Tổng số cây đủ không chứng minh các lô từ nhiều nơi có cùng quy cách. Một bảng chung về điểm đo, khoảng chấp nhận và hình thái giúp so báo giá và kiểm từng lô mà vẫn giữ dấu nguồn–lô–vị trí.
Bên mua khu đô thị có thể nhận nhiều đề xuất cùng ghi một tên cây, nhưng một nơi đo chiều cao từ mặt bầu, nơi khác cộng cả bầu, còn ảnh chụp tán dưới những góc khác nhau. Nếu chỉ so số tổng và đơn giá, sự khác biệt ấy tới cổng mới trở thành tranh luận. Trước đặt hàng, mã nhóm vị trí phải có bảng quy cách chung: cách đo, khoảng chấp nhận, hình thái và ảnh hoặc mẫu đối chiếu. Nhà cung cấp có thể đề xuất lô từ nhiều nguồn, nhưng từng lô phải trả lời cùng tiêu chí. Bảng nguồn giúp đối chiếu cây theo nơi bàn giao, không được biến thành các chuẩn riêng không ai phê duyệt.
Chốt chuẩn của vị trí trước khi chọn nguồn
Khu đô thị có thể cần cùng loài cây ở dải đường, sân và khu tiện ích với kích thước khác nhau. Mỗi nhu cầu khác nhau nên có mã nhóm riêng, gắn sơ đồ vị trí và số lượng dự kiến. Người phụ trách kỹ thuật chốt điểm đo, đơn vị và giới hạn dưới–trên cho từng thuộc tính; bên mua đưa mã nhóm vào yêu cầu giá và đơn hàng. Nếu một vị trí có hố hoặc tuyến vào khác, ngoại lệ phải chỉ đúng vị trí đó, không nới khoảng cho toàn nhóm. Bên bán biết cây nào cần tìm; người nhận về sau biết cây nào được phép đặt ở hố. Đây là quyết định quy cách trước khi chốt nguồn, không phải quyết định lô nào đang sẵn.
Ảnh mẫu diễn đạt dáng cây nhưng không thay phiếu đo. Mã mẫu cần gắn nhóm quy cách và những đặc điểm được dùng làm đối chiếu, còn kết quả lô thực phải có số đo, ảnh và tình trạng quan sát riêng. Nếu hai nguồn gửi ảnh theo ánh sáng hoặc khoảng cách khác nhau, yêu cầu ảnh bổ sung theo cùng góc hoặc xem cây mẫu theo quy trình dự án; không kết luận cây của nguồn này hơn nguồn kia bằng một ảnh quảng bá. Cùng tên cây không cho phép dùng số đo của nguồn này để chứng minh lô của nguồn khác đã đạt. Cây mẫu đại diện cũng không biến mọi cây sau đó thành đạt trước khi kiểm.
| Trường chung | Ghi trên bảng quy cách | Ghi thêm cho từng lô |
|---|---|---|
| Kích thước | Cách đo, đơn vị, khoảng chấp nhận | Kết quả đo và ảnh |
| Hình thái | Tiêu chí quan sát, mã mẫu | Sai lệch so với mẫu |
| Phân bổ | Khu và vị trí cần cây | Nguồn–lô–vị trí dự kiến/thực |
| Nhận cây | Điểm và tiêu chí cần kiểm | Biên nhận theo mã lô |
Đọc ngoại lệ theo lô, không theo tên cây
Với từng lô đề xuất, bảng nêu nguồn trong giao dịch, mã lô hoặc cách nhận diện, số cây, nhóm quy cách, khu dự kiến, mẫu liên quan và tình trạng xác nhận. Tên nguồn chỉ là dấu vết truy nguyên, không tự chứng minh xuất xứ thương mại hoặc tồn kho. Nếu bên mua cần chứng từ xuất xứ, hồ sơ của đúng lô được đối chiếu riêng. Nếu nơi cung cấp chưa xác nhận cây cụ thể, ghi trạng thái đề xuất và mốc xác nhận, không phát một mã lô giả để bảng trông đầy. Nguồn dự phòng có thể được hỏi giá theo cùng chuẩn, nhưng chỉ được chọn khi có lô, mẫu và khả năng giao xác nhận ở thời điểm cần.
