Hồ sơ cây khu đô thị thường đi qua giao nhận, thi công, nghiệm thu, đề nghị thanh toán và hóa đơn. Sai lệch dễ xảy ra khi tên hạng mục, đơn vị tính, phân khu, kỳ hoặc bên giao dịch không thống nhất. Đội hiện trường cần cung cấp bằng chứng về cây và công việc thực tế; người phụ trách hợp đồng đối chiếu phạm vi; kế toán cùng chức năng thuế quyết định cách lập và xử lý chứng từ theo quy định áp dụng.
Đối chiếu nghiệm thu, giao dịch và hồ sơ VAT cây khu đô thị không bắt đầu ở hóa đơn. Trước hết cần xác định cây hoặc dịch vụ nào đã được giao, phần nào đã thực hiện, vị trí nào được nghiệm thu và ai có quyền xác nhận. Sau đó người phụ trách hợp đồng so với đơn hàng cùng điều khoản thanh toán; kế toán và chức năng thuế xử lý hóa đơn theo pháp nhân, hạng mục và quy định áp dụng. Nếu đảo thứ tự, giấy tờ tài chính dễ bị dùng để chứng minh một công việc mà hiện trường chưa xác nhận.
| Giấy tờ | Điều được xác nhận | Người phụ trách chính |
|---|---|---|
| Đơn hàng hoặc hợp đồng | Phạm vi, đơn vị tính, điều kiện thương mại và các bên giao dịch | Đầu mối hợp đồng |
| Biên nhận | Cây hoặc dịch vụ được bàn giao ở đâu, khi nào và cho ai | Người giao cùng người nhận |
| Biên bản nghiệm thu | Cây và phần việc tại vị trí được kết luận ra sao | Người có thẩm quyền của dự án |
| Đề nghị thanh toán | Khoản nào được đề nghị theo căn cứ nào | Bộ phận thương mại |
| Hóa đơn | Nội dung chứng từ của giao dịch theo cách xử lý áp dụng | Kế toán và chức năng thuế |
Tên cây hoặc hạng mục cần nhất quán đủ để các bộ phận nhận ra cùng một giao dịch. Nếu đơn hàng dùng tên thương mại, biên bản dùng tên thiết kế và hóa đơn dùng nhóm hàng khác, người phụ trách lập cách đối chiếu có xác nhận trước khi thanh toán. Không tự sửa biên bản hiện trường chỉ để giống hóa đơn. Số lượng, đơn vị tính, phân khu và kỳ cũng phải được kiểm, đặc biệt khi một chuyến giao cho nhiều khu hoặc một vị trí có cả cây, vận chuyển và công trồng.
Pháp nhân trên đơn hàng, bên giao dịch, người nhận chứng từ và đơn vị thanh toán cần được bộ phận có thẩm quyền xác nhận. Người ở hiện trường có thể ký nhận cây nhưng không vì thế trở thành người quyết định thông tin hóa đơn. Khi dự án có ban quản lý, chủ đầu tư, đơn vị vận hành hoặc nhà thầu cùng tham gia, vai trò của mỗi bên được nêu trong hồ sơ thương mại. Không suy đoán pháp nhân từ tên dự án hoặc chữ ký trên biên bản.
Biên bản nghiệm thu chỉ kết luận phần việc tại vị trí
Người nghiệm thu xác định cây, vị trí, tiêu chí, phần việc cùng kết quả. Họ không cần kết luận cách tính VAT hoặc tính hợp lệ cuối cùng của hóa đơn, trừ khi vai trò được giao còn bao gồm nhiệm vụ đó. Biên bản có thể ghi cây được chấp nhận nhưng công vận chuyển thuộc hạng mục riêng; cũng có thể ghi một phần cần sửa. Người phụ trách hợp đồng dùng kết quả này theo điều khoản đã ký, không chuyển mọi chữ “đạt” thành quyền thanh toán cho toàn bộ đơn hàng.
Người phụ trách hợp đồng đối chiếu từng hạng mục đề nghị thanh toán với đơn hàng, thay đổi đã được chấp thuận, biên nhận và nghiệm thu tương ứng. Nếu giá cây đã gồm giao tới một điểm, không cộng lại cùng chặng dưới tên khác. Nếu công trồng là phần riêng, số cây đã giao chưa đủ làm căn cứ cho phần công. Những vị trí chưa được nghiệm thu được xử lý theo điều khoản áp dụng; không tự giữ toàn bộ khoản của các vị trí đã rõ nếu hợp đồng cho phép tách.
