Cùng một đơn hàng có thể nhận cây từ nhiều nơi, mỗi nhóm có lịch kiểm, mẫu và biên nhận khác nhau. Hồ sơ cần cho biết cây tại vị trí thuộc nhóm nào để khoanh đúng sai khác và quyết định cây thay, song tên nguồn không phải là kết luận chất lượng. Người có thẩm quyền nghiệm thu cây cùng phần việc thực tế theo tiêu chí đã thống nhất, bất kể nhóm được giao chung hay riêng.
Nghiệm thu cây khu đô thị khi lô giao được gom từ nhiều nguồn phải giữ được danh tính thương mại của từng nhóm cây mà không biến tên nguồn thành kết luận chất lượng. Trên danh sách, mỗi cây hoặc nhóm có nơi cung cấp, mã lô, dấu nhận diện, mẫu liên quan và vị trí dự kiến. Tại công trường, người nghiệm thu vẫn xem cây thực, hố và phần việc đã hoàn thành. Nếu một nhóm có sai khác, hồ sơ khoanh đúng cây liên quan thay vì đánh giá chung mọi cây đến từ cùng nơi.
Nhận riêng từng nguồn trước khi gộp ở công trường
Tại mỗi nơi lấy cây, bên giao và bên vận chuyển xác nhận cây thực, mã lô, dấu trên cây, thời điểm cùng tình trạng nhìn thấy. Khi cây về điểm tập kết, người tiếp quản kiểm lại dấu và kê riêng các nhóm. Nếu nhãn bị hỏng, dấu thay thế được ghi cạnh ảnh cây cùng người xác nhận trước khi nhóm được phân đi. Thông tin về nơi cung cấp phục vụ đơn hàng cụ thể; nó không chứng minh xuất xứ thực vật học, tồn kho tương lai hoặc chất lượng của cây chưa được kiểm.
- Danh sách nhận cây tách theo nơi giao, lô và chuyến thực tế.
- Dấu trên cây còn đọc được tại điểm tập kết và vị trí trồng.
- Mẫu hoặc tiêu chí liên quan được ghi đúng nhóm áp dụng.
- Cây cần làm rõ được kê riêng trước khi đưa tới phân khu.
- Cây thay chỉ vào vị trí sau khi người có quyền chấp thuận.
Không phải mọi nhóm đều cần dùng cùng một mẫu nếu đơn hàng đã quy định khác biệt theo khu hay hạng mục. Người phụ trách hồ sơ nêu mẫu hoặc tiêu chí áp dụng cho từng nhóm; người nghiệm thu không lấy mẫu của nguồn này để loại cây của nguồn khác khi hai nhóm có yêu cầu khác nhau. Ngược lại, nếu các vị trí cùng yêu cầu, việc cây đến từ nơi khác không làm tiêu chí thay đổi. Điều cần nhất quán là cách đo, đặc điểm được xem và quyền quyết định.
Mẫu là căn cứ so sánh, không phải giấy thông hành
Mẫu giúp thống nhất cách nhìn nhưng không thay cây thực. Ảnh mẫu có thể bỏ sót góc, kích thước hoặc thay đổi theo thời gian; cây đại diện chỉ cho thấy cây đã được xem vào thời điểm cụ thể. Khi nghiệm thu, người kiểm xem dấu cây, đặc điểm đã thống nhất, tình trạng sau vận chuyển và phần việc ở vị trí. Nếu có khác biệt, họ mô tả chính xác rồi chuyển người có quyền quyết định chấp nhận, thay cây hoặc xử lý theo thỏa thuận. Không dùng câu “cùng nguồn với mẫu” để bỏ qua lần kiểm.
Cây từ nhiều nguồn có thể được trồng xen trong cùng phân khu nếu dự án đã phân bổ như vậy. Sơ đồ hoặc danh sách vị trí cần cho biết cây nào ở hố nào để người nghiệm thu không dựa vào trí nhớ. Ảnh toàn cảnh nhận ra vị trí, ảnh gần nhận ra dấu cây và đặc điểm cần xem. Nếu tên vị trí thay đổi trong quá trình thi công, đầu mối dự án xác nhận cách quy đổi trước khi ký, tránh một cây xuất hiện hai lần trong tổng hợp.
