Đến ca đêm mới phát hiện sai lô thường khiến xe phải chờ, cây bị dỡ vào sai khu hoặc người trực nhận tạm mà không đủ căn cứ. Việc xác minh phải hoàn tất trước khi bốc: đúng cây, đúng lô, đúng mẫu hoặc quy cách, đúng chuyến, đúng phân khu và có người tiếp quản ở từng điểm.
Lô cây giao đêm cho khu đô thị cần được xác nhận lần cuối tại nguồn trước khi bốc lên xe, không chờ tới cổng mới tìm cây sai hoặc thiếu. Người phụ trách đối chiếu cây thực với mã lô, danh sách chuyến, mẫu hoặc quy cách, phân khu và giai đoạn. Ảnh tại nguồn được chụp trong lần xác nhận ấy, có dấu nhận diện và thời điểm. Nếu cây không khớp hoặc phần quan trọng chưa thể kiểm, cây được giữ lại để xử lý; xe chỉ nhận những cây có căn cứ rõ và có đầu mối tiếp quản ở các điểm giao dự kiến.
| Mốc | Việc cần làm | Kết quả thực tế |
|---|---|---|
| Chốt danh sách dự kiến | Xác định cây, lô, khu, giai đoạn và thứ tự giao | Các bên biết cây nào đang được chuẩn bị |
| Xác nhận trước khi bốc | Kiểm cây thực, ảnh trong ngày và sai khác | Biết cây nào được đưa lên xe, cây nào phải giữ lại |
| Hoàn tất xếp xe | Ghi giờ đóng tải, vị trí cây và người nhận vận chuyển | Đội ca đêm nhận đúng danh sách trên xe |
Danh sách dự kiến có thể được lập sớm để đặt xe, nhưng không nên được coi là danh sách cây thực sẽ đi. Trước giờ bốc, người kiểm đi tới đúng cây, đọc dấu nhận diện, đối chiếu mã lô, xem phần quy cách cần thiết và ghi tình trạng nhìn thấy. Ảnh toàn bãi không thay ảnh của cây hoặc nhóm đã chọn. Nếu kiểm theo nhóm, số lượng kiểm và cách chọn được ghi rõ. Cây bị đổi sau lần xác nhận phải trải qua cùng bước kiểm; không bổ sung bằng lời nhắn khi xe đã chuẩn bị rời.
Giờ đóng tải là ranh giới trách nhiệm dễ kiểm
Khi cây đã được xếp và xe hoàn tất che, chằng buộc theo phương án, danh sách trên xe được xác nhận cùng giờ đóng tải. Mốc này cho biết cây nào đã rời sự quản lý trực tiếp của nơi chuẩn bị và được bên vận chuyển tiếp nhận. Nếu phải mở xe để thay hoặc bổ sung cây, hai bên cập nhật lại danh sách và thời điểm; không giữ bản cũ rồi nhờ ca đêm tự đoán. Ảnh xếp xe chỉ cần đủ nhận diện nhóm cây và cách bảo vệ liên quan, không nên chụp những góc nguy hiểm chỉ để có thêm hình.
Nguồn dự phòng chỉ được dùng sau khi cây thay đã được xem
Cây dự phòng không phải một tên nguồn trong danh bạ. Khi cây chính bị giữ lại, người phụ trách cần chọn cây thay cụ thể, kiểm quy cách và hình thái, chụp ảnh, gắn vào đúng phân khu rồi mới đưa lên xe. Nếu cây thay thuộc lô khác, mã lô mới phải xuất hiện trên danh sách giao và biên nhận. Không chuyển một cây dự kiến cho giai đoạn sau sang ca hiện tại mà chưa có quyết định, vì phân khu sau có thể mất cây và hồ sơ của hai đợt cùng sai. Nếu chưa có cây thay phù hợp, giảm số lượng chuyến là lựa chọn rõ ràng hơn.
Điều kiện ca đêm làm việc xác minh tại nguồn quan trọng hơn, bởi cổng có thể chỉ đủ sáng để đọc nhãn và đếm cây. Người trực công trình cần nhận trước danh sách cây thực trên xe, ảnh nhận diện, thứ tự dỡ và giới hạn kiểm trong đêm. Họ không cần xem toàn bộ ảnh tuyển chọn dài; họ cần đúng ảnh của chuyến đang đến. Nếu kết nối không ổn định, bộ tài liệu dùng trong ca phải có sẵn trước giờ xe đi. Việc chuẩn bị này giảm khả năng người trực nhận nhầm chỉ vì xe đang chờ ngoài cổng.
