Giao cây qua nhiều đợt dễ khiến cùng một tên cây bị hiểu theo các mẫu khác nhau. Bảng quy cách dùng cho báo giá và lần kiểm sau phải giữ cách đo, khoảng chấp nhận, ảnh hoặc mẫu đối chiếu, cùng quy tắc phê duyệt thay đổi cho từng nhóm vị trí.
Khu đô thị mở mặt bằng theo nhiều giai đoạn thường đặt cùng một nhóm cây vào các đợt cách nhau khá lâu. Nếu hồ sơ chỉ ghi tên loài và “cây đẹp theo mẫu”, người nhận đợt sau có thể nhìn cây của đợt đầu rồi tự đặt một chuẩn mới. Bảng quy cách cần được chốt trước đặt hàng cho từng nhóm vị trí: tên hoặc mã, kích thước, hình thái, cách đo, khoảng chấp nhận và mẫu đối chiếu. Lịch chia đợt cho biết khi nào kiểm, nhưng không được tự đổi tiêu chí. Mỗi lần giao có chứng cứ riêng để không dùng kết quả của một xe làm kết luận cho xe khác.
Viết tiêu chí trước khi chia lịch
Một số đo chỉ hữu ích khi người giao và người nhận đo cùng cách. Bảng cần ghi điểm bắt đầu, điểm kết thúc, tư thế cây hoặc bộ phận được đo, đơn vị và thời điểm quan sát phù hợp. Với bầu cây, mô tả phần được phép nhìn và cách xử lý khi lớp bọc che mốc đo; không tự bóc hoặc làm hư bầu để lấy đủ số. Với tán, nói rõ đo đường kính nào, có tính phần vươn lẻ hay không theo tiêu chí được chấp thuận. Khoảng chấp nhận phải đi cùng điểm đo và điều kiện quan sát; một con số đứng riêng không thể dùng nhất quán giữa các đợt. Người phụ trách kỹ thuật chốt cách đo, bên mua đưa nó vào đơn hàng và phiếu kiểm.
Mỗi dòng quy cách nên chỉ rõ áp dụng cho khu nào và bao nhiêu cây dự kiến. Nếu cùng tên cây nhưng hai phân khu cần kích thước khác, dùng hai mã nhóm, không để một khoảng rất rộng che hai yêu cầu. Nếu đường vào hoặc mặt bằng của một khu chưa cho cây cỡ dự kiến, vấn đề đó được đánh dấu để người có thẩm quyền cân nhắc điều chỉnh; không tự nới khoảng chấp nhận của cả dự án. Bảng có cột phiên bản và ngày hiệu lực để báo giá, đơn hàng và biên nhận sau này dẫn tới cùng chuẩn. Các dữ liệu chưa chốt phải được ghi rõ là chưa xác định, không biến dự kiến thành yêu cầu đã duyệt.
| Trường | Cần ghi cụ thể | Dấu vết kiểm |
|---|---|---|
| Nhóm cây | Tên/mã và vị trí áp dụng | Danh mục theo khu |
| Kích thước | Đơn vị, điểm đo, cách đặt thước | Phiếu đo và ảnh có mốc |
| Khoảng chấp nhận | Giới hạn dưới–trên đã duyệt | Kết quả đạt hoặc lệch |
| Hình thái | Tiêu chí quan sát và mã mẫu | Ảnh cùng điều kiện phù hợp |
| Đợt | Phiên bản quy cách đang áp dụng | Biên nhận và sai lệch riêng |
Đặt mẫu và ảnh đúng vai trò
Ảnh mẫu giúp diễn đạt hình thái nhưng không thay phương pháp đo. Mã ảnh hoặc mã cây mẫu cần gắn với nhóm quy cách, ngày duyệt và những đặc điểm được dùng làm đối chiếu. Ảnh cần đủ góc để thấy thân, tán và bầu trong phạm vi liên quan; ánh sáng hoặc khoảng cách làm méo cảm nhận được ghi khi chụp. Không suy từ một cây mẫu rằng toàn bộ lô đã đạt. Bước duyệt mẫu quyết định cây đại diện và sai số cho phép, còn bảng quy cách đặt ra tiêu chí sẽ dùng cho các cây thực được giao. Nếu mẫu thay giữa đợt, lịch sử mẫu cũ vẫn giữ để biết cây trước đó được kiểm theo chuẩn nào.
Khi nhà cung cấp báo giá, mỗi dòng phải dẫn mã quy cách và số cây của đợt hoặc khu dự kiến. Một báo giá cùng tên cây nhưng đo theo chỗ khác hoặc dùng khoảng khác là một ngoại lệ cần nêu, không tự xem như bằng nhau. Nếu báo giá đề xuất cây lớn hơn, bên mua vẫn phải xem việc vận chuyển, hố và hình thái có phù hợp; “lớn hơn” không mặc nhiên tốt hơn ở mọi vị trí. Nếu đề xuất tách một lô thành nhiều đợt, bảng quy cách vẫn giữ một chuẩn cho nhóm cây đó, còn lịch và số cây chuyển sang bảng giao. Hai bảng nối bằng mã nhóm để người nhận sau này biết cần dùng phiếu đo nào.
