và giai đoạn, không tạo một cây mới trên bảng khi chuyển sang ngày sau.
Chốt trước phần nào được đo trong ca
Trước ca, bên mua, người kiểm và bên giao đối chiếu bảng quy cách đã chốt để biết điểm đo, khoảng chấp nhận, mã mẫu và điều kiện cần cho từng tiêu chí. Chỉ những phép đo có thể thực hiện ổn định dưới ánh sáng và không làm hư cây mới được xếp vào phiếu kiểm ca đêm. Với chi tiết hình thái phụ thuộc màu, độ cân, phần dưới tán hoặc bầu bị che, ghi mốc quan sát phù hợp sau đó. Không biến sự tiện của giờ giao thành một tiêu chuẩn kỹ thuật mới. Người có quyền nhận hoặc giữ cây cần biết trước mục nào có thể chốt trong ca và mục nào chỉ được tiếp nhận tạm.
Phiếu kiểm ca đêm nên có mã khu, vị trí nhận, giai đoạn, lô, mã cây hoặc cách nhận diện, thời điểm, nguồn sáng, người đo và kết quả từng tiêu chí. Ảnh phải gắn mã cây và thước hoặc mốc nếu ảnh dùng để chứng minh số đo; ảnh toàn xe chỉ giúp thấy sự kiện giao, không thay ảnh của một cây. Khi lớp bọc hoặc dây buộc cản phép đo, người kiểm nêu giới hạn và cách bảo quản tới lần xem sau. Một dấu tích “đạt” chỉ hợp lệ cho tiêu chí đã được quan sát hoặc đo đủ điều kiện, không thay cho phần chưa thể kiểm. Phiếu giao nhận số lượng cũng không tự thay phiếu kiểm quy cách.
| Mốc | Có thể ghi nhận | Phần không nên suy |
|---|---|---|
| Ca đêm | Mã, số cây, kích thước đo được trong điều kiện đủ sáng, tình trạng nhìn thấy | Hình thái hoặc chi tiết bị bóng che |
| Điểm giữ sau ca | Vị trí, người tiếp quản, ảnh và biên nhận nếu có | Cây đã đạt toàn bộ quy cách |
| Lần xác nhận đủ sáng | Hình thái, chi tiết bầu/tán cần quan sát, sai lệch và kết luận | Không xóa mốc đêm để tạo một kết quả liền mạch |
Với cây có dấu hiệu thấy rõ như bầu xô, thân trầy hoặc nhãn không khớp, ghi ảnh và tình trạng ngay ở điểm nhận; không trì hoãn tất cả sang ban ngày. Nhưng một dấu hiệu chưa rõ nguyên nhân không được gán chắc cho chặng vận chuyển chỉ vì phát hiện lúc xe tới. Ảnh trước bốc, ảnh tại cổng và biên nhận điểm chuyển giúp khoanh mốc. Người kiểm mô tả điều thấy, bên giao ghi ý kiến nếu khác, người được phân quyền quyết định giữ cây, nhận có điều kiện hay chuyển sang vị trí chờ. Quyết định này theo hợp đồng và tiêu chí áp dụng, không theo áp lực dỡ xe trước khi hết ca.
Ghi giới hạn quan sát ngay trên phiếu
Khu đô thị có thể có nhiều cổng và nhiều đầu mối tiếp quản phân khu. Cây nhận ở cổng một khu nhưng sẽ trồng ở khu khác phải ghi điểm chuyển và người tiếp quản, thay vì dùng một phiếu chung cho toàn dự án. Nếu nhóm cây chưa kiểm xong được đặt ở điểm giữ, người nhận xác nhận số cây, mã lô, tình trạng nhìn thấy, nơi đặt và cách bảo vệ. Những tiêu chí chưa thể xác nhận được liệt kê riêng, không trộn vào nhóm đã kiểm xong. Dấu thời gian của ca đêm và lần xem sau phải giữ nguyên để biết cây đã ở đâu giữa hai mốc.
