Tên nguồn, ảnh vườn hoặc danh sách dự kiến chỉ có giá trị khi người mua xác định được chúng liên quan đến cây thực nào. Hồ sơ nghiệm thu cần chọn những tài liệu cho thấy lô, thời điểm, người xác nhận và hành trình bàn giao, đồng thời tách rõ bằng chứng tại nguồn với kết quả kiểm ở công trình.
Bằng chứng nguồn trong hồ sơ nghiệm thu cây khu đô thị phải nhận ra được lô thực giao, chứ không chỉ cho thấy một nơi từng có cây cùng loại. Một ảnh toàn vườn, danh thiếp của bên bán hoặc bảng số lượng dự kiến có thể giúp trao đổi ban đầu nhưng chưa chứng minh cây trên xe xuất phát từ nhóm đã được kiểm. Tài liệu nên giữ khi nó cho biết cây hoặc lô nào, được ghi nhận vào thời điểm nào, theo tiêu chí gì và sau đó được ai tiếp quản. Kết quả tại nguồn hỗ trợ xác minh cây; nghiệm thu tại phân khu vẫn dựa trên cây thực và phần việc thực.
Giữ tài liệu có thể đối chiếu với cây đã giao
Trước khi chọn tài liệu, người phụ trách xác định câu hỏi cần trả lời. Nếu cần biết cây có thuộc lô đã kiểm hay không, ảnh phải có dấu nhận diện và mã lô. Nếu cần biết số lượng đã được xem, phiếu kiểm nêu số cây và cách kiểm. Nếu cần biết cây đã rời nguồn nào, biên nhận bốc xe ghi người giao, người nhận và thời điểm. Không yêu cầu một tài liệu làm mọi việc. Ảnh tại nguồn không tự chứng minh cây đã tới công trình; chữ ký tại cổng không tự chứng minh cây đã vào đúng hố.
| Tài liệu | Có thể xác nhận | Không nên suy rộng |
|---|---|---|
| Ảnh tại nguồn | Cây hoặc nhóm nhìn thấy, dấu nhận diện, tình trạng ở thời điểm chụp | Số cây còn có sẵn ở thời điểm khác |
| Phiếu kiểm nguồn | Tiêu chí, số lượng kiểm, ngày kiểm và người xác nhận | Mọi cây chưa kiểm trong cùng khu đều đạt |
| Danh sách xếp xe | Cây hoặc lô dự kiến đi trên chuyến cụ thể | Cây đã đến đúng phân khu |
| Biên nhận chặng giao | Số cây, nơi giao, thời điểm và người tiếp quản | Cây đã được nghiệm thu kỹ thuật |
| Biên bản tại vị trí | Cây thực và công việc được kiểm ở vị trí | Nguồn có thể cung cấp thêm số lượng trong tương lai |
Ảnh đối chiếu nên có cây hoặc nhóm cây, dấu nhận diện dễ đọc, ngày chụp và góc thể hiện đặc điểm đang được xác minh. Nếu ảnh dùng để chứng minh phép đo, thước và điểm đo phải thấy rõ. Một ảnh được chuyển tiếp qua nhiều người mà không biết ngày hoặc cây nào có thể vẫn hữu ích để tham khảo, nhưng không nên được đặt ngang với ảnh kiểm có người chịu trách nhiệm. Khi cây thay đổi lớp bọc, nhãn hoặc nơi giữ, lần cập nhật mới cần ghi quan hệ với dấu cũ để không biến thành một cây khác trong hồ sơ.
Tài liệu thiếu mắt xích cần được bổ sung hoặc để ngoài kết luận
Khi một ảnh đúng loại cây nhưng không có dấu nhận diện, người phụ trách có thể yêu cầu ảnh mới hoặc xác nhận bổ sung từ người trực tiếp kiểm. Nếu danh sách có mã lô nhưng không cho biết cây lên chuyến nào, biên nhận bốc xe sẽ hoàn thiện phần còn thiếu. Nếu tài liệu không thể xác định mối liên quan với lô thực giao, nó được giữ ở phần tham khảo thay vì dùng để kết luận. Cách xử lý này không phủ nhận nguồn cung; nó chỉ giữ cho hồ sơ nói đúng điều có thể kiểm chứng.
Cũng cần phân biệt bằng chứng nguồn với lời xác nhận tồn kho. Một lần kiểm cho thấy những cây được nhìn thấy vào ngày đó, không bảo đảm số lượng ấy vẫn còn dành riêng cho đơn hàng ở ngày sau. Việc giữ chỗ, khả năng giao và điều kiện thương mại cần xác nhận theo giao dịch cụ thể. Hồ sơ nghiệm thu không nên biến ảnh lịch sử thành cam kết có sẵn cây. Khi kế hoạch đổi, danh sách cây dự kiến phải được kiểm lại trước chuyến, còn ảnh cũ vẫn lưu như mốc đã xảy ra chứ không bị sửa ngày.