Gộp chuyến không có nghĩa gộp phép kiểm. Khi hai lô lên một xe, nhãn và phiếu xếp vẫn phải phân biệt nguồn, lô và nhóm quy cách của từng cây hoặc nhóm cây được phép quản lý chung. Ở điểm nhận, người kiểm chọn đúng tiêu chí của từng nhóm và ghi kết quả theo lô, không đo một cây đại diện rồi chép cho cả xe. Nếu một lô có sai lệch, phần đạt của lô khác vẫn có thể đi tiếp; cây bị ảnh hưởng được tách riêng và ghi việc cần xử lý. Nhiều cây cùng lô có dấu hiệu giống nhau là căn cứ để mở rộng phạm vi kiểm, không phải lý do kết luận mọi cây từ nguồn ấy đều sai.
Bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí có hai lớp: phân bổ dự kiến trước giao và vị trí thực sau khi nhận hoặc trồng. Nếu điều phối đổi cây giữa hai phân khu, hồ sơ phải giữ mã cũ, mã mới, người duyệt và ngày áp dụng. Không sửa phân bổ dự kiến thành kết quả thực rồi xóa lịch sử ban đầu. Biên nhận tại nguồn, điểm gom và điểm nhận khu đô thị ghi số cây cùng tình trạng quan sát được; chúng xác nhận chặng giao, chưa chứng minh cây đạt tại hố. Phiếu kiểm quy cách phải ghi đúng lô và vị trí để biết cây nào đã được đo, cây nào còn ở điểm giữ.
- Lô nào đã có cây cụ thể và ảnh đối chiếu.
- Lô nào mới là đề xuất hoặc nguồn dự phòng.
- Lô nào khác cách đo hoặc mẫu và cần làm rõ.
- Vị trí nào sẽ chịu tác động nếu thay lô.
- Ai có quyền chấp thuận ngoại lệ hoặc quyết định đổi nguồn.
Giữ mã qua lần gom và lần giao
Nếu lô không đạt một thuộc tính, biên bản nêu cách đo, giá trị, mã cây, ảnh, khoảng đã duyệt và người kiểm. Quyết định tiếp theo có thể là đo lại vì điều kiện đo chưa đủ, giữ riêng, thay lô hoặc đề xuất ngoại lệ cho đúng vị trí. Người đo không tự sửa khoảng cho vừa cây; người mua không đổi vị trí cây sai chỉ để bảng tổng đủ số. Khi một lô khác được đề xuất thay, nó phải đi qua cùng bảng quy cách, chứ không được nhận vì cùng tên cây hoặc vì xe sắp chạy. Việc chấp thuận thay lô thuộc đầu mối kỹ thuật và thương mại được phân quyền theo hồ sơ.
Giữa các nguồn có thể khác lịch xác nhận và điểm giao. Bảng quy cách giữ chuẩn, còn bảng điều phối nêu khu nào chờ lô nào và khi nào mặt bằng sẵn. Nếu một nguồn chậm, bên mua có thể tách phần đã đạt để nhận trước hoặc giữ kế hoạch thay sau duyệt; không vì chậm mà coi cây dự phòng đã được duyệt. Mỗi chuyến có biên nhận, ảnh và sai lệch riêng. Ban quản lý phân khu xác nhận nơi cây có thể đặt và người tiếp quản; đội trồng nhận đúng mã cây vào vị trí. Bảng đo không tự thay quyết định mở đường, xếp xe hay nghiệm thu phần trồng, dù chúng dùng cùng mã vị trí.
Từ kết quả đo tới quyết định thay lô
Trước khi đặt hàng, chọn một mã vị trí và đối chiếu lần lượt nhu cầu, mã nhóm, tiêu chí đo, mẫu, lô dự kiến và phương án nếu lô không đáp ứng. Ở chiều ngược lại, từng lô đề xuất phải xác định được những vị trí có thể nhận lô đó; phần thiếu thông tin cần được làm rõ trước khi duyệt. Sau giao, biên nhận và kết quả đo của cây thực cho biết phân bổ nào đã xảy ra, cây nào đạt và cây nào còn phải xử lý. Bộ hồ sơ cuối gồm bảng quy cách, ảnh hoặc mã mẫu, phân bổ nguồn, lô và vị trí, phiếu đo cùng quyết định về sai lệch.