Ảnh mẫu không phải ảnh minh họa. Nó là mốc đã được người có thẩm quyền chấp thuận để ca đêm nhận đúng cây, nhận ra sai khác và biết khi nào chỉ được giữ cây tạm. Muốn dùng được, ảnh phải gắn mã mẫu, đặc điểm cần xem, giới hạn ánh sáng, phân khu, giai đoạn và đầu mối tiếp quản.
Bộ ảnh mẫu dùng cho ca giao ngoài giờ phải giúp đội nhận cây đưa ra quyết định trong phạm vi đã được giao, ngay cả khi người duyệt mẫu không có mặt. Mỗi ảnh cần cho biết đang xem cây nào, góc nào, đặc điểm gì và thuộc phiên bản duyệt nào. Đội ca đêm dùng ảnh để nhận đúng nhóm, ghi sai khác và tạm giữ khi chưa đủ điều kiện kết luận; họ không được biến ảnh mẫu thành sự chấp thuận trước cho cả lô. Trong khu đô thị, bộ ảnh còn phải chỉ đúng phân khu, giai đoạn và người tiếp quản, bởi cùng một xe có thể giao cho nhiều khu với yêu cầu khác nhau.
- Chụp cây đại diện của đúng nhóm quy cách và gắn mã mẫu dễ đọc.
- Giữ các góc toàn cây, thân, tán, bầu và chi tiết thực sự được dùng để đối chiếu.
- Ghi ngày duyệt, người duyệt, điều kiện ánh sáng và phần chưa thể hiện được qua ảnh.
- Nêu sai số hoặc mức khác biệt được chấp thuận theo từng thuộc tính.
- Phân bổ mã mẫu cho khu, giai đoạn và nhóm vị trí trước khi phát lịch giao đêm.
Ảnh toàn cây cho thấy dáng chung nhưng thường không đủ để xem điểm phân cành, vết trên thân hoặc cách bọc bầu. Ngược lại, ảnh cận cảnh thiếu khung cảnh sẽ khó xác định nó thuộc cây nào. Bộ ảnh nên có thứ tự dễ dùng: ảnh nhận diện toàn cây, các góc hình thái, chi tiết cần kiểm và ảnh có thước khi số đo được chứng minh bằng hình. Tên tệp không cần mã kỹ thuật dài; chỉ cần mã mẫu, góc chụp và ngày sao cho người trực ca tìm được nhanh. Ảnh phải giữ màu và tỷ lệ ở mức đủ đối chiếu, không dùng chỉnh sửa làm thay đổi dấu hiệu của cây.
Ánh sáng quyết định phần nào được kết luận trong đêm
Trước ca, người lập phương án cần kiểm nguồn sáng tại cổng, điểm dỡ và khu chờ. Ánh sáng đủ để đọc nhãn chưa chắc đủ để so màu lá, độ cân tán hoặc phần bầu ở phía tối. Biên bản duyệt mẫu nên nói rõ thuộc tính nào đội đêm có thể đối chiếu, thuộc tính nào chỉ ghi nhận ban đầu và cần xem lại khi đủ sáng. Nếu dùng đèn bổ sung, vị trí chiếu phải tránh tạo bóng làm một bên tán trông dày hơn. Người trực ghi điều kiện quan sát thực tế thay vì chỉ đánh dấu “đã xem ảnh”.
| Ảnh | Dùng để xem | Giới hạn cần ghi |
|---|---|---|
| Toàn cây | Dáng tổng thể, tỷ lệ thân và tán, dấu nhận diện | Không thay phép đo chi tiết |
| Các góc tán | Độ cân, khoảng trống và hướng phân cành | Phụ thuộc ánh sáng và việc tán đang buộc |
| Thân và bầu | Chi tiết nhìn thấy, lớp bảo vệ, vị trí đo | Phần bị che phải hẹn kiểm lại |
| Ảnh tại điểm nhận | Cây thực, thời điểm, khu và tình trạng khi giao | Không tự chứng minh cây đúng mọi tiêu chí |
Quyền tạm giữ lô phải được giao trước khi xe tới
Ca đêm thường có ít đầu mối hơn ban ngày. Nếu cây không khớp mã, sai khác vượt phần đã duyệt hoặc ảnh không đủ để xác định, người trực cần biết mình được phép dỡ vào khu chờ, giữ nguyên trên xe hay từ chối tiếp nhận theo thỏa thuận nào. Quyền tạm giữ không đồng nghĩa quyền chấp nhận ngoại lệ. Phiếu ca ghi cây, lý do, vị trí giữ, cách bảo vệ và người sẽ xác nhận tiếp. Khi chưa có nơi giữ phù hợp, phương án phải được giải quyết trước giờ xe rời điểm tập kết; không để đội trực tự tìm một góc trống trong khu dân cư.