| Nội dung | Công dụng | Giới hạn |
|---|---|---|
| Nơi cung cấp và lô | Xác định nhóm giao cùng biên nhận liên quan | Không tự chứng minh cây đạt |
| Mẫu hoặc tiêu chí | Cho biết đặc điểm đã thống nhất | Không thay quan sát cây thực |
| Dấu cây và vị trí | Xác định đúng đối tượng đang được kiểm | Không tự kết luận phần việc |
| Biên bản tại hố | Ghi kết quả cây cùng công tác thực tế | Chỉ có giá trị trong phạm vi người ký |
Người nghiệm thu kiểm cây và công tác trồng theo từng vị trí. Cây phù hợp nhưng công tác quanh hố cần sửa được ghi thành hai nội dung; cây sai quy cách không được che bằng việc bề mặt đã hoàn thiện. Nếu phép đo cần thiết, điểm đo cùng dụng cụ được thể hiện rõ. Sai khác chỉ thuộc một cây không nên làm mọi cây trong lô bị kết luận giống nhau khi chưa có căn cứ, nhưng dự án có thể mở rộng phạm vi kiểm nếu người có thẩm quyền thấy cần.
Sai khác được xử lý theo cây, không theo lời đồn về nguồn
Khi phát hiện sai khác, biên bản nêu dấu cây, vị trí, điều quan sát, ảnh cùng yêu cầu xử lý. Người phụ trách cây hoặc bên cung cấp có thể giải thích và đề xuất, nhưng người được bên mua chỉ định mới chấp thuận ngoại lệ hay cây thay. Không dùng đánh giá chung như “nguồn này không đều” nếu chưa kiểm phạm vi tương ứng. Ngược lại, cũng không bỏ qua sai khác vì những cây trước của cùng nguồn đã đạt.
Việc mở rộng phạm vi kiểm do người có thẩm quyền quyết định dựa trên dấu hiệu thực tế, không theo một tỷ lệ cố định được bịa thêm. Đội hiện trường hỗ trợ đưa đúng cây và giấy tờ tới người kiểm. Nếu cây phải chờ quyết định, nó được đặt ở nơi phù hợp, có người chăm cùng biên nhận. Các vị trí khác có thể tiếp tục nghiệm thu nếu dự án cho phép và không bị ảnh hưởng bởi cùng một vấn đề.
Khi một cây cần thay, người phụ trách xác định đúng vị trí bị ảnh hưởng, cây cũ, lý do thay và cây mới được đề xuất. Cây mới được xem theo tiêu chí hoặc mẫu áp dụng cho vị trí đó, dù đến từ nguồn đã có trong đơn hàng hay nguồn khác được chấp thuận. Danh sách giao nhận cùng sơ đồ vị trí được cập nhật trước khi trồng. Cây cũ được giao lại hoặc chuyển nơi khác theo xác nhận, tránh tính đồng thời cả hai cây cho một hố.
Gộp biên bản chỉ khi kết luận vẫn rõ
Một biên bản có thể bao gồm nhiều nguồn nếu từng cây, vị trí, tiêu chí và kết quả vẫn nhận biết được. Nên tách biên bản khi nhóm dùng mẫu khác, người nhận khác, sai khác cần xử lý riêng hoặc lịch hoàn thành không giống nhau. Việc gộp nhằm thuận tiện hành chính không được làm mất phần giải thích tại sao một cây được chấp nhận hoặc yêu cầu thay. Bản tổng hợp cuối có thể cộng theo phân khu, nhưng các biên nhận cùng kết quả chi tiết vẫn cần được giữ.
Người phụ trách hợp đồng đối chiếu cây được giao, cây tại vị trí và kết quả nghiệm thu với phạm vi thanh toán. Kế toán xử lý chứng từ theo giao dịch; tên nguồn không tự quyết định quyền thanh toán. Nếu SADECX tham gia tìm nguồn, cung cấp hoặc điều phối, SADECX bàn giao thông tin của phần mình thực hiện và phối hợp xử lý cây liên quan. Bên mua quyết định tiêu chí, nguồn thay, nghiệm thu cùng thanh toán; ban quản lý quyết định mặt bằng và quyền tiếp cận phân khu.
Kết luận theo vị trí giữ các nguồn ở đúng vai trò
Cách làm chắc chắn nhất là bắt đầu mỗi lần kiểm bằng câu hỏi: cây nào đang ở vị trí này và tiêu chí nào áp dụng. Nơi cung cấp, lô và mẫu giúp trả lời phần nhận diện; quan sát tại hố cùng người có quyền mới tạo kết luận nghiệm thu. Khi hai phần được tách rõ, cây từ nhiều nguồn có thể cùng phục vụ dự án mà không bị trộn giấy tờ, và một sai khác có thể được xử lý đúng phạm vi thay vì lan thành nhận xét thiếu căn cứ cho toàn bộ đơn hàng.