Khu, giai đoạn và người tiếp quản đi cùng từng lô
- Danh sách ghi lô nào dự kiến cho phân khu và giai đoạn nào.
- Biên nhận tại cổng chỉ xác nhận chặng tới cổng và người nhận ở chặng đó.
- Lần chuyển tới bãi tạm hoặc phân khu có số cây, thời điểm và người tiếp quản riêng.
- Ảnh hoặc sơ đồ vị trí cho biết cây thực đang ở khu nào sau mỗi lần chuyển.
- Cây đổi khu phải có người có thẩm quyền xác nhận, không sửa lặng lẽ trên danh sách cũ.
Một khu đô thị có thể dùng cổng chung nhưng giao cho nhiều ban quản lý phân khu. Nếu chỉ giữ một chữ ký ở cổng, người xem sau không biết nhóm cây nào đã được chuyển tới khu nào. Danh sách phân bổ cần cho biết từng lô từ đâu và được giao vào khu nào, kèm biên nhận ở các điểm trách nhiệm đổi người. Cây của giai đoạn sau đang ở bãi tạm không được tính vào số đã bàn giao của giai đoạn trước. Khi đầu mối phân khu xác nhận, họ chỉ ký số cây thực sự tiếp quản và tình trạng có thể quan sát tại thời điểm đó.
Nghiệm thu cây thực không được sao chép từ phiếu nguồn
Phiếu kiểm nguồn có thể xác nhận cây nằm trong nhóm quy cách hoặc đã được xem theo cách thống nhất. Sau vận chuyển, người nhận vẫn kiểm dấu nhận diện, tình trạng nhìn thấy và tiêu chí cần thiết ở công trình. Cây có giấy tờ đúng nhưng bị hư trong chặng giao không thể được đánh dấu đạt chỉ vì hồ sơ nguồn đầy đủ. Ngược lại, thiếu một ảnh giới thiệu chung không tự làm cây thực không đạt nếu nhận diện, phép đo và kết quả tại vị trí có căn cứ. Hai mốc bổ sung cho nhau nhưng không thay quyền kết luận của người kiểm tại công trình.
Sai khác phải nằm cạnh đúng cây, lô và mốc phát hiện. Nếu nhãn không khớp danh sách, cây được tách để xác minh; nếu quy cách khác, người kiểm ghi phép đo và quyết định xử lý; nếu ảnh nguồn không đủ góc, yêu cầu bổ sung đúng phần thiếu. Không dùng một nhận xét “hồ sơ chưa đầy đủ” để giữ mọi lô khi chỉ một nhóm thiếu tài liệu. Phần đã đủ căn cứ có thể được xử lý theo điều khoản riêng, còn phần cần bổ sung có người phụ trách và thời hạn phù hợp với dự án.
Thanh toán dựa trên phần việc được xác nhận đúng thẩm quyền
Người phụ trách thương mại đối chiếu đơn hàng, lô giao, biên nhận và kết quả nghiệm thu trước khi xem xét thanh toán. Bằng chứng nguồn giúp xác định cây nào đang được nói tới nhưng không tự tạo quyền thanh toán. Cây đã tới cổng có thể chưa được nghiệm thu; cây đã nghiệm thu có thể thuộc một hạng mục khác với vận chuyển hoặc trồng. Kế toán và chức năng thuế xác định chứng từ theo quy định áp dụng, không suy từ ảnh cây. Khi có cây thay, hồ sơ nêu cây cũ, cây mới và vị trí để tránh ghi nhận hai lần cho cùng nhu cầu.
Bộ hồ sơ gọn có thể gồm danh sách nguồn và lô, ảnh đối chiếu có dấu thời gian, phiếu kiểm, danh sách xếp xe, biên nhận theo từng chặng, phân bổ phân khu và kết quả tại vị trí. Khi SADECX tham gia cung cấp hoặc điều phối cây, SADECX có thể bàn giao bằng chứng thuộc phần mình trực tiếp kiểm và thực hiện; người có thẩm quyền của dự án quyết định tiêu chí nghiệm thu, ngoại lệ và thanh toán. Tài liệu đáng giữ là tài liệu giúp trả lời chính xác cây nào đã đi, ai nhận và kết quả tại đâu, không phải tài liệu làm bộ hồ sơ trông dày hơn.