Lần kiểm khi đủ sáng phải dùng đúng danh sách cây còn thiếu kết quả của ca đêm, không lập lại từ trí nhớ người trực. Người kiểm đối chiếu nhãn, ảnh, mã lô và khu trước khi xem hình thái, tán, bầu hoặc chi tiết từng bị bóng che. Nếu cây đã chuyển chỗ, biên nhận chuyển vị trí nối hai nơi. Nếu mất nhãn, cây được tách riêng để đối chiếu hồ sơ giao và ảnh, không gán tạm mã của cây bên cạnh. Kết quả ban ngày nêu tiêu chí đã xác nhận, sai lệch, người ký và thời điểm.
Khi một phân khu nhận cây qua nhiều giai đoạn, mốc kiểm cũng phải tách theo giai đoạn. Cây của đợt sau không được đưa vào danh sách ban ngày của đợt trước chỉ vì đặt cùng bãi. Bảng tiếp quản có mã khu, lô, cây, điểm giữ, người giữ, ngày giao và lần kiểm chưa hoàn tất. Nếu đội trồng muốn đưa cây vào hố trước khi phần hình thái được xác nhận, người có thẩm quyền phải quyết định điều kiện riêng và hậu quả nếu không đạt; đội không tự suy phiếu nhận tạm là phê duyệt trồng. Ảnh hoặc sơ đồ gắn mã vị trí giúp lần kiểm sau tìm đúng cây, không chỉ tìm đúng loại.
Bàn giao cây chờ xác nhận giữa các phân khu
Biên nhận của lần kiểm ban ngày phải ghi đúng số phiếu kiểm ca đêm, mục đã xác nhận trong đêm, mục vừa kiểm bổ sung và nội dung còn phải xử lý. Nếu cây khác mẫu, số đo ngoài khoảng hoặc có hư hại mới thấy, sai lệch được ghi theo mã cây rồi chuyển người có quyền quyết định nhận, chỉnh hoặc thay. Không sửa ô của ca đêm từ “chờ kiểm” thành “đạt” như thể kết quả sau đã có từ đầu. Khi phải đo lại, hồ sơ giữ cả hai kết quả, lý do đo lại và kết luận được dùng.
Phần cây đạt tiêu chí không tự đồng nghĩa khu đã bàn giao. Đội nhận cây và ban quản lý phân khu kiểm điểm giữ, rào, lối đi và vật liệu sau ca; kết quả mặt bằng ký riêng. Ngược lại, cổng đã mở lại cho cư dân hoặc xe nội bộ không làm mục hình thái đang chờ trở thành đạt. Khi một cây cần thay, mã cũ, mã mới, khu, giai đoạn và lần kiểm riêng đều phải dẫn tới cùng mã vị trí dự kiến. Trách nhiệm vận chuyển, trồng và kiểm được phân theo chặng thực hiện; một chữ ký bảo vệ cho giờ ra cổng không thay kết luận quy cách.
Kết luận ở mốc sau mà không sửa kết quả đêm
Hồ sơ cuối của lô giao ngoài giờ gồm bảng quy cách, danh sách cây và khu, phiếu kiểm ca đêm, ảnh có dấu thời gian, biên nhận điểm giữ, lần xác nhận ban ngày và danh sách sai lệch. Đối chiếu một mã cây từ cổng tới khu cho thấy ai tiếp quản và tiêu chí nào đã được chốt ở từng mốc.
Báo giá ca, lựa chọn thiết bị và duyệt mẫu có hồ sơ riêng; phiếu kiểm chỉ ghi kết quả của cây thực giao trong từng điều kiện quan sát. Khi mọi tiêu chí bắt buộc đã được kiểm hoặc sai lệch đã có quyết định xử lý, người có thẩm quyền mới hoàn tất kết quả quy cách của cây đó.