Giao nhiều khu cần tách kỳ và nơi thực hiện
Một hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán có thể bao gồm nhiều phân khu nếu thỏa thuận cho phép, nhưng bảng kèm theo cần cho thấy số cây hoặc dịch vụ của từng khu cùng biên bản liên quan. Khi khu A đã nghiệm thu còn khu B chờ sửa, người phụ trách thương mại xác định phần có thể xử lý dựa trên hợp đồng. Không dùng tổng số giao tại cổng để thay số cây tại các vị trí. Cũng không chia tùy ý nếu đơn vị tính hoặc điều kiện thanh toán đã được quy định theo gói.
Phát sinh được ghi bằng mô tả công việc, lý do, vị trí, thời điểm, bên thực hiện và người chấp thuận theo cơ chế của dự án. Một tin nhắn báo “đã làm thêm” có thể giúp trao đổi nhưng chưa chắc đủ căn cứ thương mại. Đội hiện trường cung cấp ảnh, biên nhận hoặc xác nhận việc thực làm; đầu mối hợp đồng xem phạm vi cùng quyền phê duyệt. Kế toán không nên phải suy đoán từ ảnh cây xem khoản đó thuộc vận chuyển, nâng hạ, trồng hay chăm sóc.
Điều chỉnh sai khác mà không làm sai hồ sơ hiện trường
Nếu phát hiện số lượng trên đề nghị thanh toán khác biên bản, người lập xác định nguyên nhân: nhập nhầm, cây thay, khác kỳ, khác đơn vị tính hay phần việc chưa nghiệm thu. Việc sửa được thực hiện ở giấy tờ sai và có người chịu trách nhiệm, không chỉnh đồng loạt mọi tài liệu cho giống nhau. Nếu cây cũ được thay bằng cây mới, hồ sơ nêu cách xử lý cây cũ cùng vị trí cây mới để tránh tính hai lần. Những nội dung chưa rõ được chuyển đúng bộ phận xem xét.
Khi hóa đơn đã được lập nhưng hồ sơ thương mại cần điều chỉnh, kế toán cùng chức năng thuế quyết định cách xử lý phù hợp theo giao dịch và quy định áp dụng. Đội hiện trường cung cấp căn cứ thực tế; họ không tự hướng dẫn cách điều chỉnh chứng từ. Người phụ trách hợp đồng xác nhận thay đổi về giá trị hoặc phạm vi nếu thuộc quyền. Cách phân vai này giúp báo cáo thi công giữ nguyên tính trung thực, còn chứng từ được xử lý bởi người có chuyên môn và thẩm quyền.
SADECX chỉ xác nhận phần trực tiếp cung cấp hoặc thực hiện
- Cây do SADECX giao được xác nhận bằng danh sách và biên nhận của chặng đã thỏa thuận.
- Dịch vụ do SADECX thực hiện được mô tả theo phạm vi, vị trí và lần xác nhận tương ứng.
- SADECX không thay ban quản lý quyết định quyền sử dụng mặt bằng.
- SADECX không thay người của bên mua kết luận nghiệm thu hoặc duyệt ngoại lệ.
- Kế toán và chức năng thuế của các bên xử lý hóa đơn theo giao dịch áp dụng.
Nếu SADECX tham gia nhiều phần như cung cấp cây, vận chuyển hoặc trồng, từng phần vẫn cần được nhận diện trong đơn hàng và hồ sơ xác nhận. Một chữ ký nhận cây không tự xác nhận công trồng; một biên bản trồng không tự xác nhận một chặng vận chuyển chưa được mô tả. Việc tách giúp bên mua kiểm đúng khối lượng và giúp bên thực hiện không phải dùng một giấy tờ cho quá nhiều mục đích.
Bộ hồ sơ cuối kỳ có thể gồm đơn hàng cùng phụ lục, danh sách giao, biên nhận, biên bản nghiệm thu theo vị trí, xác nhận phát sinh, đề nghị thanh toán và hóa đơn. Mỗi giấy tờ dùng cùng cách nhận diện hạng mục, phân khu và kỳ, nhưng giữ đúng chức năng. Người kiểm chọn một khoản bất kỳ và đối chiếu với công việc thực tế, người xác nhận cùng chứng từ liên quan. Nếu không tìm được căn cứ, khoản đó cần được làm rõ trước khi ghi nhận.
Một bộ hồ sơ tốt không cần nhập nhằng quyền quyết định
Dự án vận hành trôi chảy khi đội hiện trường chỉ xác nhận cây và việc họ thấy, người nghiệm thu chỉ kết luận trong thẩm quyền, đầu mối hợp đồng áp điều khoản, còn kế toán cùng chức năng thuế xử lý chứng từ. Sự thống nhất về tên hạng mục, đơn vị tính, kỳ và pháp nhân giúp các giấy tờ gặp nhau đúng chỗ. Nó không biến hóa đơn thành biên bản kỹ thuật, cũng không biến người nhận cây thành người duyệt thanh toán.