Mỗi phân khu có người nhận và phạm vi riêng
- Người trực cổng xác nhận phương tiện vào theo quy định vận hành của khu đô thị.
- Người nhận cây tại điểm dỡ xác nhận số lượng và tình trạng nhìn thấy của chặng giao.
- Đầu mối phân khu tiếp quản cây của đúng giai đoạn và nơi giữ nếu chưa trồng ngay.
- Người có thẩm quyền kỹ thuật xử lý cây khác mẫu hoặc ngoài khoảng quy cách.
- Mỗi chữ ký chỉ bao gồm phần người đó đã kiểm và trách nhiệm được giao.
Một xe giao cho nhiều phân khu cần danh sách tách sẵn và thứ tự dỡ rõ. Cây của khu cuối không nên bị đưa xuống khu đầu chỉ để lấy cây nằm bên trong, trừ khi đã có vùng giữ và người tiếp quản. Nếu một phân khu đóng vì hoạt động vận hành, số cây liên quan được giữ trên xe hoặc chuyển tới nơi đã thỏa thuận; đội ca không tự giao sang khu khác. Biên nhận ghi đúng nơi cây dừng, thời điểm và người giữ. Giai đoạn dự án cũng phải xuất hiện cạnh phân khu vì cùng một địa danh có thể có hai đầu mối tiếp quản khác nhau.
Ca đêm kiểm cây thực nhưng không duyệt thay mẫu
Tại điểm nhận, đội ca đối chiếu dấu nhận diện, mã lô, số lượng và những dấu hiệu có thể thấy dưới ánh sáng hiện có. Nếu cây sai danh sách, họ tách cây và gọi đầu mối đã chỉ định. Nếu hình thái không thể xem đủ do tán đang buộc hoặc thiếu sáng, phiếu ghi phần đã xác nhận và mốc kiểm tiếp; không đánh dấu đạt toàn bộ. Người duyệt mẫu có thể xem lại ban ngày theo đúng cây. Kết quả mới được ghi bổ sung, còn ghi nhận đêm vẫn giữ nguyên để cho thấy cây đã được nhận trong điều kiện nào.
Dấu hiệu hư hại nhìn thấy lúc giao cần được chụp cùng cây và thời điểm. Ảnh trước bốc, ảnh xếp xe và ảnh tại điểm dỡ giúp xác định khoảng thời gian xuất hiện, nhưng nguyên nhân chỉ được kết luận khi đủ căn cứ. Người nhận mô tả điều quan sát, bên giao có thể ghi ý kiến, người có quyền quyết định giữ hoặc xử lý cây. Không để áp lực kết thúc ca biến một mô tả chưa rõ thành kết luận chắc chắn về trách nhiệm.
Sau ca, bàn giao phần cây đang chờ xác nhận
Cuối ca, danh sách tổng hợp nêu cây đã vào từng khu, cây đang ở điểm giữ, cây còn trên xe và cây không được giao. Những cây cần xem ban ngày có lý do, vị trí và người chăm giữ. Ca sau hoặc người duyệt nhận đúng danh sách này thay vì đi tìm theo số lượng ước tính. Nếu cây đã chuyển từ cổng tới phân khu, hai mốc có biên nhận riêng. Khi mọi phần cần thiết được xác nhận, bên có thẩm quyền mới kết luận nhận cây; việc xe rời công trình không tự hoàn tất nghiệm thu.
Khi SADECX tham gia chuẩn bị hoặc giao cây, SADECX có thể xác nhận danh sách cây, ảnh tại nguồn và giờ bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong phạm vi mình thực hiện. Ban quản lý khu đô thị quyết định giờ vào, điểm dỡ và quyền sử dụng khu vực; bên mua quyết định mẫu, sai khác và nghiệm thu. Xác nhận đúng lô trước ca đêm không cần ngôn ngữ vận hành phức tạp: đúng cây, đúng chuyến, đúng khu, có ảnh trong ngày và có người nhận. Thiếu một trong các căn cứ ấy thì giữ cây lại để giải quyết trước khi xe rời nơi chuẩn bị.