Sai số cho phép chỉ có ý nghĩa khi cách quan sát tương ứng với lúc duyệt. Nếu ảnh mẫu chụp tán đã tháo buộc nhưng cây giao vẫn đang bó để vận chuyển, đội đêm không thể kết luận độ cân tán từ hình dạng bó. Họ có thể xác nhận mã, số lượng, phần bầu nhìn thấy và tình trạng bên ngoài, sau đó chuyển cây tới nơi đã định để tháo bảo vệ theo cách phù hợp. Lần xác nhận tiếp theo dùng đúng mã cây và mã mẫu, giữ kết quả ca đêm thay vì ghi đè. Nhờ vậy, việc kiểm bổ sung không làm như thể mọi đặc điểm đã được nhìn thấy ngay lúc giao.
Tách biên nhận theo phân khu và giai đoạn
Một xe có thể tới cổng chung rồi tách cây cho các phân khu khác nhau. Danh sách ca cần chia sẵn theo khu và giai đoạn, không để người dỡ tự phân theo chỗ trống. Người bảo vệ hoặc vận hành cổng xác nhận việc xe vào, người nhận cây xác nhận số cây và tình trạng ở điểm dỡ, còn đầu mối phân khu tiếp quản chặng sau. Nếu một khu chưa sẵn sàng, số cây của khu đó được giữ ở nơi đã thống nhất; chữ ký của khu đang mở không bao gồm phần cây chưa chuyển tới khu còn lại. Ảnh tại mỗi lần giao nên thấy dấu nhận diện và địa điểm.
Phiên bản ảnh phải được kiểm trước giờ làm việc
Mẫu có thể thay khi thiết kế, quy cách hoặc nguồn cây thay đổi. Trước khi phát bộ ảnh cho ca đêm, người phụ trách xác nhận phiên bản đang dùng, ngày có hiệu lực và khu chịu tác động. Bản cũ không nên nằm cùng thư mục hiển thị chính mà không có dấu hiệu hết hiệu lực. Nếu cây đã được đặt theo mẫu cũ nhưng lịch giao rơi sau ngày đổi mẫu, bên mua phải quyết định cây nào tiếp tục theo phê duyệt cũ và cây nào cần xem lại. Đội ca đêm không tự suy ngày giao quyết định phiên bản; danh sách cây phải nêu sẵn căn cứ áp dụng.
Phiếu đối chiếu ngoài giờ nên ngắn để dùng dưới áp lực thời gian nhưng vẫn tách rõ mã cây, mã mẫu, kết quả phần nhìn thấy, ảnh tại điểm nhận, sai khác và cách xử lý. Một ô “đạt” duy nhất dễ che mất chi tiết chưa thể quan sát. Khi cây phải giữ, phiếu ghi vị trí, người giữ và mốc xác nhận tiếp. Nếu ảnh mẫu không tải được hoặc thiết bị xem ảnh làm sai màu rõ rệt, người trực có lý do chuyển sang tiếp nhận có điều kiện thay vì đoán. Việc ghi giới hạn quan sát bảo vệ cả người nhận lẫn bên giao.
Khép ca mà không biến ghi nhận tạm thành nghiệm thu cuối
Cuối ca, người phụ trách tổng hợp cây đã giao cho từng khu, cây đang ở khu chờ, cây chưa dỡ và những thuộc tính cần kiểm lại. Ảnh có dấu thời gian đi cùng đúng cây và điểm nhận. Ca sau hoặc người duyệt mẫu nhận danh sách cụ thể, không phải một tin nhắn chung rằng “còn vài cây”. Khi xác nhận ban ngày, họ xem đúng phần còn thiếu và ghi kết quả mới bên cạnh biên nhận đêm. Phần mặt bằng, thi công và hoàn trả được nghiệm thu theo trách nhiệm riêng; cây khớp ảnh mẫu không tự làm các phần việc ấy đạt.
Khi SADECX được giao cung cấp hoặc phối hợp giao cây ngoài giờ, SADECX có thể chuẩn bị bộ ảnh, mã mẫu và thông tin lô trong phạm vi đã được xác nhận. Ban quản lý khu đô thị vẫn quyết định giờ vào, điểm dỡ và đầu mối tiếp quản; người có thẩm quyền của bên mua quyết định ngoại lệ so với mẫu. Một bộ ảnh tốt không làm ca đêm dài hơn. Nó rút ngắn tranh luận bằng cách cho người trực biết điều gì có thể thấy, điều gì chưa thể kết luận và cây phải được giữ ở đâu cho tới lần xác nhận tiếp theo.