Giữ quy cách qua từng lần giao
Đến mỗi lần giao, biên nhận ghi mã lô, số cây, đợt, điểm nhận và tình trạng có thể thấy ở đó. Phiếu kiểm quy cách ghi kết quả theo cây hoặc nhóm được phép kiểm, ảnh có mã vị trí và người đo. Nếu chặng giao chỉ tới điểm tập kết, biên nhận ở đó không được coi là kết quả tại hố. Đợt sau có thể có cây khác nguồn hoặc điều kiện mặt bằng khác, nhưng người kiểm vẫn dùng bản quy cách đang áp cho mã nhóm, không lấy số đo trung bình của đợt trước làm chuẩn. Phần chưa thể kiểm được giữ riêng với lý do và mốc kiểm lại.
Sai lệch phải được mô tả bằng tiêu chí nào lệch, giá trị hoặc điều quan sát được, mã cây, vị trí, ảnh và phiên bản quy cách. Một cây sai không tự làm cả đợt không đạt; nếu sai lặp lại ở nhiều cây, người kiểm có cơ sở đề nghị mở phạm vi kiểm. Người được phân quyền quyết định nhận có điều kiện, chỉnh, thay hoặc từ chối theo hồ sơ; người đo không âm thầm sửa khoảng chấp nhận cho khớp cây. Nếu đợt đầu có một ngoại lệ đã duyệt cho đúng vị trí, ngoại lệ đó không trở thành chuẩn chung cho đợt sau. Danh sách sai lệch của từng đợt đi kèm biên bản riêng, không gộp thành một số thiếu cuối dự án.
- Đợt một dùng bản quy cách đã chốt và lưu kết quả từng cây.
- Đợt sau đối chiếu đúng phiên bản áp dụng, không suy theo cây đợt trước.
- Sai lệch được ghi bằng số đo, ảnh, mã vị trí và người xử lý.
- Cây thay có mã mới và lần kiểm mới nhưng giữ lịch sử vị trí cũ.
Xử lý cây thay mà không đổi chuẩn ngầm
Cây thay ở đợt kế tiếp phải có mã mới, mã vị trí cũ, lý do thay, mẫu và quy cách áp dụng, người duyệt cùng lần kiểm mới. Nếu thay bằng nhóm khác, quyết định kỹ thuật ghi rõ thay đổi ở hố nào và ảnh hưởng báo giá hoặc đơn hàng ra sao. Không xóa kết quả kiểm của cây trước khỏi lịch sử; nó giải thích vì sao vị trí đó có hai biên nhận. Nếu một đợt được chia lại vì mặt bằng, lịch mới không làm đổi phép đo. Nếu số cây chuyển khu, kiểm nhóm quy cách của khu nhận trước khi đặt cây, không chỉ nhìn nó cùng tên trên danh mục.
Khi bàn giao khu đô thị theo giai đoạn, người nhận từng khu cần thấy ba thứ: bản quy cách có hiệu lực, cây thực và kết quả kiểm của đúng vị trí. Ban quản lý xác nhận phần mặt bằng, đội trồng xác nhận phần thao tác và người kiểm chuyên môn ghi cây đạt, cần sửa hay chưa thể kết luận; chữ ký này không thay nhau. Một cây có thể đúng quy cách nhưng hố chưa hoàn thiện, hoặc cây đã trồng mà chưa đủ căn cứ để kết luận về hình thái. Bảng theo dõi phân biệt các trạng thái để lịch bàn giao không che phần phải kiểm lại. Điều kiện thanh toán và chứng từ thương mại được đối chiếu ở bước riêng theo hợp đồng.
Chốt phiên bản cho báo giá và kiểm nhận
Bộ quy cách cuối có mã nhóm, phạm vi vị trí, cách đo, khoảng chấp nhận, ảnh hoặc mẫu, người duyệt và phiên bản. Kèm theo đó là bảng đợt chỉ để phân bổ số cây và lịch dự kiến; mỗi đợt thực nhận sẽ có phiếu đo, ảnh và sai lệch của mình. Khi thay đổi chuẩn, phát bản mới nêu vị trí và đợt được áp dụng, không sửa ngược bản đã dùng để kiểm đợt trước. Nhờ vậy bên báo giá hiểu cùng một hàng, người đặt hàng biết mình mua gì và người nghiệm thu có tiêu chí có thể lặp lại qua nhiều lần giao.